Spisová služba GINIS^®
řešení datových schránek pro komerční sféru

   Od 1. července vstoupil v platnost revoluční zákon č. 300/2008 Sb., který doširoka otevírá dveře pro elektronické úřadování. Podle tohoto zákona budou muset orgány veřejné moci a také všechny právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku používat tzv. datové schránky, prostřednictvím kterých budou přijímat a odesílat elektronické dokumenty. To přinese dramatický nárůst práce s dokumenty v elektronické formě.

Komerční organizace a datové schránky: Povinnosti i příležitost

Termíny
    Komerčním společnostem přibývá v podstatě „jen“ jediná pracovní zodpovědnost navíc - pravidelně se přihlásit do své datové schránce a vybrat si svou „poštu“. Ačkoliv výše zmiňovaný zákon sám nijak nesankcionuje případné nepoužívání datových schránek, háček to přeci jen má. Pokud dojde dokument do datové schránky, platí pro něj tzv. fikce doručení. To znamená, že i když si společnost schránku nevybere, po 10 dnech je již písemnost považována za doručenou. A případné právní důsledky a následné sankce mohou vyplývat z jiných právních předpisů.

Ztráta dat
    Jen málo podnikajících subjektů si připouští, že i jejich dokumenty (i ty elektronické, doručené do datové schránky) ze zákona (499/2004 Sb.) podléhají povinnosti uložení a archivace. Tedy, že jejich svévolné zničení či smazání z PC nebo nezabezpečené uložení není v souladu se zákonem. Tady mohou firmy využít – stejně jako veřejná správa – softwarové prostředky, které zajistí jak kompletní správu všech dokumentů, tak i jejich zabezpečeného uložení.

Autorizovaná konverze
    Převod elektronických dokumentů do papírové podoby bude nutné provádět za úplatu na pracovištích Czechpointu. To nemusí být ale pouze starost navíc. Při vybudování plně elektronické „kanceláře“ zajišťující práci s e-dokumenty „od začátku do konce“ se společnost potřebě této autorizované konverze vyhne nebo ji alespoň minimalizuje.

Administrativní zátěž
    Statutární zástupce musí jmenovat osobu pověřenou k přístupu do datové schránky, pokud ji nebude chtít spravovat sám. Jinak ovšem při správné přístupu dojde spíše ke snížení administrativní zátěže. Odpadne náročná práce s papíry, jejich skladování a uchovávání atp. Správně navržený informační systém umožní (oproti papírovému firemnímu archivu) daleko efektivnější a rychlejší přístup ke všem důležitým interním dokumentům i došlým zprávám.

Řešení: Spisová služba GORDIC^® GINIS^®

    Systém GINIS^® DRMS umožňuje evidenci veškerých údajů o dokumentech i spisech včetně sledování jejich pohybu v organizaci. Systém plně vyhovuje platné legislativě a je možno jej použít jako výkonný a efektivní nástroj pro zajištění odborné správy veškerých písemností, včetně elektronických dokumentů došlých do datové schránky.

Jaké jsou od 1. 11. 2009 povinnosti společností zapsaných v obchodním rejstříku?

• Zpřístupnit svou datovou schránku nejpozději do 15 dnů po doručení přístupových údajů.
• Jmenovat osobu pověřenou k přístupu do datové schránky, pokud touto není přímo statutární orgán společnosti.
• V pravidelných intervalech datovou schránku vybírat.
• Doručovat prostřednictvím datové schránky dokumenty orgánům veřejné moci (možnost listinné korespondece zůstává zachována).

 
Co to v praxi znamená?

• Zajistit distribuci dokumentů došlých do datové schránky svým jednotlivým pracovníkům (nejlépe prostřednictvím spisové služby)
• Umožnit svým pracovníkům odesílání dokumentů do datových schránek orgánů veřejné moci.
• Evidovat, vyřizovat, odesílat, ale především uchovávat velké množství dokumentů v digitální podobě až do doby uplynutí skartační lhůty.
• Pro vlastní výkon zabezpečit autorizovanou konverzi dokumentů včetně příslušné evidence.

Jaké řešení přináší Spisová služba GINIS^®?

• Od prvního dne účinnosti zákona zprostředkuje práci s datovými schránkami a bude řešit všechny otázky spojené s jejich zavedením.
• Díky řízené distribuci dokumentů z datové schránky ke zpracovateli bude minimalizovat riziko nedodržení legislativních lhůt.
• Umožní pracovat s datovou schránkou prostřednictvím intuitivního a příjemného uživatelského prostředí.

Díky GORDIC^® DRMS:

• Vyřešíte problém, jak propojit váš systém s datovými schránkami.
• Získáte moderní, prestižními organizacemi provozovaný systém, zajišťující kompletní životní cyklus dokumentu.
• Snadno a rychle dohledáte všechny potřebné doklady a k nim související informace.
• Běžné činnosti s dokumenty se zautomatizují, získáte více času na jádro vaší činnosti.
• Ušetříte čas při získávání pro vás důležitých informací o činnosti firmy.
• Nezaskočí vás došlé elektronické dokumenty.
• Budete snáze kontrolovat aktivitu vašich pracovníků.
• Díky digitalizaci zastavíte nárůst počtu papírů ve firmě.
• Budete moci ušetřit za poštovní služby.
• Propojením s dalšími systémy odstraníte duplicitu činností.