SSD – Systém správy dokumentů
SSD – systém správy dokumentů je spisová služba určená pro organizace do 10 uživatelů kombinuje v sobě moduly podatelny, hlavní evidence a výpravny.
SSD – hlavní evidence
Modul SSD – hlavní evidence je určen pro zapisování tj. evidenci písemnosti v podacím deníku, včetně přidělení, převzetí, vyřízení, přípravy k vypravení, případně stornování zápisu.
Modul umožňuje evidovat veškeré údaje o písemnostech i spisech včetně sledování jejich pohybu v organizaci. Modul SSD – hlavní evidence má následující funkce:
- příjem interního podání a vlastní dokumentů,
- evidence profilových údajů dokumentu (věc, odesilatel, číslo jednací...),
- evidence pomocných údajů dokumentu (klíčová slova, typ dokumentu...),
- předání a převzetí dokumentu v organizaci,
- odeslání dokumentu mimo organizaci,
- zpracování dodejek,
- vytvoření spisu, vložení a vyjmutí dokumentu,
- zadání způsobu vyřízení,
- termínování a kontrola zadaných a obdržených termínů,
- zadání údajů o stornu, ztrátě, nalezení, pozastavení a obnově řízení,
- zadání spisových znaků a skartačních znaků a lhůt,
- obecné přehledové a vyhledávací funkce (dle věci, PID, ČJ a SpZn.).
- práce se šablonami (MS Word)
- práce s přílohami (doc, xls, zfo, pdf, txt, jpg, ...)
- konverze dokumentů ve spolupráci s externím konverzním nástrojem Print to PDF
- el. podepisování konvertovaných dokumentů
- evidence, ověření externích subjektů vzhledem k ISDS (informačnímu systému datových schránek)
- přehledy dokumentu dle stavu a filtrů (věc odesílatel, datum)...
Modul umožňuje práci jak s fyzickými (např. papírovými) dokumenty, tak i s elektronickými. Integrace s běžným kancelářským prostředím (MS Office), automatický export dat do formulářů např. MS Word.
Modul SSD je parametricky nastavitelný s možnostmi upravit uživateli implicitně modul tak, aby vyhovoval nejčastějšímu použití. Jedná se například o nastavení používaných typů obálek pro odesílání, implicitní nastavení filtračních masek, zpřístupňování některých funkcí nebo omezení přístupových práv při vyhledávání dokumentů. Modul disponuje také širokou škálou tiskových výstupů. Před samotným tiskem je uživateli zobrazen náhled sestavy. Jednoduché tiskové sestavy jsou uživatelsky velmi příjemné a jsou variabilní. Umožňují třídění dat, výměnu jednotlivých sloupců atd. Základní tiskové výstupy (legislativně povinné) mají definovaný tvar a není možné u nich provádět úpravy.
Z pohledu informačního toku lze rozčlenit funkce do následujících skupin:
- vznik informace a její zavedení - podání do systému,
- přidělení informace,
- příjem informace,
- vazbu na informace vzniklé a podané na podkladě již existujících informací,
- slučování informací do skupin,
- odeslání informace subjektu mimo organizaci,
SSD - Výpravna
Modul SSD - Podatelna slouží především k odesílání dokumentu. Součástí jsou následující činnosti:
- převzetí dokumentů ze spisového uzlu,
- zpracování vypravovaných dokumentů,
- zpracování a vypravování poštou, kurýrem, datovou schránkou
- vypravení dokumentů, tisk podacího archu pro poštu.
- • přehledy vypravených zásilek
-
SSD - Podatelna
Modul SSD - Podatelna slouží především k odesílání dokumentu. Součástí jsou následující činnosti:
- příjem dokumentu do systému (podání),
- příjem a evidence elektronických podání (e-podatelna)
- příjem datové zprávy s datové schránky
- označení dokumentů prvotním identifikátorem (PID),
- evidence základních nebo rozšířených identifikačních údajů o dokumentu (věc, odesilatel, typ dokumentu...),
- možnost přidělení čísla jednacího,
- roztřídění a přidělení dokumentů (organizační jednotce, osobě, funkci...),
- příjem navrácených doručenek a doručenek z datové schránky,
- přehled o zásilkách převzatých podatelnou,
- vyhledání dokumentu, doručenek
- modul řeší definované funkce elektronické podatelny dle standardů ISVS.
Popis vazby SSL a datových schránek
Zajistí základní komunikaci spisové služby GINIS® a Datové schránky organizace na úrovni komplexní zprávy dokumentu (zaevidování a přidělení ČJ). Po stažení datových zpráv se provede jejich evidence z podatelny a přidělí se dokument odpovědné osobě. SSD si přebere z písemnosti maximum informací (Věc, odesílatel, elektronický obraz, ...). Obdobně funguje vypravení z písemnosti evidované v SSD. Podaní i vypravení provádí oprávněná osoba.
Popis administrace a školení
- přístup do SSD dle požadavků organizace
- tvar č.j a Sp.Zn. je možné upravit dle požadavků organizace
- spisové znaky se řídí dle spisového plánu dodaného krajským archivem
- tisk obálek a štítku se upravuje dle požadavků org – přímo v SSD
- plně odpovídá platné legislativě
- školení probíhá v místě
- k dispozici kompletní dokumentace
- k dispozici videopříručky
- support stránky www.tcssl.cz
- vazba CzechPoint a účetní podsystém je připravena na úrovni GINIS® (nutné účetnictví na GINIS®)