Datové schránky: co to bude znamenat?

Jaké jsou povinnosti úřadu vyplývající ze zákona?
• Doručovat prostřednictvím veřejné schránky dokumenty jinému orgánu veřejné moci.
• Umožňuje-li to povaha dokumentu, doručovat prostřednictvím veřejné schránky dokumenty těm fyzickým osobám, podnikajícím fyzickým osobám a právnickým osobám, které mají zpřístupněny svou datovou schránku.
• V pravidelných intervalech datovou schránku vybírat. Nepřihlásí-li se do datové schránky osoba k tomu oprávněná do 10 dnů ode dne, kdy byl dokument dodán do datové schránky, považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty.
• Zpřístupnit svou datovou schránku nejpozději do 15 dnů po doručení přístupových údajů.
• Jmenovat osobu pověřenou k přístupu do datové schránky, pokud touto není přímo vedoucí orgánu veřejné moci (hejtman, primátor, starosta, atd.)
• A to vše již od 1. 7. 2009 (platnost zákona č. 300/2008 Sb.)

Co to v praxi znamená pro činnost úřadu?
Úřad bude mít jeden přístupový účet. Musí však zajistit vazbu na stávající systém pro správu a řízení oběhu dokumentů (spisovou službu). Jinými slovy:
• Zajistit distribuci dokumentů došlých do datové schránky svým jednotlivým pracovníkům či organizačním složkám (odborům, oddělením), a to prostřednictvím spisové služby.
• Umožnit svým pracovníkům či organizačním složkám prostřednictvím spisové služby odesílání dokumentů do datových schránek adresátů, pokud tento má datovou schránku zpřístupněnu.
Evidovat, vyřizovat, odesílat, ale především uchovávat velké množství dokumentů v digitální podobě až do doby uplynutí skartační lhůty.
• Pro vlastní výkon zabezpečit autorizovanou konverzi dokumentů včetně příslušné evidence.

Jaké řešení přináší Spisová služba GINIS^®?
• Zprostředkuje práci s datovými schránkami celému úřadu.
Od prvního dne účinnosti zákona bude řešit všechny otázky spojené se zavedením datových schránek.
• Díky řízené distribuci dokumentu z datové schránky ke zpracovateli bude minimalizovat riziko nedodržení legislativních lhůt.
• Umožní pracovat s datovými schránkami prostřednictvím již známého uživatelského prostředí.
• Nabízí možnost rozšíření o rozhraní na Czech POINT.

Co je třeba udělat?
Z výše uvedeného vyplývá, že spisová služba GINIS^® SSL představuje optimální řešení pro správu dokumentů úřadu a zároveň splnění požadavků zákona č. 300/2008 včetně vazby na povinně využívanou datovou schránku. Netýká se pouze velkých organizací, ale i malých úřadů. Pro ně je určen produkt Komplet GINIS^® SSL, který je efektivním mezistupněm mezi malým evidenčním nástrojem a velkým informačním systémem. Z technologického hlediska lze všechny varianty spisové služby GINIS^® SSL realizovat prostřednictvím:
• implementace přímo v organizaci (tenký x tlustý klient),
• hostingu u krajského úřadu (tenký klient),
• hostingu u obecního úřadu s rozšířenou působností (tenký klient),
• hostingu u komerční firmy (tenký klient).

Pro získání dalších informací či realizaci některého z uvedených řešení, prosím:
• Kontaktujte regionálně příslušného distributora GORDIC^®
• Poptávejte pořízení spisová služba GINIS^® SSL včetně funkcionality zajišťující úřadu splnění požadavků zákona č. 300/2008 a vyřešení s ním souvisejících dopadů na praktický chod organizace, především na správu a řízení toku dokumentů.
• Pokud systém GINIS^® SSL již provozujete, konzultujte s vaším vedoucím projektu GORDIC^® jeho rozvoj a rozšíření.

Kdo také používá Spisovou službu GINIS^®?
• Ministerstvo obrany ČR
• Ministerstvo vnitra ČR
• Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR
• Ministerstvo zdravotnictví ČR
• Kancelář prezidenta republiky
• Kancelář veřejného ochránce práv
• Magistrát Hlavního města Prahy
• Magistrát Hlavního města SR Bratislavy
• Magistrát města Pardubic
• Magistrát města Zlína
• 8 krajských úřadů
• 7 regionálních rad soudržnosti
• a mnoho dalších úřadů a institucí.