UCT - Pořizovač účetních dokladů

V modulu UCT se provádí kompletní zpracování opravných a speciálních účetních dokladů včetně možnosti zavedení počátečních stavů účetnictví bez využití dávkového rozhraní.

Každý evidovaný účetní doklad má svého konkrétního vlastníka. Editaci dokladu, tj. aktivní operace s dokladem smí provádět pouze vlastník dokladu. S cizími doklady, lze provádět pouze operace pasivní, tj. prohlížení, tisk apod. Ke změně vlastníka slouží funkce Předání dokladu.

Každá aktivní operace v modulu má svůj řídící parametr. V závislosti na jeho nastavení má uživatel definováno právo tuto operaci provádět. Tímto je umožněno dokonalé rozlišení přístupových práv do modulu pro každého uživatele. Řadou dalších konfiguračních parametrů je v rámci implementace systému umožněno nastavit chování modulu UCT dle konkrétních potřeb uživatele. Veškeré důležité operace s doklady jsou zaznamenávány v historii účetních dokladů, včetně datumu, času, jména a funkce osoby, která operaci provedla. Systém umožňuje na základě daných záznamů vytvářet pracovní snímky využití systému dle jednotlivých uživatelů, oddělení, odborů apod.

Modul je za účelem snížení chybovosti zpracování dokladů v maximální míře vybaven jednotným validačním mechanismem a systémem nabídek z centrálně udržovaných číselníků. Jednotlivé účetní doklady jsou evidovány v předem zvolené, uživateli dostupné Agendové knize, ve které je dokladu automaticky, dle uživatelsky definovaného formátu, přiděleno jednoznačné číslo.

Modul svou funkcionalitou zabezpečuje zavedení účetních dokladů do systému (podání), zaevidování a opravu potřebných evidenčních údajů hlavičky, zaevidování a opravu jednotlivých položek dokladu, schválení a proúčtování účetního dokladu a navázání dokladu na související prvotní doklad.

Modul UCT umožňuje proúčtovávat účetní doklady v účetní měně definované pro dané účetní období organizace. Pomocí Výběrové masky je umožněno nastavení nejrůznějších výběrových podmínek pro jednoduché a rychlé vyhledání evidovaných účetních dokladů nebo jejich skupin v Agendových knihách.

Pro informační účely je vytvořena řada předem definovaných výstupů, jejichž tvar a způsob zpracování může uživatel ovlivnit pomocí masek a pevných voleb. Jsou to např. opis účetního dokladu, záznam o zaúčtování, seznam účetních dokladů, kniha účetních dokladů, … atd. Dále je v systému GINIS^® implementován generátor s vlastním makrojazykem, který umožňuje definovat vlastní uživatelské výstupy. Jednotlivé výstupy se nejprve zobrazí na monitoru v univerzálním prohlížeči, a teprve poté se uživatel rozhodne, zda je chce uložit, vytisknout atd.

V modulu ADM – Administrace základní se provádí definice přístupových práv osob (uživatelů) do modulu UCT, nastavení parametrů, řídících práva provádět jednotlivé aktivní operace v modulu a nastavení dalších konfiguračních parametrů v závislosti na jejich funkci, účetním středisku nebo účetní jednotce. V modulu ADE – Administrace ekonomická se pro jednotlivá Účetní období zakládají Agendové knihy UCT, definují se jejich vlastnosti včetně způsobů účtování, definují se přístupová práva osob ke knihám, nastavení parametrů, řídících práva provádět jednotlivé aktivní operace v modulu a nastavení dalších konfiguračních parametrů v závislosti na dané evidenční knize. V modulu ADR – Administrace účtového rozvrhu se nastavuje pro každé účetní období zpracovávané v modulu UCT účtový rozvrh, který je napojen na systém nápověd a kontrol při pořizování a schvalování jednotlivých položek účetních dokladů. V modulu ADS – Administrace sestav se do systému evidují jednotlivé v systému spustitelné dodané nebo uživatelem vyhotovené výkazy a sestavy. Pro každé tiskové téma (volbu tisku modulu) lze poté nastavit defaultní a uživatelské seznamy spustitelných výkazů a sestav. Daný seznam tiskového tématu lze poté v modulu ADM přiřadit jednotlivým funkcím, konfiguračním skupinám, účetním střediskům, … a tak dokonale řídit, kdo může spustit jaký tisk.

Proúčtované účetní doklady se okamžitě automaticky přenášejí do modulu ADA – Evidence akcí, kde se projeví na souvisejících akcích a jejich položkách.

Proúčtování výdajů nebo příjmů je současně registrováno i rezervačním systémem finančních prostředků GINIS^® a změna čerpání (plnění) se v dané oblasti automaticky projeví změnou volných finančních prostředků pro smluvní proces (modul SML) a proces čerpání (plnění) finančních prostředků (moduly KDF, POU, POK, atd.).

Změny při proúčtování výdajů nebo příjmů se automaticky projevují i v modulu SRV - Střednědobý rozpočtový výhled. Veškeré účetní zápisy proúčtované modulem UCT lze prohlížet v modulu UCR^® – Účetní a rozpočtové výstupy. Zápisy proúčtovaných opravných účetních dokladů, které byly navázány na související prvotní doklady (např. faktury) je možné prohlížet i z jednotlivých evidencí prvotních účetních dokladů (moduly KDF, KOF, POU, PRE, POK, atd.).