SML - Evidence smluv

Pomocí modulu SML se provádí kompletní zpracování dodavatelských a odběratelských smluv a dodavatelských a odběratelských objednávek počínaje jejich podáním, zadání případné vazby na veřejnou zakázku, přes zaevidování evidenčních údajů, zadání a schválení položek smluvního případu, zadání splátkového kalendáře, zadání dodatků ke smlouvě, schválení smlouvy, sledování navázaných fakturace, sledování uskutečněných úhrad faktur, až po sledování majetkového plnění smluv.

Pomocí modulu SML se provádí kompletní zpracování dodavatelských a odběratelských smluv, počínaje jejich podáním, přes zaevidování evidenčních údajů, zadání a schválení položek smluvního případu, zadání splátkového kalendáře, zadání dodatků ke smlouvě, schválení smlouvy, sledování stavu fakturace (stavu evidovaných dodavatelských či odběratelských faktur) sledování uskutečněných úhrad faktur, až po sledování majetkového plnění smluv.

Každý evidovaný doklad (smlouva) má svého konkrétního vlastníka. Editaci dokladu, tj. aktivní operace s dokladem smí provádět pouze její vlastník. S cizími doklady lze provádět pouze operace pasivní, tj. prohlížení, tisky apod. Ke změně vlastníka slouží funkce Předání. Každá aktivní operace v modulu má svůj řídící parametr. V závislosti na jeho nastavení má uživatel definováno právo tuto operaci provádět. Tímto je umožněno dokonalé rozlišení přístupových práv do modulu pro každého uživatele.

Řadou dalších konfiguračních parametrů je v rámci implementace systému umožněno nastavit chování modulu SML dle konkrétních potřeb uživatele. Veškeré důležité operace s doklady jsou zaznamenávány v historii dokladu, včetně datumu, času, jména a funkce osoby, která operaci provedla. Systém umožňuje na základě daných záznamů vytvářet pracovní snímky využití systému dle jednotlivých uživatelů, oddělení, odborů apod.

Modul je za účelem snížení chybovosti zpracování dokladů v maximální míře vybaven jednotným validačním mechanismem a systémem nabídek z centrálně udržovaných číselníků. Jednotlivé doklady jsou evidovány v předem zvolené, uživateli dostupné Agendové knize, ve které je dokladu v okamžiku evidence automaticky, dle uživatelsky definovaného formátu, přiděleno jednoznačné číslo. Pomocí Výběrové masky je umožněno nastavení nejrůznějších výběrových podmínek pro jednoduché a rychlé vyhledání evidovaných případů nebo jejich skupin v Agendových knihách.

V modulu SML je vytvořena řada předem definovaných výstupů, jejichž tvar a způsob zpracování může uživatel ovlivnit pomocí masek a pevných voleb. Jsou to např. opis smlouvy, seznam smluv, informace o smluvním případu, přehledy čerpání rozpočtových položek, přehledy čerpání položek plánu atd. Dále je v systému GINIS^® zabudován generátor s vlastním makrojazykem, který umožňuje definovat vlastní uživatelské výstupy. Jednotlivé výstupy se nejprve zobrazí na monitoru v univerzálním prohlížeči, a teprve poté se uživatel rozhodne, zda je chce uložit, vytisknout atd.

V modulu ADM – Administrace základní se provádí definice přístupových práv osob (uživatelů) do modulu SML, nastavení parametrů, řídících práva provádět jednotlivé aktivní operace v modulu a nastavení dalších konfiguračních parametrů v závislosti na jejich funkci, účetním středisku nebo účetní jednotce. V modulu ADE – Administrace ekonomická se pro jednotlivá Účetní období zakládají Agendové knihy SML, definují se jejich vlastnosti, definují se přístupová práva osob ke knihám, nastavení parametrů, řídících práva provádět jednotlivé aktivní operace v modulu a nastavení dalších konfiguračních parametrů v závislosti na dané evidenční knize. V modulu ADE – Administrace ekonomická se pro modul SML zadává jmenovitý seznam kompetentů kteří mohou v systému GINIS^® smlouvy zpracovávat. V modulu ADA – Evidence akcí se do Knih plánu definuje plán akcí, přičemž se zde přiděluje číslo akce a zadávají se evidenční údaje o daných akcích. Každá akce může trvat libovolný počet roků, přičemž se po celou dobu trvání akce číslo akce nemění.

V modulu ROZ – Pořizovač rozpočtových dokladů jsou pro aktuální Účetní období k daným akcím přiděleny rozpočtové prostředky. Párovacím symbolem pro provázání akcí a rozpočtových zápisů je číslo akce = číslo položky plánu, které se v modulu ROZ – Pořizovač rozpočtových dokladů zpravidla v rozpočtové větě zadává do ORGu. Přidělené rozpočtové prostředky se v modulu ADA – Evidence akcí přiřadí k příslušným akcím, aktivní zásahy do rozpočtových zápisů jednotlivých akcí však modul ADA – Evidence akcí neumožňuje. V modulu ROZ – Pořizovač rozpočtových dokladů je taktéž možno k jednotlivých položkám plánu zadat materiálový profil, tj. měrné jednotky a jejich počet.

V modulu SML je umožněn pohled na jednotlivé položky plánu, evidované v Knihách plánu a k jednotlivým položkám plánu se zde přiřazují kompetenti, oprávnění k čerpání jejich rozpočtových prostředků ve svých smlouvách a následně fakturách.

V modulech KDF – Kniha došlých faktur a KOF – Kniha odeslaných faktur jsou evidovány dodavatelské či odběratelské faktury, vázané se ke schváleným dodavatelským či odběratelským smlouvám. Vazba mezi fakturou a smlouvou je definována zaevidováním čísla příslušné smlouvy do hlavičky faktury. Ve svém rozpočtovém Krytí pak faktury čerpají z položek smluv, na něž jsou navázány (Krytí faktury se zadává výběrem z položek navázané smlouvy), vazba položky Krytí faktury s položkou smlouvy a tím i položkou plánu a akcí je opět definována pomocí čísla položky plánu.

Obsahují-li položky plánu i materiálový profil, evidují se v modulu KDF – Kniha došlých faktur dodací listy a v modulu KOF – Kniha odeslaných faktur položky faktury, přičemž se zde jako párovací znak opět zadává číslo položky plánu. Jak do příslušné smlouvy v modulu SML, tak do příslušné položky plánu v modulu ADA – Evidence akcí se tímto promítají údaje o částkách majetkového plnění. Zadáním čísla položky plánu jako párovacího znaku do příslušného majetkového dokladu (typu výdej či příjem majetku) v modulu MAJ – Evidence majetku lze pak provázat smlouvy, resp. akce přímo s konkrétními evidenčními kartami majetku.