BUC - Komunikace s bankou (platební centrum)

Modul BUC realizuje v systému GINIS^® kompletní funkce, potřebné pro komunikaci s bankami, u nichž má organizace vedeny vlastní bankovní účty. Jedná se o tvorbu veškerých dávek příkazů k úhradě dle požadavků na úhradu, vzniklých v kterémkoli z modulů systému GINIS^® a jejich odesílání do banky k realizaci, a dále o příjem a evidenci dávek bankovních výpisů z jednotlivých bank. Modul umožňuje všechny možné způsoby bezhotovostních úhrad (hromadným či jednotlivým příkazem, inkasem, složenkami apod.).

BUC - Příkazy k úhradě

Modul BUC také umožňuje načítat externí dávky požadavků na úhradu, vzniklé mimo systém GINIS^® a realizovat jejich uhrazení. Modul BUC je párovacím centrem systému GINIS^®, vybaveným řadou nástrojů, zabezpečujících párování položek zaevidovaných výpisů z účtů s předpisy očekávaných úhrad, vzešlými z různých modulů systému GINIS^®. U položek bankovních výpisů, které předpis očekávaných úhrad nemají (mylné platby apod.) a nemohou být tudíž spárovány, zabezpečuje modul BUC jejich odeslání do modulu UCT – Pořizovač účetních dokladů k účetní likvidaci.

Každá aktivní operace v modulu má svůj řídící parametr. V závislosti na jeho nastavení má uživatel definováno právo tuto operaci provádět. Tímto je umožněno dokonalé rozlišení přístupových práv do modulu pro každého uživatele. Řadou dalších konfiguračních parametrů je v rámci implementace systému umožněno nastavit chování modulu BUC dle konkrétních potřeb uživatele. Veškeré důležité operace s doklady (bankovními výpisy) jsou zaznamenávány v historii dokladu, včetně datumu, času, jména a funkce osoby, která operaci provedla. Systém umožňuje na základě daných záznamů vytvářet pracovní snímky využití systému dle jednotlivých uživatelů, oddělení, odborů apod.

Modul je za účelem snížení chybovosti zpracování dokladů v maximální míře vybaven jednotným validačním mechanismem a systémem nabídek z centrálně udržovaných číselníků. Jednotlivé doklady (bankovní výpisy) jsou evidovány v předem zvolené, uživateli dostupné Agendové knize, ve které je dokladu automaticky, dle uživatelsky definovaného formátu, přiděleno jednoznačné číslo. Pomocí Výběrové masky je umožněno nastavení nejrůznějších výběrových podmínek pro jednoduché a rychlé vyhledání bankovních výpisů a jejich položek.

Pro informační účely je vytvořena řada předem definovaných výstupů, jejichž tvar a způsob zpracování může uživatel ovlivnit pomocí masek a pevných voleb. Jsou to např. příkaz k úhradě, průvodka ke kompatibilnímu médiu, opis výpisu bankovního účtu atd. Dále je v systému GINIS^® zabudován generátor s vlastním makrojazykem, který umožňuje definovat vlastní uživatelské výstupy. Jednotlivé výstupy se nejprve zobrazí na monitoru v univerzálním prohlížeči, a teprve poté se uživatel rozhodne, zda je chce uložit, vytisknout atd.

V modulu ADM – Administrace základní se provádí definice přístupových práv osob (uživatelů) do modulu BUC, nastavení parametrů, řídících práva provádět jednotlivé aktivní operace v modulu a nastavení dalších konfiguračních parametrů v závislosti na jejich funkci, účetním středisku nebo účetní jednotce. V modulu ADE – Administrace ekonomická se pro jednotlivá Účetní období zakládají Agendové knihy BUC (knihy bankovních výpisů), definují se jejich vlastnosti, definují se přístupová práva osob ke knihám, nastavení parametrů, řídících práva provádět jednotlivé aktivní operace v modulu a nastavení dalších konfiguračních parametrů v závislosti na dané evidenční knize. Na základě smluv, uzavřených s bankami, u nichž má uživatel vedeny vlastní bankovní účty, se v modulu ADE – Administrace ekonomická zadávají pro každé Účetní středisko parametry bank, potřebné pro komunikaci systému GINIS^® s bankami (identifikace dávek apod).

Požadavky na úhradu závazků (dodavatelských faktur, poukazů, vratek apod.) jsou do modulu BUC – Komunikace s bankou odesílány z modulů KDF – Kniha došlých faktur, KOF – Kniha odeslaných faktur, POU – Kniha poukazů, PRE – Kniha převodních poukazů a DDP – Daně, dávky, pohledávky, poplatky. Po provedení úhrad a zaevidování příslušných bankovních výpisů jsou pak párovacími mechanismy odeslány zpět do těchto modulů informace o uhrazení požadavků. Položky bankovních výpisů, které nemají v žádném modulu systému GINIS^® předpis (mylné platby apod.) a které tudíž nelze spárovat, jsou odesílány do modulu UCT – Pořizovač účetních dokladů k účetní likvidaci.

Informace o úhradách faktur či pohledávek v hotovosti, realizovaných v modulu POK – Pokladna jsou z modulu POK – Pokladna předávány do modulu BUC, odkud jsou podle variabilního symbolu platby standardními párovacími mechanismy přenášeny dále do příslušných dokladů v modulech KDF – Kniha došlých faktur, KOF – Kniha odeslaných faktur nebo DDP – Daně, dávky, pohledávky, poplatky.

Pomocí modulu INU – Manipulace s daty jsou zadávány počáteční stavy prostředků na bankovních účtech. Systémem jsou pak průběžně k těmto částkám připočítávány částky zaevidovaných bankovních výpisů a částky příkazů k úhradě, již odeslaných do banky, ale dosud neuhrazených. V každém okamžiku je tak znám skutečný stav volných prostředků na vlastních bankovních účtech. Při tvorbě příkazů k úhradě je prováděno porovnání částky příkazů k úhradě z bankovního účtu se stavem volných prostředků na daném bankovním účtu a systém nedovoluje vytvořit a následně odeslat do banky dávku příkazů k úhradě, jejíž částka by převyšovala částku volných prostředků na účtu.