KDF - Kniha došlých faktur
V modulu KDF se provádí kompletní zpracování všech typů došlých faktur, tj. faktur dodavatelských, penalizačních faktur, dobropisů, zálohových faktur, proforma faktur a vyúčtování zálohových faktur. Modul KDF umožňuje evidovat účetní doklady v libovolné měně s možnosti využití přepočtu na účetní měnu pevným nebo aktuálním kursem ze systémem evidovaného kurzovního lístku. Jednotlivé účetní doklady je systémem umožněno likvidovat i ve více účetních obdobích a to se zohledněním různé metodiky účtování jednotlivých období.
Každá aktivní operace v modulu má svůj řídící parametr. V závislosti na jeho nastavení má uživatel definováno právo tuto operaci provádět. Tímto je umožněno dokonalé rozlišení přístupových práv do modulu pro každého uživatele. Řadou dalších konfiguračních parametrů je v rámci implementace systému umožněno nastavit chování modulu KDF dle konkrétních potřeb uživatele. Veškeré důležité operace s doklady jsou zaznamenávány v historii dokladu, včetně datumu, času, jména a funkce osoby, která operaci provedla. Systém umožňuje na základě daných záznamů vytvářet pracovní snímky využití systému dle jednotlivých uživatelů, oddělení, odborů apod.
Modul je za účelem snížení chybovosti zpracování dokladů v maximální míře vybaven jednotným validačním mechanismem a systémem nabídek z centrálně udržovaných číselníků. Jednotlivé doklady jsou evidovány v předem zvolené, uživateli dostupné Agendové knize, ve které je dokladu automaticky, dle uživatelsky definovaného formátu, přiděleno jednoznačné číslo. Modul svou funkcionalitou zabezpečuje zavedení dokladů do systému (podání), zaevidování potřebných evidenčních údajů, určení způsobu úhrady závazku, určení krytí závazku rozpočtovými prostředky a předpisu závazku (účetní likvidace), zaúčtování předpisu závazku, odeslání platby k realizaci úhrady až po zaúčtování uskutečněné úhrady.
KDF - Zpracování došlé faktury Každý doklad lze v jakémkoliv stádiu svého zpracování účetně a poté evidenčně stornovat a to vždy v historii dokladu zdokumentovaným způsobem. K daným operacím jsou určeny funkce Odpárování platby, Odúčtování předpisu, Zrušení schválení a Storno. Modul KDF umožňuje evidovat účetní doklady v libovolné měně s možnosti využití přepočtu na účetní měnu pevným nebo aktuálním kursem ze systémem evidovaného kurzovního lístku. Jednotlivé účetní doklady je systémem umožněno likvidovat i ve více účetních obdobích a to se zohledněním různé metodiky účtování jednotlivých období Pomocí Výběrové masky je umožněno nastavení nejrůznějších výběrových podmínek pro jednoduché a rychlé vyhledání evidovaných dokladů nebo jejich skupin v Agendových knihách.
Pro informační účely je vytvořena řada předem definovaných výstupů, jejichž tvar a způsob zpracování může uživatel ovlivnit pomocí masek a pevných voleb. Jsou to např. faktura, likvidační záznam faktury, záznam o zaúčtování faktury, seznam faktur atd. Dále je v systému GINIS® zabudován generátor s vlastním makrojazykem, který umožňuje definovat vlastní uživatelské výstupy. Jednotlivé výstupy se nejprve zobrazí na monitoru v univerzálním prohlížeči, a teprve poté se uživatel rozhodne, zda je chce uložit, vytisknout atd.
Administrace
V modulu
ADM – Administrace základní se provádí definice přístupových práv osob (uživatelů) do modulu KDF, nastavení parametrů, řídících práva provádět jednotlivé aktivní operace v modulu a nastavení dalších konfiguračních parametrů v závislosti na jejich funkci, účetním středisku nebo účetní jednotce. V modulu
ADE – Administrace ekonomická se pro jednotlivá Účetní období zakládají Agendové knihy KDF, definují se jejich vlastnosti včetně způsobů účtování, definují se přístupová práva osob ke knihám, nastavení parametrů, řídících práva provádět jednotlivé aktivní operace v modulu a nastavení dalších konfiguračních parametrů v závislosti na dané evidenční knize. V modulu
ADP – Administrace předkontací se ve variantách předkontací definují účetní předkontace a jejich způsoby zaúčtování, podle nichž je pak účtována účetní likvidace faktury a finanční krytí faktury. V modulu
ADR – Administrace účtového rozvrhu se nastavuje pro každé účetní období zpracovávané v modulu KDF účtový rozvrh, který je napojen ve spolupráci s předkontacemi modulu
ADP na systém nápověd a kontrol při pořizování a schvalování jednotlivých položek rozpočtového krytí a účetní likvidace faktur.
Součinnost s dalšími moduly systému GINIS®
V modulu
SML – Evidence smluv jsou evidovány dodavatelské smlouvy, na něž jsou v modulu KDF navazovány příslušné došlé faktury (nastavení příslušného parametru určuje, zda je vazba faktury na smlouvu povinná či nikoli). Následné finanční krytí faktury pak čerpá z finančního položkového rozpisu smlouvy, čímž je zabezpečeno, že nelze uhradit to, co není nasmlouváno. Údaje o schválených výdajích prostředků v modulu KDF jsou sdíleny s modulem
SML a modulem
ADA (plány výdajů).
Požadavky na úhradu závazků a očekávané vratky (dobropisy, přeplatky záloh) jsou přenášeny z modulu KDF do modulu BUC – Komunikace s bankou. V modulu BUC je realizována úhrada faktury, a předání informace o uhrazení faktury zpět do modulu KDF (spárováním příslušné položky bankovního výpisu s fakturou).
Úhrada faktur v hotovosti je realizována v modulu POK – Pokladna, přičemž pokladní není nucena dohledávat hrazenou fakturu, ale stačí zaevidování variabilního symbolu platby. Systém svojí funkcionalitou poté zabezpečí automatické dohledání faktury v modulu KDF a předání informace o hotovostní úhradě faktury.
Jednotlivé faktury evidované v modulu KDF lze přes evidenci souvztažných dodacích listů provázat s příslušnými majetkovými doklady modulu MAJ – Evidence majetku, a získat tak přehled o majetkovém plnění faktur, smluv a plánů výdajů.
V případě potřeby je možno k faktuře pořídit v modulu UCT – Pořizovač účetních dokladů opravný účetní doklad, přičemž se automaticky vytváří vazba mezi fakturou a opravným dokladem (účetní případ je pak popsán více doklady). V modulu KDF (taktéž v modulu UCT) lze prohlížet kumulovaně i nekumulovaně jak seznam a účetní zápisy všech dokladů účetního případu, tak i detail a účetní zápisy každého prvotního dokladu zvlášť.
Veškeré účetní zápisy modulem KDF účetně zlikvidovaných dokladů lze prohlížet v modulu UCR® – Účetní a rozpočtové výstupy.