KOF - Kniha odeslaných faktur

V modulu KOF se provádí kompletní zpracování všech typů odeslaných faktur, tj. faktur odběratelských, penalizačních faktur, dobropisů, zálohových faktur, proforma faktur a vyúčtování zálohových faktur.

Každý v modulu KOF evidovaný doklad má svého konkrétního vlastníka. Editaci dokladu, tj. aktivní operace s dokladem smí provádět pouze vlastník dokladu. S cizími doklady, lze provádět pouze operace pasivní, tj. prohlížení, tisk apod. Ke změně vlastníka slouží funkce Předání dokladu.

Každá aktivní operace v modulu má svůj řídící parametr. V závislosti na jeho nastavení má uživatel definováno právo tuto operaci provádět. Tímto je umožněno dokonalé rozlišení přístupových práv do modulu pro každého uživatele. Řadou dalších konfiguračních parametrů je v rámci implementace systému umožněno nastavit chování modulu KOF dle konkrétních potřeb uživatele.

Veškeré důležité operace s doklady jsou zaznamenávány v historii dokladu, včetně datumu, času, jména a funkce osoby, která operaci provedla. Systém umožňuje na základě daných záznamů vytvářet pracovní snímky využití systému dle jednotlivých uživatelů, oddělení, odborů apod. Modul je za účelem snížení chybovosti zpracování dokladů v maximální míře vybaven jednotným validačním mechanismem a systémem nabídek z centrálně udržovaných číselníků.

Jednotlivé doklady jsou evidovány v předem zvolené, uživateli dostupné Agendové knize, ve které je dokladu automaticky, dle uživatelsky definovaného formátu, přiděleno jednoznačné číslo. Modul svou funkcionalitou zabezpečuje zavedení dokladů do systému (podání), zaevidování potřebných evidenčních údajů, určení způsobu úhrady pohledávky, určení krytí pohledávky a předpisu pohledávky (účetní likvidace), zaúčtování předpisu pohledávky, odeslání údajů o očekávané platbě do modulu BUC – Komunikace s bankou až po zaúčtování uskutečněné úhrady.

Každý doklad lze v jakémkoliv stádiu svého zpracování účetně a poté evidenčně stornovat a to vždy v historii dokladu zdokumentovaným způsobem. K daným operacím jsou určeny funkce Odpárování platby, Odúčtování předpisu, Zrušení schválení a Storno. Modul KOF umožňuje evidovat účetní doklady v libovolné měně s možnosti využití přepočtu na účetní měnu pevným nebo aktuálním kursem ze systémem evidovaného kursovního lístku. Jednotlivé účetní doklady je systémem umožněno likvidovat i ve více účetních obdobích a to se zohledněním různé metodiky účtování jednotlivých období Pomocí Výběrové masky je umožněno nastavení nejrůznějších výběrových podmínek pro jednoduché a rychlé vyhledání evidovaných dokladů nebo jejich skupin v Agendových knihách.

Pro informační účely je vytvořena řada předem definovaných výstupů, jejichž tvar a způsob zpracování může uživatel ovlivnit pomocí masek a pevných voleb. Jsou to např. faktura, likvidační záznam faktury, záznam o zaúčtování faktury, seznam faktur atd. Dále je v systému GINIS^® zabudován generátor s vlastním makrojazykem, který umožňuje definovat vlastní uživatelské výstupy. Jednotlivé výstupy se nejprve zobrazí na monitoru v univerzálním prohlížeči, a teprve poté se uživatel rozhodne, zda je chce uložit, vytisknout atd.

V modulu ADM – Administrace základní se provádí definice přístupových práv osob (uživatelů) do modulu KOF, nastavení parametrů, řídících práva provádět jednotlivé aktivní operace v modulu a nastavení dalších konfiguračních parametrů v závislosti na jejich funkci, účetním středisku nebo účetní jednotce. V modulu ADE – Administrace ekonomická se pro jednotlivá Účetní období zakládají Agendové knihy KOF, definují se jejich vlastnosti včetně způsobů účtování, definují se přístupová práva osob ke knihám, nastavení parametrů, řídících práva provádět jednotlivé aktivní operace v modulu a nastavení dalších konfiguračních parametrů v závislosti na dané evidenční knize. V modulu ADP – Administrace předkontací se ve variantách předkontací definují účetní předkontace a jejich způsoby zaúčtování, podle nichž je pak účtována účetní likvidace faktury a finanční krytí faktury. V modulu ADR – Administrace účtového rozvrhu se nastavuje pro každé účetní období zpracovávané v modulu KOF účtový rozvrh, který je napojen ve spolupráci s předkontacemi modulu ADP na systém nápověd a kontrol při pořizování a schvalování jednotlivých položek rozpočtového krytí a účetní likvidace faktur.

V modulu SML – Evidence smluv jsou evidovány odběratelské smlouvy, na něž jsou v modulu KOF navazovány příslušné odeslané faktury (nastavení příslušného parametru určuje, zda je vazba faktury na smlouvu povinná či nikoli). Následné finanční krytí faktury pak čerpá z finančního položkového rozpisu smlouvy, čímž je zabezpečeno, že nelze fakturovat to, co není nasmlouváno. Údaje o schválených příjmech v modulu KOF jsou sdíleny s modulem SML a modulem ADA (plány příjmů).

Údaje o očekávaných příjmech a požadavky na úhradu (dobropisy, přeplatky záloh) jsou přenášeny z modulu KOF do modulu BUC – Komunikace s bankou. V modulu BUC je realizována úhrada dobropisů a přeplatků záloh a předání informace o uhrazení faktur zpět do modulu KOF (spárováním příslušné položky bankovního výpisu s fakturou).

Úhrada faktur v hotovosti je realizována v modulu POK – Pokladna, přičemž pokladní není nucena dohledávat hrazenou fakturu, ale stačí zaevidování variabilního symbolu platby. Systém svojí funkcionalitou poté zabezpečí automatické dohledání faktury v modulu KOF a předání informace o hotovostní úhradě faktury.