POU - Kniha poukazů

Každý evidovaný doklad má svého konkrétního vlastníka. Editaci dokladu, tj. aktivní operace s dokladem smí provádět pouze vlastník dokladu. S cizími doklady, lze provádět pouze operace pasivní, tj. prohlížení, tisk apod. Ke změně vlastníka slouží funkce Předání dokladu.

Každá aktivní operace v modulu má svůj řídící parametr. V závislosti na jeho nastavení má uživatel definováno právo tuto operaci provádět. Tímto je umožněno dokonalé rozlišení přístupových práv do modulu pro každého uživatele. Řadou dalších konfiguračních parametrů je v rámci implementace systému umožněno nastavit chování modulu POU dle konkrétních potřeb uživatele. Veškeré důležité operace s doklady jsou zaznamenávány v historii dokladu, včetně datumu, času, jména a funkce osoby, která operaci provedla. Systém umožňuje na základě daných záznamů vytvářet pracovní snímky využití systému dle jednotlivých uživatelů, oddělení, odborů apod.

Modul je za účelem snížení chybovosti zpracování dokladů v maximální míře vybaven jednotným validačním mechanismem a systémem nabídek z centrálně udržovaných číselníků. Jednotlivé doklady jsou evidovány v předem zvolené, uživateli dostupné Agendové knize, ve které je dokladu automaticky, dle uživatelsky definovaného formátu, přiděleno jednoznačné číslo. Modul svou funkcionalitou zabezpečuje zavedení dokladů do systému (podání), zaevidování potřebných evidenčních údajů, určení způsobu úhrady závazku (pohledávky), určení krytí závazku (pohledávky) rozpočtovými prostředky a určení účetní likvidace závazku (pohledávky), odeslání platby k realizaci úhrady až po zaúčtování uhrazeného poukazu.

Každý doklad lze v jakémkoliv stádiu svého zpracování účetně a poté evidenčně stornovat a to vždy v historii dokladu zdokumentovaným způsobem. K daným operacím jsou určeny funkce Odpárování platby, Odúčtování předpisu, Zrušení schválení a Storno. Modul POU umožňuje evidovat účetní doklady v libovolné měně s možnosti využití přepočtu na účetní měnu pevným nebo aktuálním kursem ze systémem evidovaného kursovního lístku.

Jednotlivé účetní doklady je systémem umožněno likvidovat i ve více účetních obdobích a to se zohledněním různé metodiky účtování jednotlivých období Pomocí Výběrové masky je umožněno nastavení nejrůznějších výběrových podmínek pro jednoduché a rychlé vyhledání evidovaných dokladů nebo jejich skupin v Agendových knihách.

Pro informační účely je vytvořena řada předem definovaných výstupů, jejichž tvar a způsob zpracování může uživatel ovlivnit pomocí masek a pevných voleb. Jsou to např. poukaz, likvidační záznam poukazu, záznam o zaúčtování poukazu, seznam poukazů atd. Dále je v systému GINIS^® zabudován generátor s vlastním makrojazykem, který umožňuje definovat vlastní uživatelské výstupy. Jednotlivé výstupy se nejprve zobrazí na monitoru v univerzálním prohlížeči, a teprve poté se uživatel rozhodne, zda je chce uložit, vytisknout atd.

V modulu ADM – Administrace základní se provádí definice přístupových práv osob (uživatelů) do modulu POU, nastavení parametrů, řídících práva provádět jednotlivé aktivní operace v modulu a nastavení dalších konfiguračních parametrů v závislosti na jejich funkci, účetním středisku nebo účetní jednotce. V modulu ADE – Administrace ekonomická se pro jednotlivá Účetní období zakládají Agendové knihy POU, definují se jejich vlastnosti včetně způsobů účtování, definují se přístupová práva osob ke knihám, nastavení parametrů, řídících práva provádět jednotlivé aktivní operace v modulu a nastavení dalších konfiguračních parametrů v závislosti na dané evidenční knize. V modulu ADP – Administrace předkontací se ve variantách předkontací definují účetní předkontace a jejich způsoby zaúčtování, podle nichž je pak účtována účetní likvidace poukazu a finanční krytí poukazu. V modulu ADR – Administrace účtového rozvrhu se nastavuje pro každé účetní období zpracovávané v modulu POU účtový rozvrh, který je napojen ve spolupráci s předkontacemi modulu ADP na systém nápověd a kontrol při pořizování a schvalování jednotlivých položek rozpočtového krytí a účetní likvidace poukazů.

Požadavky na úhradu výdajových poukazů a informace o očekávaných úhradách příjmových poukazů jsou přenášeny z modulu POU do modulu BUC – Komunikace s bankou. V modulu BUC je realizována úhrada poukazu, a předání informace o uhrazení poukazu zpět do modulu POU (spárováním příslušné položky bankovního výpisu s poukazem).

V případě potřeby je možno k poukazu pořídit v modulu UCT – Pořizovač účetních dokladů opravný účetní doklad, přičemž se automaticky vytváří vazba mezi poukazem a opravným dokladem (účetní případ je pak popsán více doklady). V modulu POU (taktéž v modulu UCT) lze prohlížet kumulovaně i nekumulovaně jak seznam a účetní zápisy všech dokladů účetního případu, tak i detail a účetní zápisy každého prvotního dokladu zvlášť.

Veškeré účetní zápisy modulem POU účetně zlikvidovaných dokladů lze prohlížet v modulu UCR^® – Účetní a rozpočtové výstupy.