POK - Pokladna

V modulu POK se provádí kompletní zpracování výdajových a příjmových pokladních dokladů.

Modul POK umožňuje evidovat doklady v libovolné měně s možnosti využití přepočtu na účetní měnu pevným nebo aktuálním kursem ze systémem evidovaného kursovního lístku. Pro každou měnu je definována samostatná Agendová kniha, přičemž je každý zaevidovaný doklad započten do stavu pokladny v dané měně.

V modulu POK se provádí kompletní zpracování výdajových a příjmových pokladních dokladů. Každý v modulu POK evidovaný doklad má svého konkrétního vlastníka. Editaci dokladu, tj. aktivní operace s dokladem smí provádět pouze vlastník dokladu. S cizími doklady, lze provádět pouze operace pasivní, tj. prohlížení, tisk apod. Ke změně vlastníka slouží funkce Předání dokladu.

Každá aktivní operace v modulu má svůj řídící parametr. V závislosti na jeho nastavení má uživatel definováno právo tuto operaci provádět. Tímto je umožněno dokonalé rozlišení přístupových práv do modulu pro každého uživatele. Řadou dalších konfiguračních parametrů je v rámci implementace systému umožněno nastavit chování modulu POK dle konkrétních potřeb uživatele. Veškeré důležité operace s doklady jsou zaznamenávány v historii dokladu, včetně datumu, času, jména a funkce osoby, která operaci provedla. Systém umožňuje na základě daných záznamů vytvářet pracovní snímky využití systému dle jednotlivých uživatelů, oddělení, odborů apod.

POK - Proúčtování dokladu

Modul je za účelem snížení chybovosti zpracování dokladů v maximální míře vybaven jednotným validačním mechanismem a systémem nabídek z centrálně udržovaných číselníků. Jednotlivé doklady jsou evidovány v předem zvolené, uživateli dostupné Agendové knize, ve které je dokladu automaticky, dle uživatelsky definovaného formátu, přiděleno jednoznačné číslo. Modul svou funkcionalitou zabezpečuje zavedení dokladů do systému (podání), zaevidování potřebných evidenčních údajů, zadání položek pokladního dokladu, tj. určení výše závazku (pohledávky), určení krytí závazku (pohledávky) rozpočtovými prostředky a určení způsobu účetní likvidace závazku (pohledávky), započtení částky dokladu do stavu pokladny, zaúčtování pokladního dokladu.

Každý doklad lze v jakémkoliv stádiu svého zpracování účetně a poté evidenčně stornovat a to vždy v historii dokladu zdokumentovaným způsobem. Modul POK umožňuje evidovat doklady v libovolné měně s možnosti využití přepočtu na účetní měnu pevným nebo aktuálním kursem ze systémem evidovaného kursovního lístku. Pro každou měnu je definována samostatná Agendová kniha, přičemž je každý zaevidovaný doklad započten do stavu pokladny v dané měně. Pomocí Výběrové masky je umožněno nastavení nejrůznějších výběrových podmínek pro jednoduché a rychlé vyhledání evidovaných dokladů nebo jejich skupin v Agendových knihách.

Pro informační účely je vytvořena řada předem definovaných výstupů, jejichž tvar a způsob zpracování může uživatel ovlivnit pomocí masek a pevných voleb. Jsou to např. pokladní doklad, pokladní kniha, seznam pokladních dokladů, výčetka atd. Dále je v systému GINIS^® zabudován generátor s vlastním makrojazykem, který umožňuje definovat vlastní uživatelské výstupy. Jednotlivé výstupy se nejprve zobrazí na monitoru v univerzálním prohlížeči, a teprve poté se uživatel rozhodne, zda je chce uložit, vytisknout atd.

V modulu ADM – Administrace základní se provádí definice přístupových práv osob (uživatelů) do modulu POK, nastavení parametrů, řídících práva provádět jednotlivé aktivní operace v modulu a nastavení dalších konfiguračních parametrů v závislosti na jejich funkci, účetním středisku nebo účetní jednotce. V modulu ADE – Administrace ekonomická se pro jednotlivá Účetní období zakládají Agendové knihy POK (v každé Agendové knize jsou evidovány doklady v jedné měně), definují se vlastnosti Agendových knih, definují se přístupová práva osob ke knihám, nastavení parametrů, řídících práva provádět jednotlivé aktivní operace v modulu a nastavení dalších konfiguračních parametrů v závislosti na dané evidenční knize. V modulu ADP – Administrace předkontací se ve variantách předkontací definují účetní předkontace a jejich způsoby zaúčtování, podle nichž je pak účtována účetní likvidace pokladního dokladu a finanční krytí pokladního dokladu. V modulu ADR – Administrace účtového rozvrhu se nastavuje pro každé účetní období zpracovávané v modulu POK účtový rozvrh, který je napojen ve spolupráci s předkontacemi modulu ADP na systém nápověd a kontrol při pořizování a schvalování jednotlivých položek pokladních dokladů.

Pro usnadnění a urychlení práce pokladní je vhodné předem si připravovat pokladní doklady pro očekávané hotovostní úhrady. Protože se však každý pokladní doklad modulu POK v okamžiku evidence automaticky započítává do stavu pokladny, nelze připravovat (evidovat) pokladní doklady pro očekávané úhrady v modulu POK – v případě, že očekávaná platba nebude přijata či vyplacena ve stejném dni, dojde při denní uzávěrce pokladny k nesouhlasu evidenčního stavu pokladny v modulu POK se skutečným fyzickým stavem pokladny, a připravené, ale nerealizované doklady by bylo nutno stornovat. K přípravě dokladů pro očekávané úhrady je určen modul PPD – Příprava pokladních dokladů, pracující nad stejnými Agendovými knihami jako modul POK. V modulu PPD – Příprava pokladních dokladů lze zadat evidenční údaje pokladních dokladů předem očekávaných úhrad, zadat položky dokladů, provést kontrolní chod dokladů (kontrola položek dokladu oproti účtovému rozvrhu odpovídajícího účetního období, a kontrola, zda rozepsaná částka krytí nepřekračuje částku volných finančních prostředků v reservačním systému rozpočtových prostředků) a tisk dokladů, aniž by bylo dokladům přiděleno Agendové číslo a aniž by byly částky dokladů započteny do stavu pokladny. S takto připravenými pokladními doklady se pak dále pracuje v modulu POK – (v případě potřeby je možno provést libovolné úpravy hlavičky či položek připraveného pokladního dokladu nebo stornování připraveného pokladního dokladu), v okamžiku realizace úhrady je doklad zaevidován, čímž získá Agendové číslo a je započten do stavu pokladny a následně je doklad v modulu POK standardním způsobem dále zpracován (schválen, zaúčtován).

V modulu POK se realizují úhrady v hotovosti dodavatelských a odběratelských faktur, evidovaných v modulech KDF – Kniha došlých faktur a KOF – Kniha odeslaných faktur, a příjmy úhrad pohledávek, předepsaných v modulu DDP – Daně, dávky, pohledávky, přičemž pokladní není nucena dohledávat hrazenou fakturu či předpis pohledávky, ale stačí zaevidování variabilního symbolu platby. Systém svojí funkcionalitou poté zabezpečí automatické dohledání faktury v modulu KDF – Kniha došlých faktur či KOF – Kniha odeslaných faktur nebo dohledání pohledávky v modulu DDP – Daně, dávky, pohledávky a předání informace o hotovostní úhradě do těchto modulů.

V případě potřeby je možno k pokladnímu dokladu pořídit v modulu UCT – Pořizovač účetních dokladů opravný účetní doklad, přičemž se automaticky vytváří vazba mezi pokladním dokladem a opravným dokladem (účetní případ je pak popsán více doklady). V modulu POK (taktéž v modulu UCT) lze prohlížet kumulovaně i nekumulovaně jak seznam a účetní zápisy všech dokladů účetního případu, tak i detail a účetní zápisy každého prvotního dokladu zvlášť.

Veškeré účetní zápisy modulem POK účetně zlikvidovaných dokladů lze prohlížet v modulu UCR^® – Účetní a rozpočtové výstupy.