POS - Evidence pošty

Program slouží k evidenci došlé a odeslané pošty. Každý dokument je zaevidována pod svým číslem jednacím, které je generováno systémem automaticky. Dokumenty lze evidovat v okruzích, podle kterých se dají tvořit pomocné pohledy do evidence. Ke každému zaevidovanému dokumentu vzniká historie pohybu dokumentu, ve kterém lze sledovat, který pracovník odboru a v jakém termínu dokument zpracovává. Součástí aplikace je archivní služba kde jsou sledovány jednotlivé dokumenty v členění podle toho, zda jsou určeny k centrální archivaci či ke skartaci, včetně jejich skartačních lhůt.

Aplikace je přizpůsobena na síťový provoz, je vybavena uživatelskými úrovněmi přístupových práv jednotlivých uživatelů (vedoucí, referent, podatelna). Nastavením přístupových práv jednotlivých pracovníků úřadu, lze vhodně omezit prohlížení (popř. editaci) dat jednotlivých částí agendy a jednotlivých odborů úřadu. Program umožňuje nastavit tvar čísla jednacího, řady a subřady podacích deníků došlé a odeslané pošty, atp. Vstupní data jsou pořizována ručně. Program disponuje možností automatického přebírání odesílatelů z došlé pošty s ukládáním do knihy externích subjektů pro pozdější použití. Z podacího deníku došlé pošty lze přímo psát odpovědi formou dopisu a sledovat pohyb písemnosti po úřadě. V podacích denících lze taktéž vyhledávat dokumenty podle textového obsahu. Možnost vyhledávat doklady podle textového obsahu výrazným způsobem zjednodušuje práci uživatele při hledání určitého dokladu, u kterého není známo číslo jednací.

K jednotnosti a správnosti dat napomáhají jednotné číselníky, zejména: druhů a typů zásilek, stavů pohybu, spisových znaků a skartace, odborů úřadu, pracovníků úřadu, PSČ apod. Nově byl aktualizován číselník spisových znaků pro prvoinstalace aplikace. Podkladem byl Ministerstvem vnitra ČR doporučený spisový a skartační plán. Program umožňuje snadné a rychlé prohlížení dat došlé a odeslané pošty, dle nastavených přístupových práv, s různým omezením např. podle odborů a období, jednoduché přetřídění a vyhledávání v datech, apod. V neposlední řadě disponuje program základními tiskovými výstupy, jakými jsou: podací deníky došlé a odeslané pošty, přehledy došlé a odeslané pošty s možností omezení podle odborů a období, skartační soupisy při dovršení lhůt skartace (archivace), výkazy pro Českou poštu, apod. Odesílané dopisy lze vytvářet ve vlastním editoru aplikace nebo v externích editorech. Novými možnostmi je přiřazení e-mailové zprávy k došlému dokumentu a její zobrazení v aplikaci Microsoft Outlook, dále provedení hromadných operací s došlými a odešlými dokumenty, hromadné vložení spisu, odeslání, archivace atp. a v neposlední řadě hromadné přiřazení několika adresátu či odesílatelů k dokumentu. Nelze opomenout zprovozněnou komunikaci s aplikací STU. Nově bylo zajištěno, aby při vyřizování vlastního nebo přijatého dokumentu Ad Acta, pokud aplikace zjistí, že nejsou doplněny skartační znaky, byl otevřen detail daného dokumentu. Dále byla zavedena možnost, aby dokument umístěný ve spisu bylo možné předat i jinému pracovníkovi k vyřízení, než je pracovník, který je zpracovatelem spisu, a to až do doby, než je spis uzavírán. Pokud dochází k uzavírání spisu, je vyžadováno nejdříve shromáždění dokumentů u zpracovatele spisu, což tedy vyžaduje, aby u všech dokumentů v něm uložených byl zpracovatelem ten pracovník, který je zpracovatelem spisu.

Evidence elektronických dokumentů aplikace byla rozšířena o informace o každém dokumentu, jako jsou: název elektronického dokumentu v centrálním úložišti dokumentů, cesta k dokumentu, velikost v bytech, datum a čas pořízení. Dále také bylo umožněno načíst jakýkoli typ elektronického dokumentu s tím, že jeho otevření se děje na základě informací o prostředku k otevření daného typu (což je rozlišeno dle přípony dokumentu), které jsou zaneseny v operačním systému Windows příslušné lokální stanice, na které je otevření souboru vyžadováno.

Pro správnou funkci programu je nezbytné nastavit základní parametry úlohy, zejména: cesty pro ukládání sestav, čekací doby v síti, katalog úlohy, cesty k zálohám dat, způsob zálohování dat a úlohy, číselné řady pro číslování pošty a sestavování čísel jednacích, barvy nabídek a další parametry nezbytné pro správný chod aplikace. Samozřejmostí je možnost editovat připravené sestavy, pro individuální výstupy úřadu, a s použitím systémových funkcí programu vytvářet automatické sestavy.