GINIS^® DRMS a důvěryhodné ukládání dokumentů

Ukládání digitálních dokumentů je v systému GINIS^® DRMS řešeno třemi základními moduly: Elektronická spisovna (eSPI), Elektronické skartační řízení (ESR) a Správa uložených digitálních dokumentů (SUD). Jejich základní vazby jsou zjevné z následujícího schématu.

Elektronická Spisovna (eSPI)

Elektronická spisovna je v systému řešena jako rozšíření stávajícího modulu Spisovna (SPI). Výhodou tohoto přístupu je jednotné uživatelské prostředí pro správu a uložení fyzických i elektronických dokumentů. Funkčnost může být zpřístupněna pouze některým vybraným uživatelům (např. po účasti na školení) a to díky tomu, že funkčnost je zpřístupněna po zapnutí parametru.

Modul bude umožňovat následující:

• kontrolu na úplnost metadat NSESS
• Příjem do spisovny Elektronická Spisovna (eSPI)
• Řízení přístupových práv k uloženým dokumentům/spisům/balíkům
• Normalizace formátů
• Realizace elektronických zápůjček
• Doplnění /úprava metadat
• Prezentace formou dokumentu
• Elektronické Skartační návrhy
• Generování SIP (jednotlivě)

Rozšířená spisovna (eSpisovna) obsahuje kromě jiného funkcionalitu vstupního ověřování vkládaných elektronických dokumentů do Spisovny. Kontroluje, zda jsou ve správném formátu, zda mají elektronický podpis, časové razítko a metadata podle národního standardu (NSESS). Při příjmu se také automaticky kontroluje obsah dokumentů, tedy elektronický obraz i příloha. Po ověření obsahu je uživateli dána možnost, zda přijmout nebo odmítnout dokumenty v nesprávném formátu. Pokud dokument ve správném formátu není, nabízí se jeho konverze do PDF/A. 

Elektronické skartační řízení (ESR)

Modul navazuje na modul eSPI a je určen pro uzavření životního cyklu elektronických dokumentů. Dalším cílem tohoto modulu je hromadné generování SIP balíčků, jejich export do NDA a u dokumentů, které úspěšně „projdou“ elektronickým skartačním řízením zabezpečí mazání metadat z databáze. Modul bude umožňovat následující:

• zobrazení seznamů vygenerovaných skartačních návrhů a skartačních protokolů
• generování SIP pro realizovaná skartační řízení jednotlivě i hromadně
• export SIP do digitálního archivu (správního, Národního či krajského) a příjem potvrzení z digitálního archivu, že SIP byly úspěšně přijaty
• smazání dat pro dokumenty prošlé skartačním řízením, ponechání jen hlavičky (doposud na dotaz AS MV neposkytla odpověď co je tzv. hlavička dokumentu)
• možnost vyhledávání dokumentů / spisů / balíků (obdobně jako v modulech SPI, eSPI) 

Správa uložených digitálních dokumentů (SUD)

Modul navazuje na modul eSPI a je určen pro kontrolu úplnosti metadat ve vztahu k NSESSS a dále je cílem zajistit správu uložených elektronických dokumentů ve spisovně. Modul bude umožňovat následující:

• kontrolu na úplnost metadat NSESS
• pořizování dalších potřebných metadat
• hromadnou kontrolu formátů pro dlouhodobé uložení, platnosti časových razítek a elektronického podpisů
• hromadnou konverzi do požadovaného formátu (a to včetně připojení elektronického podpisu a časového razítka) 
•  hromadné připojení elektronického podpisu a časového razítka