V poslední říjnový den se uživatelé
spisové služby GINIS® sjeli na již na své čtvrté metodické setkání, tentokrát s názvem „Digitální dokumenty a elektronický podpis“. Setkání více než sedmi desítek zástupců veřejné správy, odborníků na oblast spisové a archivní služby a autorského týmu
GINIS® SSL se uskutečnilo v originálním prostředí
Hornického muzea OKD Landek v Ostravě.
Jako první vystoupila v bývalé Kompresorovně dolu Anselm vedoucí oddělení spisové služby krajského úřadu
Moravskoslezského kraje Zuzana Hamzová. Úřad spravující náš nejlidnatější kraj denně obdrží více než 500 podání, průměrný počet odeslaných dokumentů je ještě o dvě stovky vyšší. Cílem kraje v oblasti spisové služby je více využít skenování dokumentů a následně pracovat s jejich elektronickými obrazy. Již dnes používají pracovníci úřadu vnitřní elektronický podpis k potvrzení jednoduchých žádanek nebo cestovních příkazů a tuto praxi by na kraji rádi ještě rozšířili. Téma elektronického podpisu pak rozvedli ve své prezentaci zástupci odboru projektů e-governmentu Ministerstva informatiky ČR Luděk Hrajnoha a Rostislav Šimoníček, kteří se vedle rozboru nejdůležitějších pojmů věnovali projektu e-fakturace Ministerstva informatiky. Příprava projektu se datuje už ke konci roku 2005, letos na podzim byla spuštěna jeho první část – pilotní projekt příjmu elektronických faktur od čtyřech vybraných dodavatelů MI ČR.
O e-fakturaci,
e-podatelnách,
e-výpravnách,
datových tržištích a vůbec o elektronickém úřadování jako takovém hovořil také vedoucí odboru
spisové služby GORDIC
® Miroslav Čejka. Konstatoval, že práce s elektronickými dokumenty je zvládnuta od přijetí v
e-podatelně po odeslání
e-výpravnou jak technologicky, tak legislativně, aby potom s otázkou „co dál?“, narážející na archivaci elektronických dokumentů, pozval k mikrofonu Oskara Macka z Odboru archivní správy Ministerstva vnitra ČR. Ten se zabývá problematikou dlouhodobého ukládání digitálních dokumentů a ve svém vystoupení se věnoval např. problému nemožnosti využití e-podpisu pro dlouhodobé či trvalé ukládání dokumentů z důvodu migrace dat z formátu na formátu, která e-podpis znehodnotí. Ve druhé části své přednášky pak představil posluchačům mezinárodní fórum DLM (Document Lifecycle Management), ve kterém Odbor archivní správy MV Českou republiku zastupuje. Zasedání fóra na jaře letošního roku přineslo dva zásadní požadavky – na evropskou standardizaci metadat při e-archivaci a na zřízení centrálního testera pro systémy spisové služby, který by za úplatu systémy spisové služby certifikoval pro použití v evropské veřejné správě. Nejviditelnější aktivity fóra DLM, tedy modelové požadavky na dlouhodobé ukládání dat shrnuté pod názvem Moreq resp. nyní připravovaným Moreq II, příblížila v závěrečné přednášce dopoledního bloku Blanka Szunyogová z Ministerstva vnitra.
Odpolední část setkání zahájili zástupci Národního archivu ČR. Miroslav Kunt hovořil o budování digitálního archivu a Jiří Bernas ho doplnil informacemi o metodách dlouhodobého ukládání elektronických dat. Shodl se s Ing. Mackem v názoru, že autenticitu nelze zachovat, data však lze z určitého pohledu považovat za autentická, pokud se zároveň s daty archivují i veškeré údaje o změnách, o způsobu provedení migrace. Miroslav Kunt pak krátce představil zajímavý koncept elektronického úřadování DOMEA, který používají úřady v Německu. Závěrečného slova se ujal Jiří Úlovec z Ministerstva vnitra ČR. Podle něj je nyní řada na Ministerstvu spravedlnosti, aby rozhodlo, jaké elektronicky archivované dokumenty bude pokládat za právně validní. Pak už nebude mnoho bránit vzniku standardů pro dlouhodobé ukládání elektronických dokumentů. Jiří Úlovec se zmínil také o legislativní smršti v podobě novely zákona o ISVS, která byla ještě před vstoupením v platnost znovu novelizována. Jeho příspěvek plynule přešel v závěrečnou diskusi, ve které padaly dotazy mj. na interní elektronický podpis či nebezpečí zneužití dat posílaných internetem.