Tisková zpráva
Byli jsme v kanceláři 21. století
25.5.2007 - Praha
Ve dnech 22. - 24. května se v Praze uskutečnila tak trochu neobvyklá akce s názvem „Office 21: Kancelář 21. století“. Pro uspořádání této výstavy byly vybrány reprezentativní prostory v sedmnáctém patře budovy Lighthouse Towers v Praze. Po tři dny mělo více než 500 účastníků akce možnost být svědkem reálné cesty papírového či elektronického dokumentu v organizaci od jeho příchodu, vyřízení pomocí moderního systému spisové služby, až po jeho odeslání z úřadu. Měli možnost sami si vyzkoušet nejmodernější metody práce se všemi druhy dokumentů. Předvedeny jim byly novinky z oblasti kancelářské techniky, nové technologie pro zpracování a oběh dokumentů, softwarová řešení moderní kanceláře, včetně produktů pro podporu manažerského rozhodování, a také nejnovější trendy ve vybavení firem a úřadů kancelářským nábytkem.
Celou akci zahájili symbolickým přestřižením pásky společně zástupci pořadatelských firem – společnosti GORDIC
® (dodavatele informačních systémů pro veřejnou správu),
Evrofin (specialisty na poštovní a bankovní techniku), firmy
KAST (předního distributora kancelářské techniky v České republice) a
České pošty. První návštěvníky provedl expozicí Tomáš Kochánek z odboru
Spisové služby společnosti GORDIC
®, který jednotlivá pracoviště stručně představil.
Aktéři slavnostního zahájení zleva: Milan Poživil (generální ředitel, Evrofin Int. spol. s r. o.), Jaromír Řezáč (generální ředitel, GORDIC spol. s r.o.), Pavel Kolář (náměstek generálního ředitele, Česká pošta, s. p.) a Zdeněk Nováček (jednatel, KAST, spol. s r. o.).
Tomáš Kochánek (GORDIC spol. s r. o.) prezentuje činnost Podatelny.
Podejte si svůj vlastní dokument
Jak vlastně akce v praxi probíhala? Návštěvníci si při příchodu mohli vybrat, zda se zajímají o oběh elektronických nebo papírových dokumentů. Sledování a jednoznačná identifikace písemností je možná díky prvotnímu identifikátoru dokumentu (PID), kterým byl na podatelně vybaven každý dokument vstupující do organizace. Elektronické podání provedli pomocí Webové podatelny, jež přiřadila každému podání vlastní PID, poslala zpět odesílateli informaci o jeho přijetí a také přístupové údaje, pomocí kterých bylo možné zpětně dohledat aktuální stav. Poté návštěvníci přistoupili k pracovišti označeném jako Podatelna, kde sledovali práci s automatickým otevíračem obálek a se skenovací linkou převádějící dokument do elektronického formátu. Skenovací linka zároveň takto vytvořený obraz spárovala s evidenční kartou písemnosti v systému spisové služby. Návštěvníci pak obdrželi své podání zpět, aby měli možnost kontrolovat oběh „svého“ dokumentu.
Proč stále sedět…?
Za Podatelnou bylo pracoviště označené jako Kancelář - sekce A a B, kde se prováděla běžná kancelářská agenda. Připravovaly se zde podklady pro další oddělení. Tato pracoviště byla vybavena moderními zařízeními umožňujícími komfortní tisk a vazbu dokumentů. Specialitou byly pracovní stoly, které jsou vybaveny elektromotorem pro snadné nastavení pracovní výšky desky stolu. To umožňuje nastavit si výšku stolu dokonce tak vysoko, že úředník může pracovat část pracovní doby „vestoje“ a ulevit tak svým zádům. Pracovníci společnosti GORDIC® na tomto pracovišti předváděli svůj nejpoužívanější modul Univerzální spisový uzel (USU), určený k aktivní práci s dokumenty zejména v referentské úrovni.
Každý na chvíli manažerem
Následovala kancelář Vedoucího, kde návštěvníci v roli manažerů nahlíželi do spisů svých podřízených: díky manažerským pohledům zobrazovaným v modulu GINIS® VED (Vedoucí) měli dokonalý přehled o jejich činnosti. Tato „manažerská“ kancelář byla vybavená velmi kvalitním kancelářským nábytkem. Nechyběla ani pohovka a křesla s konferenčním stolkem pro obchodní jednání.
Naproti tomu řadu technologických vymožeností nabízelo následující pracoviště Spisovny (archivu) a Výpravny. V činnosti zde bylo několik typů frankovacích strojů a vah, které spolupracují s modulem GINIS® VYP (Výpravna). Zde návštěvník viděl, jak odpověď na jeho podání zpracovává výpravna a jak je expedována na poštu. Na Spisovnu-Výpravnu navazovala malá expozice České pošty, která zde návštěvníky seznámila se svou nabídkou služeb.
Zbývající prostory, nabízející úžasné pohledy na Prahu z ptačí perspektivy, využili pořadatelé k prezentaci svých produktů a obchodním jednáním s návštěvníky, mezi kterými byla i řada významných hostů z oblasti státní správy a samosprávy. Vzhledem k velkému zájmu a pozitivnímu hodnocení se organizátoři dohodli, že Office 21 se stane akcí pravidelnou.
