Tisková zpráva
V. Metodické setkání uživatelů Spisové služby GINIS^®

18.5.2007 - Praha

   Více než devadesát zástupců ministerstev, krajských a městských úřadů a dalších organizací veřejné správy se sešlo ve čtvrtek 17.května 2007 v jednacím sále zastupitelstva Hlavního města Prahy na v pořadí už pátém metodickém setkání uživatelů Spisové služby GINIS^®. Tato setkání se již stala respektovanou platformou pro výměnu názorů zainteresovaných subjektů v oblasti správy a archivace dokumentů. Záštitu na setkáním převzal Mgr. Rudolf Blažek, náměstek pražského primátora.

Spisová služba Magistrátu hlavního města Prahy
   Po přivítání hostů vystoupil Doc. PhDr. Václav Ledvinka CSc., ředitel Archivu hlavního města Prahy. Ve svém vystoupení shrnul historii a současný stav spisové služby na pražském magistrátu. Magistrát má 41 odborů a zvláštních organizačních jednotek, v rámci kterých pracuje 1850 úředníků. Vzhledem k velkému množství obíhajících dokumentů a dislokaci pracovišť na mnoha místech představuje řešení spisové služby velké nároky na metodiku. Jako aktuální úkoly a témata vidí docent Ledvinka především dořešení vnitřního oběhu dokumentů a množení písemností, evidence a uchování elektronických dokumentů a spisů a také řešení jednotné celopražské spisové služby včetně jedné podatelny.

   Na docenta Ledvinku navázali jeho kolegové z pražského magistrátu. Mgr. Milan Kubáček, vedoucí podatelny a výpravny MHMP, shrnul historii vývoje a implementace modulů Podatelna a Výpravna a připomněl, že na jejich vývoji se podíleli také pracovníci podatelny a výpravny magistrátu. Pan Hrdina z Archivu hlavního města Prahy seznámil přítomné s metodikou spisové služby, kterou vyvinula právě společnost GORDIC^® a která je platná od 1.1.2006. Petr Jíša z Hlavní spisovny magistrátu shrnul činnost tohoto pracoviště od jeho znovuobnovení 1. dubna 2001. Zavzpomínal na začátky ostrého provozu modulu Spisovna na magistrátu a také povodně roku 2002 a škody, které napáchala velká voda ve spisovnách magistrátu. V této souvislosti upozornil na funkčnost „mimořádná skartace“ v modulu Spisovna, jenž byla do modulu doplněna právě kvůli potřebě také touto formou „skartovat“ zničené dokumenty ještě před uplynutím příslušných skartačních lhůt.

Inspirace aneb nevymýšlejme vymyšlené
   V této části metodického setkání vystoupila řada hostů i pracovníků společnosti, aby informovali o zajímavých řešeních z oblasti spisové služby, která by se mohla stát inspirací i pro další úřady.
   Ing. Karel Žák z Krajského úřadu kraje Vysočina zdůvodnil ve svém vystoupení, co vedlo úřad k nasazení funkčnosti předávání událostí, kterou je možno využít k avizování jakýchkoliv událostí. To je využíváno především pracovníky, kteří nepoužívají spisovou službu denně a off-line uživateli, co sice užívají dokumenty, ale aktivně se systémem nepracují. Protože většina uživatelů aktivně používá elektronickou poštu, je vhodné, aby na nový dokument byli upozorněni právě tímto způsobem. Při nastalé události – přijetí nového dokumentu – obdrží e-mail se strukturovanou zprávou, ve které stačí kliknout na příslušný odkaz a ve spisové službě daný dokument zpracovat. Ing. Žák mj. také podotkl, že funkčnost nelze aplikovat pro všechny – uživatelé s velkým počtem zpracovávaných dokumentů byli spíše rušeni velkým množstvím oznámení.

   Ing. Jiří Bukvic ze společnosti GORDIC^® popsal situaci na Zlínském kraji, kde jsou vydávány různé typy osvědčení (osvědčení o vydání občanského průkazu, cestovního pasu, apod.). Ing. Bukvic seznámil přítomné se způsobem řešení této agendy přímo ve Spisové službě GINIS^® díky možnosti používání tzv. rozšířeného profilu. Výsledkem využití tohoto nástroje je úspora času a racionalizace činností.

   Paní Mgr. Jaroslava Štěrbová představila účastníkům setkání, proč a jakým způsobem Městská knihovna v Praze řeší problematiku elektronické spisové služby. Městská knihovna má 450 zaměstnanců a cca 200 000 registrovaných čtenářů. V roce 2004 proběhla implementace konkurenčního systému e-spis, což se neukázalo jako šťastné řešení. Proto se knihovna rozhodla ke změně: jejími požadavky na nový systém byla funkčnost, cenová přijatelnost, legislativní správnost, metodická podpora, krátká doba implementace, integrace s ekonomickou agendou, integrace s dalšími systémy knihovny a zajištěný technologický rozvoj. V září 2006 padlo rozhodnutí a od 2. ledna 2007 byl zahájen ostrý provoz Spisové služby GINIS^®. V současné době vedení knihovny stanovilo úkol odstranit oběh papírových dokumentů v organizaci, tedy dosáhnout stavu, kdy příchozí dokument je uložen do centrálního úložiště a dál už se pracuje pouze s elektronickou podobou.

   Jaroslav Špírek z pražské pobočky GORDIC^® se věnoval spisové službě na Úřadu Městské části Praha 22 a její integraci s frankovacím strojem a skenovací linkou. Připomněl, že na úřadě používá spisovou službu každý referent, implementováno je 80 modulů Univerzálního spisového uzlu. Používání frankovacího stroje a jeho integrace se spisovou službou znamená pro úřad tisk podacích archů pro Českou poštu, což přináší nižší pracnost, úsporu času příslušných pracovnic, úsporu peněz za poštovní služby atd. Úřad městské části používá skenovací linku od začátku roku. Linka přináší úřadu všechny známé výhody digitalizace dokumentů a následné práce s elektronickým obrazem.

   Ing. Milan Borovička z odboru informatiky Magistrátu hlavního města Prahy představil problém oběhu dokumentů typu soudní obsílka na magistrátu. V těchto případech jsou termíny pro vyřízení krátké a případné prodlení může mít dalekosáhlé důsledky. Pro řešení byl použit událostní a avizační systém spisové služby. Denně se kontroluje, zda dokumenty, které jsou přidělené a zároveň nepřevzaté, nejsou dokumenty typu soudní obsílka. Pokud ano, je odeslán e-mail na původního vlastníka i referenta, ke kterému má dokument dojít. Upozornění je zasíláno při „nečinnosti“ dokumentu dva dny. Dále Ing. Borovička představil posluchačům systém evidence přestupků řidičů. Celé město má jeden registr řidičů a úřad se tak potýká s velkým množstvím došlých hlášení o přestupcích řidičů. Hledalo se řešení, jak tento proces automatizovat. Byla využita služba REP České pošty. Systém GINIS^® SSL umožňuje zpracovat tyto došlé zásilky, vytěžit došlé údaje z vyplněného formuláře a zároveň jim přidělit evidenční údaje spisové služby MHMP.

   Ing. Stanislav Fiala ze společnosti GORDIC^® představil aktivity Olomouckého kraje, který se snaží zajistit výhodnější podmínky pro původce z Olomouckého kraje formou hostingu elektronické podatelny, ale také aplikace spisové služby pro obce i další organizace z kraje. Pro ověření funkčnosti a realizovatelnosti byl proto v průběhu minulých měsíců realizován pilotní provoz ve městě Štíty. Město využívalo vzdálený přístup k elektronické podatelně, modulu USU, Výpravně, Elektronické úřední desce a také aplikaci Správní řízení. Případná realizace celokrajského projektu bude znamenat pro obce přínos ve formě získání informačního systému za definovaných podmínek, softwaru a služeb, na které by jinak jen obtížně dosáhly. Kraj by zase získal garantovaný jednotný výkon spisové služby a ušetřil náklady na vzájemnou komunikaci. Cílem pro roky 2008-2009 je vytvořit projekt o možnostech realizace, dořešit možnost čerpání peněz z EU, vyjasnit smluvní záležitosti apod. Dlouhodobým cílem je pak vybudování systému bezdokladového oběhu v rámci celého kraje.

   Ředitel pobočky Ing. Jaroslav Kramosil představil pražskou pobočku společnosti GORDIC^® a způsob a rozsah nasazení spisové služby v jejích podmínkách. Shrnul požadavky komerční firmy na tento systém, mezi kterými dominuje, stejně jako u subjektů veřejné správy, požadavek na precizní sledování oběhu dokumentů. Pro ověření funkčnosti a realizovatelnosti společnost svůj systém sama používá. Po letech zkušeností se ukazuje, že systém je natolik flexibilní, že je po úpravě metodiky použitelný také pro komerční subjekty.

Aktuality z práce odboru archivní správy a spisové služby MV ČR
   Blanka Szunyogová z odboru archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra stručně představila fórum DLM (Dokument Lifecycle Management – Správa životního cyklu dokumentů), které vzniklo v roce 1994 a financuje ho přímo Evropská komise. Paní Szunyogová připomněla, že společnost GORDIC^® se stala plnoprávným členem sdružení v dubnu tohoto roku na konferenci v Berlíně. Fórum má na starosti modelové požadavky pro správu elektronických dokumentů (MoReq). Ty byly přeloženy do deseti jazyků, české vydání vyšlo v lednu 2007. V současné době probíhá ověřování a připomínkování nového standardu MoReq2, které by mělo být dokončeno ve 4. čtvrtletí 2007 a návrh znění standardu předložen v 1. pololetí 2008 na konferenci v Lubljani. Jeho cílem je z původní specifikace MoReq vytvořit funkční standard a systémy elektronické spisové služby budou na shodu s tím standardem v budoucnu testovány. Na tvorbě normy se aktivně podílí také odbor archivní správy a spisovné služby MV ve spolupráci s jednotlivými archivy.

   PhDr. Jiří Úlovec seznámil přítomné se dvěma aktuálními otázkami, které jeho odbor v současnosti řeší. Tou první jsou dopravně-správní agendy, které původně vykonávala Policie ČR, potom okresní úřady a následně obce. U těchto agend bylo třeba vyřešit, jakým způsobem se budou vyřazovat. U nových dopravně-správních agend zase nebylo jasné, jak se budou hodnotit jednotlivé druhy dokumentů. Za pomoci Ministerstva dopravy a vybraných městských úřadů se odboru podařilo sestavit přehled druhů dokumentů s jejich hodnocením a Dr. Úlovec vyzval přítomné ke spolupráci na finální verzi tohoto materiálu, jehož výsledná podoba bude publikována ve věstníku vlády pro orgány krajů a orgány obcí. Druhou aktuální problematikou, kterou se odbor v poslední době zabýval, je oblast hmotné nouze a systému OKslužby a OKnouze. Odbor byl osloven ze strany MPSV s žádostí o posouzení metodiky, která byla k této problematice vydávána. Hodnocení druhů dokumentů v této oblasti nebylo podle názoru odboru dostatečné a transparentní. Ve spolupráci se šesti městskými úřady došlo ke zpracování přehledu druhů dokumentů vznikajících z těchto agend i dalších dokumentů vznikajících činností sociálních odborů.