Kancelář ombudsmana: Datová schránka v provozu

Kancelář veřejného ochránce práv byla mezi prvními úřady, které začaly již v červenci plnohodnotně používat svoji datovou schránku. O zákulisí zavádění této akce s námi hovořil vedoucí Kanceláře Filip Glotzmann.

Jak probíhala realizace zavádění datové schránky v Kanceláři veřejného ochránce práv?
    Chtěli jsme situaci vyřešit co nejdříve, ale trvalo několik dní, než nám Česká pošta nám poslala poštou přístupové údaje. V den jejich obdržení, v pátek 7. července 2009, jsme datovou schránku aktivovali. Zrealizovali jsme vazbu na naši spisovou službu a zhruba o dva týdny později jsme si zkušebně vyměnili datovou zprávu s Českým statistickým úřadem. Byli jsme tak – ne-li úplně první – tak zcela jistě mezi prvními, komu se to podařilo.

Jaký myslíte, že vznik datových schránek ovlivní množství elektronických dokumentů, které k vám na úřad přicházejí?
    Počet stížností zasílaných elektronickou cestou narůstá už několik let, s tím, jak se obecně zvyšuje objem elektronické komunikace. Nejvíce jich přichází ze strany mladší generace, která je zvyklá tímto způsobem komunikovat, lidé střední a starší generace dál většinou zůstávají věrni klasické poště. V loňském roce bylo ze sedmi tisíc podaných stížností 1 105 doručeno elektronicky. Jak se tento trend nárůstu elektronických dokumentů zvýrazní po zavedení datových schránek, bude možné posuzovat, až budou k dispozici statistické údaje z příštího roku.

Myslíte, že hladkému průběhu projektu napomohl tříměsíční odklad povinného provozu datových schránek?
    Nejsem si tím tak jistý. Osobně bych preferoval, že pokud odklad, tak kompletní. Např. na 1. ledna 2010. Rozumím snaze dát úřadů a firmám čas na „osahání si“ novinky, ale odklad zároveň vytváří přechodné období, kdy zákon už platí, ale aktivovat si a používat datovou schránku ještě povinné není, To podpořilo laxnost na straně některých úřadů a institucí a zároveň přineslo i určité potíže.

Které organizační, metodické či technické změny jste museli s nástupem datových zpráv provést?
    Tyto změny byly minimální. Aniž bych chtěl projekt datových schránek jakkoliv zlehčovat, je to v podstatě jen další, tentokrát státem garantovaný způsob elektronické komunikace. My elektronická podání prostřednictvím e-mailu zpracováváme od samého vzniku úřadu, a proto pro nás datové schránky jako nový kanál neznamenají větší technicko-organizační změnu. Máme i výhodu v jednoduchosti organizační struktury.

Byla implementace rozhraní pro spolupráci se spisovou službou, jejímž prostřednictvím je datová schránka obsluhována, nějak náročná?
    Už několik měsíců dopředu jsme se s naším dodavatelem elektronické spisové služby dohodli, že nechceme v žádném případě čekat na konec přechodného období a s datovou schránkou chceme pracovat hned. Zpočátku bylo třeba vychytat drobné nedostatky. Trvalo pár dnů, než se tak stalo, protože i dodavatel zde u nás řešil problematiku rozhraní na ISDS poprvé. Ale s odstupem lze říct, že vazba na elektronický systém spisové služby proběhla bez větších problémů, mít nyní ještě nefunkční datovou schránku by pro nás nebyla dobrá reklama.