DRMS Forum 2010 řešilo především ukládání elektronických dokumentů

Pod záštitou Vácslava Babičky, ředitele Odboru archivní správy a spisové služby MV ČR se v hotelu Corinthia v Praze konal druhý ročník akce s názvem DRMS Forum. Konference navázala na úspěšný loňský první ročník i předchozí metodická setkání, která pořádá společnost GORDIC^® již od roku 2005.

Jak ukládat a kdy skartovat
Stejně jako předchozí akce, i letošní Forum přivítalo desítky zástupců centrálních orgánů státní správy a samosprávných organizací, kteří se i tentokrát chtěli dozvědět něco nového z oblasti legislativy, vývoje DRMS systémů a dalších produktů, které se správou a řízením dokumentů bezprostředně souvisejí, a vyměnit si zkušenosti se svými kolegy z ostatních organizací. Forum přineslo zajímavé přednášky, které se většinou týkaly hlavního tématu akce: krátkodobého a střednědobého ukládání elektronických dokumentů a realizace elektronického skartačního řízení v souladu s Národním standardem pro elektronické spisové služby.

Právě vystoupením k problematice ukládání elektronických dokumentů z pohledu svého resortu otevřel konferenci Oskar Macek z odboru archivní správy a spisové služby MV ČR. Na něho navázali metodici společnosti GORDIC^® Miroslav Čejka a Stanislav Fiala, kteří jednak vysvětlili přítomným některé pojmy (jako např. SIP balíček) a jednak představili již hotové nebo připravované softwarové nástroje, které ukládání a také skartační řízení elektronických dokumentů usnadňují (eSpisovna, ESR – Elektronické skartační řízení nebo SUD – Správa uložených digitálních dokumentů).

Vše se vyvíjí. I národní standard.
Následovala vystoupení partnerů DRMS fóra, a to Jiřího Machotky z Oraclu, Oldřicha Urbana ze společnosti scanservice, Vladimíra Střálky z Adobe a Roberta Pastyříka z Impromatu. Přínosy service desku představil Jakub Fiala z Gordicu. Service desk přináší organizacím, které ho používají, jednotný kanál, jehož prostřednictvím mohou zasílat dodavateli informace o potížích a zadávat své požadavky. Cílem je, aby interakce mezi dodavatelem či dodavateli IT a vlastní organizací byla co nejrychlejší a nejpřehlednější.

Především legislativním otázkám souvisejícím s ukládáním digitálních dokumentů se věnoval Jiří Úlovec z Ministerstva vnitra. Tomáš Dvořák z Archivu hlavního města Prahy a Radek Pokorný ze Státního okresního archivu Hradec Králové podrobněji rozebrali již zmiňovaný Národní standard pro elektronické spisové služby a jeho poslední úpravy a rozšíření. Připomněli zásadu „optimalizace“, tedy možnost flexibility při stanovení náročnosti elektronicky vedené spisové služby dle typu organizace, při zachování všech přijatých zásad a postupů, a také to, že řada požadavků standardu byla převedena do režimu „doporučení“.

Digitální archiv od roku 2013
Připravovaný Národní digitální archiv představil Jiří Bernas z Národního archivu České republiky. Seznámil posluchače s tím, jaké budou úkoly archivu, co nabídne původců digitálních dokumentů, archivům i ostatním. S plným provozem archivu se počítá od 12. prosince 2013. Že klasické archivy s pokračující digitalizací rozhodně neskončí, připomněl poté Radomír Ševčík z Moravského zemského archivu v Brně. Závěr znovu patřil Oskaru Mackovi, který ve své velmi zajímavé přednášce předvedl praktickou ukázku elektronického úřadování v resortu ministerstva vnitra. V úvodu svého vystoupení poděkoval třem lidem: Vácslavu Babičkovi za trpělivost při implementaci elektronické spisové služby v resortu, dále „otci eGovernmentu“ Zdeňku Zajíčkovi za jeho tvrdohlavost a elán, s jakým elektronickou komunikaci prosazuje, a generálnímu řediteli společnosti GORDIC^® Jaromíru Řezáčovi a jeho kolektivu, který dodávku elektronické spisové služby zrealizoval.

Od referenta k ministrovi a zpět
Pak už se Oskar Macek věnoval praktické ukázce elektronického úřadování v resortu. Zahájil vytvořením dokumentu, tedy vytvořením evidenční karty. Zdůraznil důležitost záznamů o historii dokumentu: „To je ten důkaz o autenticitě, tady je odpověď na ty základní otázky: tedy kdo, co, kdy a jak s dokumentem prováděl.“

Posluchači pak mohli sledovat postup dokumentu a jeho schvalovací proces na generálním ředitelství Hasičské záchranné služby a samotném ministerstvu. Schvalovaný dokument se dostává až do kanceláře ministra, je zkontrolován oprávněnou osobou a v posledním kroku předán ministrovi ke konverzi, podpisu a opatření časovým razítkem.

Po schválení a provedení doprovodných akcí se opět informace zaznamenají v historii změn. Informace o provedené konverzi, podpisu a schválení se následně projeví na různých místech, např. v historii změn, ale i např. v grafických prvcích. Dokument je následně vrácen zpracovateli. „Ten se ověřením v systému utvrdí, že dokument byl vyhotoven a hlavně podepsán a označen časovým razítkem validně,“ připomněl Macek. Po kontrole všech požadovaných činností byl dokument zpracovatelem vypraven a odeslán systémem datových schránek.