Elektronická podpisová kniha

   Nárůst počtu elektronických dokumentů v souvislosti s používáním datových schránek s sebou přináší zvýšenou potřebu schvalování a podepisování dokumentů v elektronické formě. Aby byl tento schvalovací proces co nejefektivnější a nejpřehlednější, vytvořil vývojový tým Spisové služby GINIS^® novou funkčnost Elektronická podpisová kniha (EPK).

   EPK kopíruje obvyklé pracovní postupy při předkládání listinných dokumentů ke schválení a podpisu a respektuje tak již zažité zvyklosti uživatelů. Na straně žadatele o schválení dokumentu (referenta) se doplňuje a rozšiřuje modul Univerzální spisový uzel. Osoba zodpovědná za předložení dokumentů ke schválení a podpisu provádí tedy tuto činnost ve svém obvyklém pracovním prostředí.

Referentský modul USU s rozšířující funkčností „Elektronická podpisová kniha“

   Vedoucí pracovník naopak podepisuje a schvaluje dokumenty v jednoduchém prostředí nového webového modulu EPK, který mu nabízí jen funkčnosti, kterou bude pro schvalovací činnost potřebovat. Není tedy zatěžován rozsáhlým uživatelským rozhraním, se kterým jinak pracuje běžný uživatel spisové služby.

Schválit či zamítnout? Žádost o schválení v modulu GINIS^® EPK vedoucího odboru.

    Vedoucí pracovník si může prostřednictvím modulu elektronické dokumenty prohlédnout, a  pak je buď jednotlivě nebo hromadně buď schválit a podepsat a nebo naopak zamítnout. Všechny požadavky od jednotlivých referentů (či osob s oprávněním žádat o schválení či podepsání) jsou přehledně zobrazeny v seznamech. EPD nabízí seznam dokumentů ke schválení (podepsání), seznam dokumentů určených k přepracování a seznam dokumentů schválených (podepsaných).

Hromadné schválení či zamítnutí vybraných žádostí v modulu EPK

   Dokumenty schválené, podepsané resp. zamítnuté a vrácené k přepracování, se v příslušných přehledech zpět předkladateli do běžného pracovního prostředí (modul USU rozšířený o funkčnost EPK).