Řízený schvalovací proces elektronických dokumentů

Současný výkon veřejné správy s sebou přináší značný počet zpracovávaných dokumentů, z nichž čím dál větší procento tvoří dokumenty elektronické. Jejich strmý nárůst, který nastartovaly především datové schránky, přináší zvýšenou potřebu schvalování a podepisování dokumentů v elektronické formě. To je třeba v rámci informačního systému řešit, ideálně v takové podobě, která nezatíží referenta ani jeho nadřízeného novou zbytečnou administrativou.

Dvě tlačítka: schválit nebo zamítnout

Tomuto požadavku se snaží vyhovět i aplikace jako je např. Elektronická podpisová kniha (EPK) informačního systému GINIS^®, která kopíruje obvyklé pracovní postupy při předkládání listinných dokumentů ke schválení a podpisu a respektuje tak již zažité zvyklosti uživatelů.
Uživatel programu (vedoucí pracovník) schvaluje a podepisuje díky aplikaci elektronickým podpisem dokumenty v jednoduchém uživatelském prostředí, není zatěžován množstvím nepotřebných tlačítek, nemusí se „přehrabovat“ v množství dokumentů různé důležitosti a hledat mezi nimi ty, které vyžadují jeho podpis. Osoba zodpovědná za předložení dokumentů ke schválení a podpisu provádí tuto činnost zase ve svém obvyklém pracovním prostředí, v referentském modulu spisové služby, který je pro účely schvalování doplněn a rozšířen.

 

Schválit či zamítnout? Žádost o schválení v modulu GINIS^® EPK vedoucího odboru.

Více schvalovatelů? Pomohou šablony
Každodenní praxe, zejména ve větších organizacích, si už vynutila zdokonalení softwarového řešení schvalovacího procesu. Je pravdou, že vedoucí pracovník prostřednictvím své Elektronické podpisové knihy dokumenty schvaluje a podepisuje. Dokumentů je však velké množství a mají různý charakter. Kdo musí jaký druh písemnosti schvalovat, se tak pro jednotlivé druhy dokumentů liší. Proto byly vytvořeny schvalovací šablony definovatelné v administraci systému, které zpracovateli dokumentu pomohou. Buď mu přímo přednastaví cestu, jakou se má daný dokument v organizaci ubírat a kdo ho má schválit, nebo mu alespoň tento výběr značně usnadní. Navíc může být Elektronická podpisová kniha propojena s tzv. avizačním systémem: manažer je v takovém případě upozorněn e-mailem na skutečnost, že v aplikaci má dokument čekající na schválení.

 

Úkon schvalovacího procesu v modulu Univerzální spisový uzel informačního systému GINIS^®


Mimořádný význam má toto řešení schvalování u ekonomických procesů, které jsou předmětem předběžné finanční kontroly. Schvalovací postupy předběžné finanční kontroly se řídí zákonem č.320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a prováděcí vyhláškou. Při předběžné kontrole se posuzuje, zda plánované a připravované operace odpovídají stanoveným úkolům organizace a jsou v souladu s právními předpisy, schválenými rozpočty, programy, projekty, uzavřenými smlouvami nebo jinými rozhodnutími o nakládání s prostředky organizace.

Předběžná finanční kontrola a řízený schvalovací proces

Uvnitř organizace musí být definováni vedoucí zaměstnanci, kteří budou ve schvalovacím procesu předběžné finanční kontroly vykonávat role „příkazce operace“ (pověřeného k nakládání s veřejnými prostředky), „správce rozpočtu“ (odpovědného za správu rozpočtu) a „hlavního účetního“ (odpovědného za vedení účetnictví). Je přesně dáno, které role a v jakém pořadí provádějí kontrolu před podpisem smlouvy (před vznikem závazku) a před úhradou faktury (po vzniku závazku).

Zde přichází ke slovu tzv. řízený schvalovací proces, který je řízen již zmiňovanou schvalovací šablonou. V šabloně jsou obecně popsány jednotlivé úkony schvalovacího procesu. Jsou zde uvedeny role vystupující ve schvalovacím procesu, pořadí úkonů a to, zda jsou úkony povinné nebo nepovinné  pro celkové vyřízení schvalovacího procesu, apod.

Schvalovací proces u konkrétního dokumentu se pak řídí schvalovacím předpisem, který vznikne konkretizací šablony (doplněním jmen konkrétních pracovníků aj.). Po vložení schvalovacího předpisu do modulu EPK se jednotlivé žádosti objeví v Elektronické podpisové knize zainteresovaných osob. Pokud je vše správně nastaveno, probíhá pak vyřizování všech potřebných úkonů v EPK v požadovaném pořadí, snižuje se riziko chyby, dochází k zautomatizování činností a k úspoře času.

 

Řízený schvalovací proces před úhradou faktury. Zpracovatel vygeneruje dokument ke schválení a odešle ho do schvalovacího procesu. V případě zamítnutí se k němu dokument vrací.
 

Vladimír Přech