System Dokumentenevidenzverwaltung (DRMS)
Das Unternehmen GORDIC® beschäftigt sich bereits seit 1991 intensiv mit den Problemen bei der Verwaltung der Evidenz (Erfassung) von Aufzeichnungen im öffentlichen Sektor und entwickelte in dieser Zeit anhand einer Ausschreibung (Auswahlverfahren), ausgeschrieben vom Innenministerium, eine Vorbereitungsstudie des Informationssystems für Bezirksämter. 1993 wurde anhand der Lösung des Unternehmens GORDIC®, das die erwähnte Ausschreibung des Innenministeriums gewann, eine komplexe Lösung für die Verwaltung der Evidenz (Erfassung) von Aufzeichnungen der Bezirksämter entwickelt. Praktische Erfahrungen mit dem System Verwaltung der Evidenz (Erfassung) von Aufzeichnungen ermöglichten eine relativ schnelle Entwicklung eines eigenen Softwareprodukts des Unternehmens und verbesserten auch die Methodologievorbereitungen im Bereich Verwaltung der Evidenz (Erfassung).
Gegenwärtig zeichnet sich das Produkt GINIS®-SSL vor allem durch eine hohe Methodologiestabilität aus, diese beruht auf Erfahrungen aus in der Praxis und jahrelanger Zusammenarbeit mit Ämtern und Zentralanstalten (Instituten), die bereit sind, bei der Lösung von Problemen bei der Verwaltung der Evidenz (Erfassung) von Aufzeichnungen zu helfen.
Hauptreferenzen GINIS® DRMS in der Tschechische Republik
Büro des Präsidenten der Republik
Verwaltung der Prager Burg
Amt des Ombudsmanns (Bürgerbeauftragter)
Magistrat (Stadtamt) der Stadt Prag
Ministerium für Informatik der Tschechische Republik
Gesundheitsministerium der Tschechische Republik
Industrie- und Handelsministerium der Tschechischen Republik
Verteidigungsministerium der Tschechische Republik
Staatliches Institut für Arzneimittelkontrolle
Regionalverwaltung der Region Vysočina
Regionalverwaltung der Region Olmütz (Olomouc)
Regionalverwaltung der Region Südböhmen
Regionalverwaltung der Region Südmähren
Regionalverwaltung der Region Mährisch-Schlesien
Regionalverwaltung der Region Liberec
Regionalverwaltung der Region Pardubice
Stadtrat der Stadt Pardubice
Stadtrat der Stadt Zlín
Warum eine Verwaltung der Evidenz (Erfassung) von Aufzeichnungen?
Das System Verwaltung der Evidenz (Erfassung) von Aufzeichnungen gestattet es uns alle Daten, die Aufzeichnungen in Dokumenten betreffen, aufzuzeichnen, einschließlich Monitoring des Flusses von Dokumenten in Unternehmen. Dies dient der komplexen Verwaltung von Dokumenten in Unternehmen. Das System Verwaltung der Evidenz (Erfassung) von Aufzeichnungen des Unternehmens GORDIC® entspricht vollkommen der gültigen Legislative. Das System kann als mächtiges und wirksames Werkzeug bei der professionellen Verwaltung angenommener Dokumente eingesetzt werden, und auch als ein vom Schöpfer (Verfasser) geschaffenes Werkzeug.
Die Verwaltung der Evidenz (Erfassung) von Aufzeichnungen GINIS® arbeitet mit Dokumenten in Papierform als auch mit Dokumenten in elektronischer Form. So bleiben Dokumente in Papierform und auch elektronische Dokumente erhalten, ebenso wie Video- oder Audioaufnahmen. Die Daten einzelner Dokumente werden in das System manuell oder als elektronischer Eingang eingegeben oder aus anderen Programmen (Systemen) übernommen. Das System ermöglicht es Ihnen, gesetzlichen Anforderungen für ordnungsgemäße Annahme, Verwahrung, Vertrieb, Umlauf, Bearbeitung, Erstellung, Unterzeichnung, Versendung, Lagerung und Skartierung (Aktenvernichtung) von Aufzeichnungen zu entsprechen.
Ein in die Verwaltung der Evidenz (Erfassung) von Aufzeichnungen übernommenes Dokument ist eine „beliebig geschriebene Aufzeichnung, Bild- oder Tonaufzeichnung, elektronische oder andere Aufzeichnung, ob nun analog oder digital, die vom Schöpfer (Verfasser) geschaffen wurde“. Die Daten einzelner Dokumente werden in das System manuell oder als elektronischer Eingang eingegeben oder aus anderen Programmen (Systemen) übernommen. Der Fluss individueller Dokumente zwischen den Verwaltungsmodulen für die Evidenz (Erfassung) von Aufzeichnungen hängt vom Prozess (Vorgehensweise) ab (Übergabe zur Bearbeitung, Storno, Retoure zur Korrektur, Übergabe zur Vorarchivierung …), dieser Prozess wird von den Methoden der Verwaltung der Evidenz (Erfassung) von Aufzeichnungen und internen Standard des Unternehmens gesteuert (vor allem Code für Aufzeichnungen und Beseitigung). Bei der anfänglichen Registrierung wird jedes Dokument mit einem anfänglichen Identifikator (PID) gekennzeichnet und kann unter diesem anschließend beim Umlauf der Dokumente im Unternehmen rückverfolgt werden. Ein Dokument kann mit diesem Identifikator physisch gekennzeichnet werden (PID-Etikett (Schild) auf ein Schreiben, eine Rechnung usw. …) oder der PID wird erzeugt und dem Dokument in elektronischer Form zugeteilt (z. B. beim Versenden elektronischer Dokumente per Post).
Ausgänge aus dem Subsystem werden mithilfe einzelner Module gelöst. Jedes Modul verfügt über klassische Protokolle und weitere Datenverfolgungsmodule für übrige Module der Verwaltung der Evidenz (Erfassung) von Aufzeichnungen.
Die sich aus den komplizierteren Bedingungen für die Bearbeitung von Dokumenten ergebenden Risiken umfassen nicht nur das Gesamtrisiko, dass Gesetze nicht eingehalten werden, sondern können auch für Tätigkeiten und Aktivitäten des Unternehmens eine Bedrohung darstellen. Der Lösungsumfang obig beschriebener Risiken beeinflusst auf indirekte Weise die Glaubwürdigkeit des Unternehmens.
DRMS als Teil des Informationssystems GINIS®
Die Verwaltung der Evidenz (Erfassung) von Dokumenten ist einer der Schlüsselsubsysteme des Informationssystems
GINIS®. Die Subsysteme werden weiter in spezialisierte Komponenten aufgeteilt (Agenden und Programmmodule) und deren Funktion ermöglicht eine bequeme, rückverfolgbare, transparente und effektive doppelte Buchhaltung, das Führen von Kostenplänen, die Verwaltung von Aufzeichnungen usw.). Für die Kommunikation des Systems
GINIS® mit externen Systemen wurde dieses System mit mehreren konventionellen Interfaces (Schnittstellen) ausgestattet.
Das System
GINIS® arbeitet als komplexe Lösung des Informationssystems. Ist vor allem für die Staatsverwaltung und örtliche Selbstverwaltungsorganisationen (autonome Organisationen) gedacht. In die Basisidee beruht in der Verwaltung von Informationsflüssen im Unternehmen.
Das Subsystem Verwaltung der Evidenz (Erfassung) von Aufzeichnungen dient der Aufbewahrung aller Daten aus Aufzeichnungen von Dokumenten und dem Fluss im Unternehmen. Das/die nachfolgende Schema/Tabelle zeigt einzelne Komponenten (Module) des DRMS-Subsystems.
GINIS® Schema