Typové spisy v GINIS již od roku 2012

2 min čtení

06.08.2020

Typové spisy jsou v poslední době stále více skloňované téma. V praxi se používají již dlouho, bohužel ale spíše podle zvykového práva a u každého původce či každé agendy trochu jinak. První krok k jejich kodifikaci byl učiněn v první verzi Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS) v roce 2009, s koncem přechodného období pro splnění požadavků k 1. 7. 2012.

GINIS, zaručující svým uživatelům plný soulad s dotčenou legislativou, se stal prvním informačním systémem v České republice, který soulad s požadavky NSESSS, deklaroval a naplnil. První praktické odezvy dávaly tušit, že oblast Typových spisů nebyla v NSESSS zakotvena bez problémů. Zástupci GORDIC se aktivně od počátku zapojili do pravidelných jednání odborného týmu k úpravám NSESSS. Ve spolupráci s dalšími odborníky Ministerstva vnitra ČR, Národního archivu i jiných dodavatelů docházelo ke zpřesňování požadavků NSESSS. Národní standard prošel za poměrně krátkou dobu několika novelizacemi, což se projevilo i ve změnách v oblasti řešení Typových spisů.

Uživatelé si však vždy mohou být jisti, že systém GINIS je v rámci legislativního upgrade průběžně udržován v plném souladu s měnící se legislativou i s novelami NSESSS. Soulad s požadavky NSESSS je navíc deklarován i získáním Certifikátu vhodného dodavatele a jeho úspěšnou pravidelnou recertifikací formou dozorových auditů.

Použití Typových spisů není samozřejmě jen o naplnění povinných požadavků, ale také o uživatelské přívětivosti. I tato otázka byla aktivně diskutována s uživateli GINIS i dalšími odborníky. Významně si ceníme praktických připomínek zástupců Národního archivu a Archivu hl. města Prahy. Úpravy na základě takto získané zpětné vazby jsou zahrnovány do pravidelných upgrade GINIS. Pokud se jakýkoliv původce rozhodne pro praktické využití Typových spisů v souladu s NSESSS při správě svých dokumentů, může si být jist, že systém GINIS je tou správnou volbou.