Město Bystřice aktivně propojuje agendy na úřadě

4 min čtení

09.03.2021

Čtyřapůltisícové město Bystřice ležící na Benešovsku se postupně proměňuje v moderní instituci, která odpovídá potřebám 21. století. Za pomoci společnosti Gordic se pustilo do sjednocování svých agend do jednoho systému. O tom, jakými kroky si úřad prošel a jaké jsou jeho vize, jsme si povídali se starostou Michalem Hodíkem.

Pane starosto, jak fungoval městský úřad do té doby, než jste se pustili do sjednocování agend?

Jedním slovem problematicky. Koncem roku 2018 jsem si po nástupu do úřadu udělal „kolečko“, během kterého jsem se seznamoval s tím, co který referent dělá, jaký software používá, jakou má návaznost na další kolegy nebo co by potřeboval pro zlepšení a zrychlení své práce. Už v té době mě zarazilo, kolik různých programů používáme a hlavně to, že některé z nich nejsou síťové a nekomunikují se zbytkem programů v rámci úřadu. Vznikaly duplicitní databáze a možnost obrovské chybovosti při přepisování výstupů z jednoho programu do druhého. Například elektronická evidence uzavřených smluv, evidence objednávek byla jedna excelovská tabulka. Samozřejmě některé agendy již běžely ve speciálních programech, jako například účetnictví nebo spisová služba. Oba systémy ale generovaly vlastní data, která mezi sebou nesdílely. Na základě požadavku zastupitelů pro nás pan Vachek z Gordic distributora KMS provedl kompletní rozbor stávajícího stavu, včetně popisu problémů.

V čem jste spatřovali největší problém, co vám komplikovalo práci?

Zcela jednoznačně to byla zbytečná ztráta času a energie zaměstnanců úřadu. K tomu nutnost důkladné kontroly při neustálých přepisech dat z jednoho systému do druhého. Například z programu mzdové účetní, který neměl síťovou verzi a nekomunikoval s účetním programem FENIX, se musel udělat tištěný výpis, který následně další zaměstnankyně přepsala, vytiskla, aby mohli tajemník úřadu a správkyně rozpočtu provést kontrolu. Poté bylo opět potřeba přepsat tištěný výstup do příkazu pro banku. Když k tomu přičtete ještě docházku zpracovávanou ručně, tak vám vychází obrovská časová náročnost celé přípravy mezd. Podobné to bylo i s evidencí majetku, správou bytového a nebytového fondu a podobně.

Jak dlouho trval převod dat a bude ještě pokračovat?

Na úplném začátku jsme z časových důvodů museli zkrátit přípravnou půlroční fázi, která obvykle před samotným zavedením systému typu GINIS od firmy Gordic bývá. Do procesu nasazení nového systému jsme proto skočili takzvaně „rovnýma nohama“.

Jaké výhody vám implementace přinesla?

Jednoznačně zjednodušení práce, úsporu času a nové služby pro občany. Stanovili jsme si koncepci dalšího rozvoje, ze kterého nám vyšly tři hlavní IT pilíře. Nejdůležitější částí je Informační Systém Města (ISM) GINIS od firmy Gordic. Samozřejmě tento první pilíř nemohl 100% nahradit všechny agendy (agenda stavebního úřadu, Městské policie). Tyto speciální softwary ale s ISM GINIS komunikují. Druhým důležitým IT pilířem je nový systém GIS (Geografický Informační Systém) KOMPAS 5, ve kterém ukládáme, spravujeme a analyzujeme prostorová data. Momentálně se snažíme o propojení komunikace mezi prvním a druhým pilířem, tedy ISM GINIS a GIS KOMPAS. Posledním a neméně důležitým IT pilířem je server, na kterém chceme koncentrovat, analyzovat a případně poskytovat i třetím stranám tzv. BIG DATA sbíraná z čidel chytrých měřičů v rámci konceptu SMART CITY.

Byl pro zaměstnance úřadu přechod na nový systém hodně složitý?

Každá změna „bolí“ a přechod jednoznačně nebyl jednoduchý. U některých věcí se jednalo přímo o revoluci v rámci úřadu. Typickým příkladem je modul USN, ve kterém řešíme jednání rady města a zastupitelstva. Dříve bylo zvykem, že například na správu majetku města přišla smlouva, která vyžadovala schválení ze strany rady města. Úředník ji odnesl tajemníkovi, který připravil jednání RMě včetně usnesení, zajistil zápis z jednání a všechny následující kroky. Dnes si referent převezme smlouvu v modulu USU, sám ji vloží do nejbližšího jednání RMě a zajistí vše potřebné. Tajemník provede před jednáním kontrolu a po jeho skončení si referent v systému vygeneruje všechny potřebné výstupy. Jednoznačně se ve výsledku jedná o zjednodušení a urychlení práce, ale chvíli trvalo, než se tato změna „zažila“. Stejné je to i s objednávkami a smlouvami v modulu SML a dalších modulech ISM GINIS.

O jaké funkčnosti byste rád systém do budoucna rozšířil?

Plány jsou velké, uvidíme, jak bude stát postupovat v rámci řešení digitalizace a v návaznosti na zákon 12/2020 o právu na digitální služby. Co nás jednoznačně trápí je otázka intranetu a sdílení informací uvnitř úřadu. Již v této chvíli jsme navázali na ISM GINIS systém evidence docházky ANET, tak abychom zautomatizovali zpracování docházky a provázanost na mzdovou účtárnu. Další je v plánu Portál občana města Bystřice s možností komunikace mezi občanem a městem elektronicky, s popisem životních situací včetně jejich řešení a patřičných elektronicky zpracovatelných formulářů nebo elektronická úřední deska umístěná před úřadem a propojená s ISM GINIS stejně jako naše webové stránky. V rámci maximální transparentnosti procesů se město Bystřice nedávno připojilo do zapsaného spolku Otevřená města a přes platformu CityVizor bude mít každý občan možnost seznámit se s důležitými dokumenty nebo aktuálním plněním rozpočtu. Výstup bude zajišťován přes modul ODT ISM GINIS. Tento modul bude základem pro OPEN DATA poskytovaná i třetím stranám.