Věříme v jiný způsob řízení
567 309 136
Spisovna

Spisovna (SPI)

Všechny dokumenty musí být bezpečně a důvěryhodně uloženy i po svém vyřízení po dobu až 99 let! Žádný problém pro modul SPI (Spisovna), kde můžete jednoduše vyhledat uložený dokument (listinný i digitální), vytvořit zápůjčku či připravit skartační návrh. A to vše s jistotou, že i za mnoho let digitální dokumenty neztratí svou autenticitu.

Základní funkce modulu

  • Příjem a důvěryhodné uložení dokumentů
  • Striktní kontrola úplnosti metadat a formátů digitálních dokumentů
  • Důsledné řízení přístupových práv a řízení zápůjček
  • Příprava a realizace skartačních řízení
  • Rozhraní na digitální spisovny (KDS)
  • Plný soulad s platnou legislativou (vč. Národního standardu pro el. systémy spisové služby)
  • Spolupráce s moduly ESR (Elektronické skartační řízení) a SUD (Správa uložených digitálních dokumentů)

Galerie modulu

Podrobný popis modulu

Modul je určen pro správu centrálních i odborových spisoven. Modul Spisovna umožňuje přijímat vyřízené dokumenty a uzavřené spisy do spisovny. Takto uložené dokumenty již nevstupují do „běžného života“. V modulu je možné vytvářet a spravovat větší úložné celky (balíky), sledovat a kontrolovat kapacitu úložných míst, evidovat zápůjčky, připravovat skartační návrhy a skartační protokoly. K základním evidenčním údajům se přidávají informace o lokaci (místě uložení) a případných výpůjčkách. Modul spolupracuje s ostatními moduly subsystému Spisové služby, především logicky a evidenčně navazuje na modul USU. Elektronická spisovna (eSPI) je integrálním rozšířením modulu SPI. Výhodou je jednotné uživatelské prostředí pro správu a uložení analogových i digitálních dokumentů.

Výhody a přínosy

  • Důvěryhodné střednědobé i dlouhodobé uložení všech dokumentů úřadu / organizace
  • Přehledná a jednotná správa digitálních, analogových i hybridních dokumentů a spisů.
  • Možnost centrálního uložení dokumentů i z externích agend (jiných informačních systémů)
  • Snadné provedení skratačního procesu včetně přenosu archiválií do příslušných archivů či NDA
  • Řešení pro všechny druhy spisoven (odborové, agendové, centrální atp.)
  • Možnost uživatelských nastavení
  • Splnění legislativních požadavků

Máte zájem o některou z našich služeb?

Napište nám a náš produktový manažer vám připraví nezávaznou cenovou kalkulaci.


*= Povinné položky

Máte zájem o některou z našich služeb?

Napište nám a náš produktový manažer vám připraví nezávaznou cenovou kalkulaci.

*= Povinné položky
Vybrané reference:
Ministerstvo vnitra ČR
Středočeský kraj
Hlavní město Praha
Statutární město Brno