Věříme v jiný způsob řízení
567 309 136
Elektronická spisová služba

Elektronická spisová služba (ESS)

Elektronická spisová služba obstará efektivně široké spektrum úkonů prováděných s vašimi dokumenty - od vytváření, upravování, evidování přes vyhledávání, přijímání i odesílání až k úschově. Celá aplikace disponuje jednoduchou ovladatelností . S tímto nástrojem lze snadno dostát povinnému využívání datových schránek a zároveň splnit všechny požadavky zákona o elektronických úkonech č. 300/2008 Sb., o archivnictví, spisové službě a autorizované konverzi dokumentů č. 300/2008 Sb.

Základní funkce modulu

  • Dohledání potřebných dokumentů snadno a rychle pomocí filtru
  • Předání uzavřených spisů a dokumentů do spisovny, předání zásilek a balíků do výpravny
  • Při změně datového formátu opatří konverzi doložkou a zapíše do knihy konverzí
  • Možnost podepisovat dokument LTV podpisem, pro ověření certifikátu upřednostněn OCSP protokol
  • Vede deníky dokumentů a spisů nebo tvoří spisy sběrným archem
  • Vedení historie o každém dokumentu, umožnění automatického zakládání transakčních protokolů
  • Možnost zveřejňování na úřední desce
  • Zahrnuje v sobě know-how velkých informačních systémů
  • Možnost práce ve zjednodušeném režimu
  • Propojí se s datovými schránkami a službou Czech POINT

Galerie modulu

Podrobný popis modulu

Elektronická spisová služba ESS poskytuje moderní a ucelený systém správy dokumentů a splňuje veškeré nároky české legislativy. Pracuje s dokumenty, či spisy od jejich vytvoření až po uložení či likvidaci. Dokumenty a spisy jsou vedeny v deníku dokumentů a deníku spisů nebotvoří spisy sběrným archem. Po zaevidování dokumentu je dokument označen číslem jednacím a dalšími potřebnými náležitostmi. Aplikace umožňuje snadné vyhledávání, filtrování a hromadné operace. Třídí dokumenty do spisů. Zobrazuje, edituje a ukládá elektronické dokumenty. Odesílá žádosti o konverzi dokumentů do digitální a analogové podoby, změnu datového formátu do aplikace RAK. Předává a přiděluje dokumenty dalším spisovým uzlům a funkčním místům. Přitom vede úplný přehled o manipulaci s dokumentem. Eviduje skartační znaky a lhůty, umožňuje zadat spisový a skartační plán. Ukládá uzavřené dokumenty a spisy do elektronické spisovny. Přijímá a odesílá dokumenty klasicky poštou nebo elektronickou či skrz datovou schránku. Poskytuje široký výběr šablon pro tisk.

Výhody a přínosy

  • Předání a přidělení dokumentů a spisů dalším spisovým uzlům a funkčním místům
  • Uložení a skartace pomocí skarřačních znaků a lhůt
  • Tvorba SIP balčků pro národní archiv
  • Odesílá dokumenty poštou, elektronicky a datovou schránkou
  • Možnost vkládat doložky konverze do vytvářeného dokumentu a možnost zápisu do knihy konverzí
  • Automaticky kontroluje a doplňuje časová razítka a elektronické značky
  • Možnost prohledávání obsahu elektronických obrazů a příloh
  • Kompletní pomoc při práci s dokumenty od vytvoření až po uložení, či likvidaci
  • Kontrola formátu el. příloh povolených Národním archivem při vyřizování dokumentu/spisu

Máte zájem o některou z našich služeb?

Napište nám a náš produktový manažer vám připraví nezávaznou cenovou kalkulaci.


*= Povinné položky
Souhlasím se zpracováním osobních údajů. Více informací o zásadách ochrany osobních údajů naleznete ZDE.

Máte zájem o některou z našich služeb?

Napište nám a náš produktový manažer vám připraví nezávaznou cenovou kalkulaci.

*= Povinné položky
Souhlasím se zpracováním osobních údajů. Více informací o zásadách ochrany osobních údajů naleznete ZDE.
Vybrané reference:
Ministerstvo vnitra ČR
Středočeský kraj
Hlavní město Praha
Statutární město Brno