Jak být připraven na případné pokračování nebo návrat pandemie? Co když se významná část pracovníků úřadu ocitne v karanténě? Co když nebude možné poskytovat i nadále úřední hodiny a kontakt s občany bude omezen? Během pár týdnů vám dokážeme převést vaše vnitřní procesy i kontakt s občany do plně digitální podoby. Vaše organizace tak může plnohodnotně fungovat, i když budete nuceni uzavřít některá pracoviště nebo většina zaměstnanců bude na home office. Všechny funkčnosti je možné pořídit jako SaaS (Software jako služba) a začít je využívat okamžitě.

Výkon agend na home office

Úřad může využít webových klientů GINIS dostupných přes internetový prohlížeč (i ty, které dosud užíval v desktopové variantě). Není přitom podstatné, zda je systém umístěn v cloudu, nebo na serverech úřadu. Pomůžeme vám s bezpečným přístupem zaměstnanců z domova. Podatelna k nim bude (do značné míry automatizovaně) dál prostřednictvím spisové služby distribuovat dokumenty k vyřízení. Ať už došlé elektronicky nebo digitalizované do validního archivního formátu integrovanou skenovací linkou a uložené v bezpečném úložišti digitálních dokumentů. Pracovník tak může vykonávat svoji činnost dál z domova – nejen ve spisové službě, ale i ve své agendě s přístupem přes prohlížeč. Z manažerského modulu zjistíte efektivitu jeho práce.

Schvalování

Díky Elektronické podpisové knize (integrované se zaručeným elektronickým podpisem) jsou také procesy schvalování přeneseny do online prostředí a zároveň splňují všechna pravidla pro finanční kontrolu. Totéž platí pro digitalizované správní řízení. Všechny odchozí dokumenty jsou vzdáleně opatřeny digitální pečetí a časovým razítkem.

Vzdálená správa a vedení projektu

Aktualizace verzí platformy GINIS, asistence, metodická pomoc i další služby jsou od nás poskytovány formou vzdáleného připojení (cloudová platforma, VPN, TeamViewer, atd.). Také projektové vedení je přesunuto do online prostředí, přičemž jsou využívány MS Teams (výměna informací, online schůzky vedení projektů, sdílení souborů, wiki, úkoly) s propojením na ServiceDesk (pohledy na requesty a incidenty). Uzavírání smluv a dodatků je digitalizováno.

Online školení

V případě potřeby lze rychle proškolit pracovníky formou online školení (standardní nebo zakázkové). Objednání školení je otázkou několika minut. Není podstatné, jestli je školený zaměstnanec na pracovišti nebo doma: dostane pouze odkaz, prostřednictvím kterého se v daný čas přihlásí (bez nutnosti si cokoliv instalovat). Objednatel je informován, zda se jeho pracovník kurzu skutečně zúčastnil. Vedle komunikačního prostředku (např. Teams) si v nástroji GDPO pak školený zaměstnanec ověří své znalosti formou testu. Okamžitě po skončení kurzu a složení testu je mu zaslán plnohodnotný digitální certifikát potvrzující absolvování kurzu.

Chod úřadu

Díky implementované eFakturaci může organizace zpracovávat došlé elektronické faktury i vystavovat vlastní. V případě potřeby může vyzvat dodavatele k zasílání výhradně digitálních faktur – přidělení (ePodatelna), vytěžení faktur a kontrola úplnosti jsou pak automatické, pouze s případnou vizuální kontrolou. GINIS fakturu zkontroluje, zda je krytá schváleným rozpočtem, schválení platby a její provedení probíhá opět vzdáleně (elektronická podpisová kniha, komunikace s bankou).

Komunikace s občany

Vedle ostatních kanálů umožňuje Portál občana komunikaci s občany s autentizovaným přístupem (eIdentita, datová schránka). Formuláře poskytují občanovi možnost řešit své životní situace, tedy z pohledu úřadu poskytovat digitální úkoly dle zákona právu na digitální služby. Lidé jsou informováni o stavu svého podání prostřednictvím portálu nebo např. formou SMS. Přes formuláře také probíhá řízený sběr informací (stav vodoměrů, přihlášky do školy, školky) a také informování občanů o předpisech k úhradě poplatků. Ty je možné zaplatit přes QR kód mobilním telefonem, platební kartou (díky integrované platební bráně) nebo poslat předpis do internetového bankovnictví občana (klienti ČS). Občan tak na úřad vůbec fyzicky nemusí.