Věříme v jiný způsob řízení
567 309 136

Zveřejňování smluv lze řešit komplexně a elegantně

Registr smluv se stává realitou. Při vhodném využití informačního systému však nemusí být zveřejňovaní smluv důvodem k obavám – celý proces může být řešen komplexně, důsledně, s minimalizací rizika chyb a naopak s maximálním uživatelským komfortem.

S koncem roku 2015 byl schválen a uveden v platnost zákon zabývající se problematikou zveřejňování smluv, zákon o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), a to s účinností od 1. července roku 2016. Od tohoto data by měl také začít fungovat registr smluv jako informační systém veřejné správy.

Co všechno zákon o registru smluv definuje? Například to, kdo je správcem registru, kdo (ne)musí zveřejňovat smlouvy, jaké smlouvy se musí zveřejňovat, rámcově stanovuje obsah zveřejňovaných metadat a formu jejich přijetí, určuje platnost/neplatnost smluv, atd.


_DSC5463-upravena-(1).jpg



Podepsaná smlouva nemusí být platná
Zastavme se u posledně zmiňovaného bodu. Nový zákon totiž do smluvních vztahů přináší jeden klíčový prvek, a totiž jejich případnou neplatnost z důvodu nezveřejnění. I když je smlouva podepsaná všemi smluvními stranami a obsahuje všechny zákonné náležitosti, nemusí být platná. Platnost smlouvy potvrzuje fakt, že byla zveřejněna řádným způsobem v registru smluv. Zákon pamatuje i na výjimečné případy, kde se naopak smlouvy nebo jejich část zveřejnit nesmí.

Z výše uvedených důvodů je zřejmé, že zveřejnění není triviální záležitost a stává se procesem, který již vyžaduje jistou formu řízení a kontroly před vlastní finalizací a konečným zveřejním na portál registru smluv. Jak takový proces co nejlépe ošetřit a nezatížit svoje zaměstnance novou pracnou agendou? Jak minimalizovat riziko chyb – tedy riziko, že smlouvu zapomenu zveřejnit a ona nevstoupí v platnost? Nebo že naopak publikuji osobní data, která měla zůstat neveřejná?

Není třeba příliš zdůrazňovat, že se zde otevírá prostor pro využití softwarových nástrojů, které by pomohly organizacím zveřejňování uřídit. Z hlediska informačního systému úřadu se jedná především o:

• pokročilé funkce pro sběr, schvalování a fyzické zveřejnění metadat,
 anonymizační nástroj pro redigování dat se schopností jejich 100% vyhledání,
 integrovaná skenovací linka pro hromadné převody dokumentů do digitální formy,
• OCR nástroj pro tvorbu textové vrstvy dokumentů.

registr-smluv-eko-ssl-550.jpg
Schéma komplexního řešení zveřejňování 



Jak to funguje v praxi?
Pojďme si představit, jak to také může fungovat. Činnosti směřující k řádnému zveřejnění dokumentu si rozdělme na tři základní fáze: přípravu, schvalování a zveřejnění.
V průběhu zpracování smluvního případu a zadávání dat do informačního systému se vytváří zdrojová data pro zveřejnění. Součástí zpracování smluvního vztahu je příprava a sumarizace elektronických příloh a elektronických obrazů smluv. Po zkompletování smluvního vztahu vstupujeme do fáze přípravy dat pro zveřejnění.

Její součástí je anonymizace dokumentů, pomocí které se provede vizuální „začernění“ nezveřejňovaného obsahu. Pokud dokument obsahuje i textovou vrstvu, je též inkriminovaný obsah odstraněn. Zpětná rekonstrukce redigovaných dat není možná. Například v systému GINIS se všechny tyto kroky zaznamenávají do transakčního protokolu, který zabezpečuje dostatečnou autenticitu.

Odstraněním důvěrných informací před jejich zveřejněním jsou splněny legislativní požadavky, které uvádí zákon č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv.

Na základě těchto dat jsou posléze vygenerována metadata ke zveřejnění včetně elektronického obrazu či příloh a uložena v příslušném výstupním formátu včetně elektronického obrazu a případně příloh smluvního vztahu.

Ve druhé fázi probíhá schvalování metadat, která budou dále zveřejněna. Schválení může probíhat buď manuálním způsobem anebo automaticky s využitím řízených schvalovacích procesů – v GINISu pomocí elektronické podpisové knihy.


Zvejneni_obrazovka-550.jpg
Přímo z prostředí informačního systému může být již nyní smlouva zveřejněna na úřední desku, na portál veřejné správy nebo do registru smluv na webu úřadu 


Pokud jsou dokumenty (včetně metadat) připraveny a schváleny, je možné provést jejich zveřejnění buď manuálním nebo automatickým způsobem online nebo offline způsobem na libovolné místo. Po provedení fyzického zveřejnění pomocí datové zprávy na registr smluv přijme systém odpověď z registru smluv, ze které získá identifikátor zveřejněného záznamu. Tento identifikátor se automaticky spáruje se smlouvou, ze které bylo provedeno zveřejnění. Funguje tak jako potvrzení, že  všechno proběhlo v pořádku: smlouva je zveřejněna, a tudíž je platná.
 

David Brychta
 

Zprávy GORDIC

Zobrazení dle typu:
  • Aktualizace software
  • Metodologie
  • Zprávy vlastní
  • Zprávy cizí
  • Řešení
Potvrdit výběr