Věříme v jiný způsob řízení
567 309 136

Český telekomunikační úřad předal dokumenty do Národního digitálního archivu

Český telekomunikační úřad jako jeden z prvních provedl rutinní skartační řízení v systému GINIS a předal vybrané elektronické dokumenty, zatím fakticky pouze metadata, k uložení do národního digitálního archivu (NDA).
Pro tvorbu skartačních návrhů, tvorbu SIP balíčků, automatickou komunikaci s NDA a celkově pro řádné ukončení životního cyklu dokumentů ČTÚ využil nástroj Elektronické skartační řízení (ESR) systému GINIS s podporou dalších modulů (SUD, RAK a PAR).

Český telekomunikační úřad je jedním z prvních v zemi, který řádným způsobem předal ze svého elektronického systému spisové služby elektronické dokumenty k archivaci. Čemu vděčíte za to, že jste byli tak rychlí a stali se v tomto směru jedním z průkopníků?

Elektronický systém spisové služby byl na ČTÚ zaveden v roce 2004, ale řádný výkon spisové služby zde má svoji tradici, dbáme na řádnou evidenci a správu dokumentů v průběhu jejich celého životního cyklu. To je komplikováno enormním množstvím podání, které ČTÚ ročně – většinou ve správním řízení – zpracovává. Když k tomu připočteme dlouhé skartační lhůty (obvykle přes 10 let), musíme zajistit řádné vyřazení nejen dokumentů, ale i jejich metadat.

Mimochodem i metadata v systému obsahují osobní údaje, takže řádné zakončení životního cyklu dokumentů v systému je s ohledem na nařízení GDPR nutností. Proto jsme včas konzultovali problematiku jak s dodavatelem, firmou Gordic, tak s Národním archivem.

Cesky_telekomunikacni_urad.jpg
Český telekomunikační úřad

Jak moc byla příprava elektronických dokumentů k archivaci časově či procesně náročná?

Tím, že jsme, jak říkáte průkopníky, příprava samozřejmě časově náročná byla a neobešla se bez problémů. Ty se postupně podařilo odstraňovat, ale zároveň se objevovaly. Je to způsobeno také tím, že pracujeme s daty, které byly pořízeny ještě před účinností dnes platné legislativy.

To je daň za to „průkopnictví“. Zatím všechny dokumenty nebo jejich metadata, které byly zařazeny do elektronického skartačního řízení podléhají úlevám stanoveným Národním archivem. Jsou například minimalizována povinná metadata nutná k vytvoření SIP balíčku, komponenty není nutné převádět do výstupních datových formátů.

Týká se to jen dokumentů vyřízených a uzavřených do 31.7.2012. Proto bude důležité při vyřízení a uzavření spisů, aby byly nastaveny veškeré kontroly dle národního standardu pro elektronické systémy spisové služby a vyhlášky č. 259/2012 Sb. a elektronické dokumenty byly již ve výstupním formátu.  V současné době již máme ve spisovně kolem 5200 dokumentů s rokem zařazení do skartačního řízení 2017, které musí být uvedeny do souladu s legislativou. Jsou upravovány v modulu  SUD, RAK a PAR.

V aktuálním skartačním řízení jsme vyřadili 1905 SIP. Z nich bylo pět nástroji národního digitálního archivu odmítnuto jako nevalidní a byla nutná jejich oprava. Národnímu archivu jsme předali celkem 103 písemností v listinné podobě a jejich metadata v podobě digitální.

Celý rozhovor vyjde v podzimním čísle časopisu Gorinfo.
 

Zprávy GORDIC

Zobrazení dle typu:
  • Aktualizace software
  • Metodologie
  • Zprávy vlastní
  • Zprávy cizí
  • Řešení
Potvrdit výběr