Věříme v jiný způsob řízení
567 309 136

Pardubický kraj: Elektronizace zdokonaluje jednání samosprávy

Podle statistiky Organizace spojených národů (2016) skončila Česká republika v hodnocení eGovernmentu na padesátém místě ve světě. Jak přispět ke zlepšení zmíněného stavu, ukazuje i zkušenost Krajského úřadu Pardubického kraje.
Padesáte místo ve světě znamená sice postup o tři místa, k výraznějšímu úspěchu je ovšem třeba hledat inspiraci, jakými konkrétními kroky přiblížit veřejnou správu rytmu doby. Krajský úřad Pardubického kraje přispívá k procesům elektronizace mimo jiné také vedením agendy z jednání rady a zastupitelstva Pardubického kraje. 

Kompletní dokumentace jednání samosprávy připravovaná v modulu GINIS-Usnesení umožnila již v předminulém volebním období nabídnout zastupitelům elektronická média (CD, DVD), jejichž prostřednictvím obdrželi podklady pro jednání. Určitá doba paralelní nabídky listinné a elektronické podoby dala jednoznačně za pravdu efektivitě moderních technologií. Pro archivní účely se však i nadále zakládala listinná podoba dokumentu s fyzickými podpisy. V souvislosti s rozvojem elektronických podpisů v řadě oblastí našeho života začala být zvažována myšlenka, zda by tento nový přístup mohl být využit i při přípravě zpráv pro jednání rady a zastupitelstva. Ve spolupráci s firmou GORDIC tak začal být usilovně promyšlen přístup, metodika i praktická realizace takového záměru. Výzva to byla vzrušující, protože cesta byla neprošlapaná a partnerů k výměně zkušeností minimum. 


egov.jpg

Východiskem projektu se stala určitá analogie s dosavadní praxí, která již měla svůj zavedený rytmus. Ten se odvíjí od záměru předložit samosprávě materiál k projednání přes jeho konzultaci, odůvodnění a doložení určitými přílohami až k formulaci usnesení, vyjádření odpovědných osob, jejich podpisům a odevzdání zprávy k distribuci členům samosprávy prostřednictvím organizačního oddělení. Technologickým jádrem projektu bylo zavedení mechanismu elektronického potvrzení souhlasu konzultanta, zpracovatele a předkladatele zprávy, provázání s modulem elektronické podpisové knihy a grafické zobrazení tohoto schválení v podobě piktogramu na titulním listě zprávy. Toto technické řešení chtělo být silné a přesvědčivé především svou efektivitou a úsporou času: nejen při zajišťování podpisů, ale i při dynamické výměně informací v různých etapách tvorby dokumentů.  

Technologická precizace jednotlivých kroků byla analogicky vyvozena ze standardních zavedených postupů. U každé zprávy v modulu GINIS-Usnesení je založen okruh zainteresovaných osob: konzultant, zpracovatel, předkladatel. Schvalovací proces spouští autor zprávy, respektive jakákoliv osoba v přístupu k této zprávě. Po spuštění schvalování dostává první okruh osob (konzultant a zpracovatel) prostřednictvím elektronické pošty avízo o tom, že je pro něj připraven v elektronické podpisové knize dokument ke schválení. 

Současně vzniká elektronický obraz takové zprávy včetně příloh, který je k dispozici v podpisové knize k prostudování a k následnému vyjádření. Pokud v této fázi některá z osob vyzvaných ke schválení nesouhlasí, případně chce zprávu ještě doplnit či pozměnit, může schvalovací proces zastavit. V takovém případě ti, kteří již zprávu podepsali, obdrží elektronickou notifikaci o zastavení schvalování. Zpráva je doplněna a procedura se znovu spustí. Poté, co ke zprávě připojí podpisy všechny osoby prvního okruhu, dostává se výzva k podpisu elektronickou poštou k předkladateli. Při jednotlivých podpisech dostává autor zprávy, respektive ten, kdo proces spustil, mailovou informaci o tom, kdo již podepsal. Má tedy okamžitý přehled o stavu schvalování daného dokumentu.

Souhlas, nesouhlas či výhrada jakéhokoliv zúčastněného pracovníka mohou být ve velmi krátkém čase avizovány všem zúčastněným osobám. Historie záznamů celé procedury zaznamenává jejich vstupy v procesu tvorby zprávy, o dokončení schvalovacího procesu je autor zprávy elektronicky informován v okamžiku podpisu poslední osoby. Po uzávěrce vkládání a podepisování zpráv se z modulu     GINIS-Usnesení generuje komplet v přehledné adresářové struktuře, která je pro zastupitele zveřejněna na portálu elektronické distribuce dokumentů Pardubického kraje. Pokud při jednání samosprávy kraje dojde v předložených materiálech k nějaké změně, upravuje danou zprávu zpracovatelský odbor v modulu. 

Organizační oddělení po zasedání a případných následných úpravách generuje strukturu zpráv v plném znění, kterou zveřejňuje všem zastupitelům jako finální verzi vzešlou z projednávání. 

Elektronizací dokumentů a schvalovacího procesu v materiálech připravovaných na jednání samosprávy učinil Krajský úřad Pardubického kraje podstatný krok v modernizaci svých vnitřních administrativních mechanismů a jistě tím může přispět i ke zlepšení hodnocení eGovernmentu v České republice.


PaeDr. Mgr. Libor Nekvinda
Pracovník Krajského úřadu Pardubického kraje

převzato z: VEŘEJNÁ SPRÁVA 20/2017

Zprávy GORDIC

Zobrazení dle typu:
  • Aktualizace software
  • Metodologie
  • Zprávy vlastní
  • Zprávy cizí
  • Řešení
Potvrdit výběr