Věříme v jiný způsob řízení
567 309 136

Praha 5 se stala průkopníkem v propojení Spisové služby GINIS a Hybridní pošty

Městská část Praha 5 se stala průkopníkem v propojení systému Spisové služby GINIS a Hybridní pošty – PostServis od České pošty. Někdo by v tuto chvíli možná mávnul rukou s průpovídkou ve smyslu: „Takové haló z propojení pár jedniček a nul“. Nenechte se však mýlit! Zmíněné řešení má pro Městskou část Praha 5 zásadní pozitivní dopady. Díky hromadnému vyřizování korespondence tak jenom v agendě přestupků na úseku zón placeného stání odpadnou městské části nejen dosavadní náklady na obálky, tisk, poštovné, prostory, ale především nutnost vytvoření 20 nových pracovních míst. Právě tolik by, dle vedoucí Oddělení informačních a komunikačních technologií Bc. Petry Tesařové, setrvání u analogového řešení výzev vyžadovalo.
Paní Tesařová, jak jste se dověděla o hybridní poště a co vás (MČ Praha 5) vedlo k jejímu využití?
Informace se ke mně dostala při řešení přestupků na úseku zón placeného stání. Tato kompetence nám byla svěřena v rámci změny statutu hlavního města Prahy zhruba před rokem. Na nás bylo najít řešení, jakým způsobem zvládnout tak velký nápor na administraci přestupků, které do té doby řešil magistrát. Ten má, stejně jako my, spisovou službu GINIS a využívá služeb hybridní pošty, i když nasazené jiným způsobem, který byl pro městskou část nepoužitelný. Nicméně jsme tím získali informaci o tom, že takové řešení existuje a všem bylo jasné, jakým směrem se máme vydat.

Pro jakou agendu bylo propojení GINIS a hybridní pošty nejvhodnější?
Jednoznačně pro již zmíněné přestupky na úseku zón placeného stání. Zde se aktuálně pohybujeme průměrně okolo 200 přestupků za den. Výrazně více jich musel systém zpracovat v úplném počátku, kdy se nám během rozjíždění celého projektu nahromadily. Ani tento úvodní nápor však nezpůsobil potíže.

Jakožto IT odbornice vidíte do struktur systému hlouběji než většina uživatelů. Naplnily výsledky projektu vaše očekávání?
Jednoznačně ano. Bylo to nepochybně správné rozhodnutí. Nejen personální úspory, ale i snížení chybovosti a úspory provozní i časové jsou obrovským kladem projektu.

IMG_2108.jpg

Popsala byste nám, prosím, stručně průběh implementace?
Projekt byl specifický tím, že se týkal tří různých dodavatelů výrazně odlišných služeb. Sladění bylo tedy alfou i omegou celé implementace. Spisovou službu GINIS od společnosti GORDIC bylo nutné napojit na zpracovatele agendy přestupků Marbes consulting, taktéž se specifickým rozhraním, a celý výstup doladit pro možnost propojení s PostServisem České pošty. Docíleno bylo toho, že správné informace propadaly do správných polí systému GINIS i kolonek v samotných výzvách a tištěných dokumentech. Byli jsme první, kdo se o toto propojení pokusil, šlo tedy o cestu neprobádanou, naštěstí však vedla k úspěšnému cíli.

Jak dlouho trvalo pracovníkům úřadu naučit se využívat nové možnosti propojení systému GINIS a Hybridní pošty – PostServis?
Oni změnu téměř nepoznají, pouze jim ubyl velký kus práce s tiskem obálek a odbavením analogových dokumentů. Nyní pouze vyrobí výzvu a systém ověří, jestli je příjemce vlastníkem datové schránky. Pokud jím je, výzva odejde datovou schránkou, pokud ne, propadne výzva do dávky, kde jsou sbírány údaje pro hybridní poštu. Nutnost jakéhokoliv učení tak nebyla nutná.

Jaké byly reakce ze strany pracovníků na nové možnosti?
Rozhodně pozitivní. Bez nutnosti absorbovat nové návyky a změny jim ubylo mnoho práce. Obzvlášť kladné reakce se ozývají z podatelny, kde pracovníci nyní necestují na poštu zatěžkáni tisíci výzev.

Jaké výhody přineslo MČ Praha 5 využití rozhraní GINIS POST?
Jednoznačně personální. Máme spočítáno, že bez tohoto řešení by na úřadu muselo působit o 20 pracovníků více, kteří by ručně vytvářeli a odesílali výzvy. Došlo tedy k obrovskému zjednodušení, značné úspoře času a zefektivnění celé agendy. Díky tomu dovedeme řešit přestupky v daných správních lhůtách.

Přejdeme-li do čistě ekonomické roviny, které provozní úspory zajištěné právě využitím hybridní pošty jsou pro vás nejvíce znatelné?
Šetříme nejen pracovní síly a náklady spojené s chybovostí díky automatickému propadávání informací v rámci rozhraní, ale i peníze za obálky, tisk a další položky spojené s papírovými dokumenty, které bylo navíc nutné fyzicky nosit na poštu a platit vyšší poštovné než při využití hybridní pošty. Nejznatelnějšími jsou ale samozřejmě úspory na pracovních silách, vybavení odboru a v neposlední řadě i umístění pro pracovníky, které by musel navíc úřad zaměstnávat pro řádnou správu této agendy.

Jsou i další místa (agendy), kde by bylo možné, dle vašeho názoru, v budoucnu zefektivnit procesy díky propojení systému GINIS s hybridní poštou?
S řešením jsou zkušenosti rozhodně dobré, proto bychom jej výhledově určitě chtěli využít i pro jiné agendy. Obdobné potíže řeší například agenda místních poplatků obnášející poplatky ze psů, hracích automatů a podobně. Aktuálně jsou výzvy řešeny v papírové podobě a rozesílány analogové dokumenty. Prostor pro významné zvýhodnění by tak hybridní pošta nalezla i zde.

GINIS bude připraven na rozšíření o doručování zásilek dle Správního řádu, jakmile Česká pošta zapracuje odesílání zásilek v souladu s připravovanou legislativou. Uvažujete o využití této nové možnosti? Jaký efekt by vám toto případné rozšíření přineslo?
Určitě uvítáme tuto možnost. Nyní pro nás hybridní pošta řeší pouze první etapu řešení přestupku, což je výzva provozovateli vozidla. Po tom, co dostaneme informace od městské policie o podezření na spáchání přestupků, vyzveme osoby identifikované jako provozovatelé vozidel a zašleme jim výzvy právě skrze hybridní poštu. Máme spočítáno, že úhrada nebo další komunikace vedoucí k úspěšnému vyřízení proběhne ve 40 % případů.

V momentu, kdy se dotyčný neozve pro další řešení nebo neuhradí stanovený poplatek, přechází celá věc do správního řízení. V tento moment již veškeré další postupy komunikace podléhají správnímu řádu, což zatím neumožňuje další využití hybridní pošty. Rozhodně se tak těšíme na možnost doručení zásilek dle Správního řádu přes hybridní poštu. Mohli bychom tak výrazně zefektivnit i zbývající fáze procesů „života“ přestupků.

Poměrně dlouho využíváte GINIS pro řešení různých agend. Jak byste zhodnotila práci v tomto systému a napadá vás nějaká vlastnost, kterou aktuálně systém neumí a vašemu úřadu by usnadnila práci nebo rozšířila možnosti?
Rozhodně nejsem odborníkem napříč systémem GINIS, zabývám se pouze Spisovou službou a napojením na externí systémy a správou rozhraní. Největší potenciál ale vidím v oblasti ekonomiky. Ekonomické moduly jsou propracované, detailní a šité na míru konkrétní organizaci nebo městské části. Ekonomika je proto pro nás stěžejní a ze svého pohledu myslím, že její pokrytí systémem GINIS je komplexní.
 

Zprávy GORDIC

Zobrazení dle typu:
  • Aktualizace software
  • Metodologie
  • Zprávy vlastní
  • Zprávy cizí
  • Řešení
Potvrdit výběr