Ty tam jsou doby, kdy byli zaměstnanci úřadů zavaleni stohy papírů a vše museli zpracovávat ručně. Stále více obcí se jim snaží práci zjednodušit, a proto pořizují systémy, které administrativu ulehčí. Například Obecní úřad Libina se rozhodl doplnit informační systém GINIS od firmy Gordic o další moduly PAM (Práce a mzdy) a PER (Personalistika).

Obec Libina používá informační systém GINIS již řadu let. Rozvoj systému zajistil kompletní propojení nejenom s účetním programem, ale také s úřady státní správy jako jsou zdravotní pojišťovny a ČSSZ.

Ale pojďme se na implementaci modulů podívat pěkně od začátku. Nejtěžší úkol nás čekal v době, kdy probíhala instalace a administrace celého systému. Museli jsme totiž určit jednotlivá pracoviště a účetní profil všech těchto úseků úřadu. Vzhledem k tomu, že Libina využívá také modul PES (Personální systemizace), bylo nezbytně nutné jasně specifikovat „Organizační strukturu úřadu“ a vše přesně zadat do systému. Tato schémata poslouží i v případě využití dalších rozšiřujících modulů, kterými jsou třeba PEH (Personální hodnocení) nebo PEV (Personální vzdělávání).

Jedním z nejdůležitějších nastavení je účtování mzdových složek, které se ze začátku neobešlo bez drobných chyb. Ty jsme ale postupně vyladili. Nejvíce časově náročnou práci ale měla před sebou referentka Zdena Zahradníková, která musela přepsat všechny pracovníky a osoby do nového systému personalistiky a následně doplnit veškeré informace do systému PAM.

Problematika mezd je velice složitá a legislativně vázaná agenda a je nezbytně nutné se v těchto změnách neustále vzdělávat. Mzdová účetní musí být také seznámena se všemi povinnostmi, které ji v jednotlivých měsících čekají a ovládat zpracování exekucí a jiných srážek ze mzdy. Celá implementace, včetně rozběhnutí systému mezd, byla úspěšně dokončena a již několikátý měsíc probíhají uzávěrky bez jakýchkoliv problémů.

Moduly PAM a PER implementovala společnost Gordic kromě Libiny také v jiných organizacích. Jaké zkušenosti s nimi mají a jak ulehčují jejich práci, jsme se zeptali ještě na Obecním úřadu Světlá Hora a na Městském úřadu Moravský Beroun.

Co vás vedlo k nákupu PAM a PER? 

Marie Nováková: „V naší organizaci jsme používali starší verzi PAM. Protože jsme nechtěli pořizovat jiný program od jiné firmy, využili jsme nabídku na pořízení PAM GINIS.“

Leona Krištofíková: „Náš dřívější program na mzdy byl už zastaralý, proto jsme uvažovali o nákupu nového. S využitím dotačního titulu jsme přistoupili ke koupi modulů, mezi kterými byl i PAM.“

Zdena Zahradníková: „Zpracování mezd nám dříve zajišťovala externí firma, což bylo pro nás velice nepraktické. Jakýkoliv požadavek jsme museli zdlouhavě řešit po telefonu. Pořízením mzdového programu se v naší organizaci scelila problematika personální a účetně mzdová.“

Jak z vašeho pohledu probíhala implementace?

Marie Nováková: „Zavádění se samozřejmě neobešlo bez malých potíží a vychytávání chyb. Všechno se ale řešilo rychle a k naší spokojenosti. O proškolení se u nás na úřadě osobně postaral Tomáš Appl.“

Leona Krištofíková: „Nastavení nebylo lehké, ale vše jsme díky vám úspěšně zvládli.“

Zdena Zahradníková: „Implementace byla náročná. Jednalo se o vkládání personálních údajů zaměstnanců a jejich správné zařazení do pracovišť, detaily pracovněprávních vztahů i platové podmínky a následně nastavení odpovídajících účetních kontací pro správné zaúčtování a promítnutí v dalších modulech GINISU. To se nám podařilo docela dobře za přispění Tomáše Appla a Jiřího Ferbínka (ASI s.r.o.).“

Jak se Vám pracuje v modulu PAM?

Marie Nováková: „Ze začátku jsem sice trochu bojovala, ale dnes se mi s modulem pracuje dobře. Výhodou je, že všechna data z PAM jsou propojena a přenášena i do ostatních modulů (UCR, BUC, FUC) a nemusím tak ručně zadávat bankovní příkazy nebo účetní doklady. Vše probíhá automaticky na několik kliknutí, což šetří můj čas.“

Leona Krištofíková: „S modulem jsem velice spokojená. Je jednoduchý na ovládání a pochopení.“

Zdena Zahradníková: „V programu pracuji více jak rok a stále ho ještě nemám do detailu prozkoumaný. Měsíční zpracování mezd zvládám čím dál tím lépe. Oceňuji přímé výstupy na OSSZ a zdravotní pojišťovny (přihlášky, odhlášky, e-neschopenky i měsíční přehledy pojistného).“