V posledních měsících uplynulého roku jste se mohli setkat s řadou informací o novele zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Počínaje 1. 2. 2022 se mezi původce, kteří jsou povinni vést elektronickou spisovou službu, řadí nově i školy. Pro splnění této povinnosti zároveň byla stanovena lhůta do konce roku 2024. Na první pohled je to dostatečně dlouhá doba. Ale je tomu opravdu tak?

Přechod na elektronické vedení spisové služby je totiž jen jednou ze změn, které školy čekají. Cílem novelizace archivního zákona totiž bylo vytvoření podmínek pro realizaci již dříve přijaté normy – Zákona o právu na digitální služby (zák. č. 12/2020 Sb.), jehož cílem je mimo jiné i převedení klasické listinné administrativy do elektronické podoby. Tento proces pak stejně jako v oblastech, kde již započal dříve, musí probíhat v souladu s požadavky řady dalších právních předpisů, upravujících zejména zpracování a ochranu referenčních a dalších osobních údajů, provoz informačních systémů veřejné správy či kybernetickou bezpečnost.

Už z tohoto letmého výčtu je zřejmé, že školy nečeká pouhá výměna listin a digitální dokumenty, tedy změna režimu evidence. Cílem legislativou definovaných změn je postupný přechod k výkonu působnosti v elektronických systémech. Tedy fakticky velmi radikální změna podoby veřejné správy, jejíž součástí jsou ve vymezeném rozsahu i školy a školská zařízení. Aby výsledkem tohoto procesu byla vyšší efektivita a pro školy to neznamenalo jen vyšší výdaje a administrativní zátěž, je zapotřebí už na počátku řešit změny koncepčně a v souvislostech.

Začít je třeba u interních procesů, jejichž podoba se v řadě případů neměnila spoustu let – a jsou již takříkajíc „zvykové“ – tedy jsou realizovány, aniž by podléhaly kritickému zhodnocení. Pokud by se měly ve stejné podobě převést do digitální podoby, mohlo by to v řadě případů vést k neřešitelným problémům či minimálně zbytečným nákladům. Nevěříte? Vezměme si typický příklad – schvalovací proces. Pedagog zpracuje nějaký návrh či žádost. Ta následně putuje na stůl vedoucímu příslušné sekce, poté k zástupci, a nakonec řediteli k rozhodnutí. V listinném světě to obvykle znamená tři podpisy připojené ke stanovisku schvalovatele – tedy klasický proces. V elektronickém světě by to znamenalo nutnost vybavit dotčené aktéry kvalifikovaným prostředkem s certifikátem – za současného připojování kvalifikovaného časového razítka ke každému podpisu. A přitom zcela zbytečně – prokazatelně schvalovat či realizovat připomínkové řízení lze v informačním systému, v daném případě v elektronické spisové službě, mnohem jednodušším způsobem – a to plně v souladu s požadavky právních předpisů.

Optimalizace procesů je nezbytná ještě z jednoho praktického důvodu. Základním předpokladem úspěšné implementace jakéhokoli informačního systému je důkladné školení a znalost postupů, které mají být v informačním systému realizovány. Pokud budou mít vaši zaměstnanci jasno v tom, jak mají v konkrétní situaci (například vyřízení žádosti o individuální studijní plán) postupovat a informační systémy (v daném případě školní IS a spisová služba) budou dobře nastaveny, je výrazně větší šance, že se potřebné úkony naučí realizovat i „elektronicky“. Naopak pokud by se měli operátoři učit zároveň nové procesy i ovládání systému, mohlo by to implementaci výrazně prodloužit a zkomplikovat. Příprava pracovních postupů odpovídajících požadavkům platné i budoucí legislativy se proto vyplatí. Mimo jiné proto, že může být i dobrým vodítkem při specifikaci funkčních požadavků zadávací dokumentace. Nebylo by nic horšího než zjistit až při zavádění pořízeného informačního systému, že v něm není možné potřebné procesy a postupy realizovat. Navíc ještě před implementací je vhodné jednotlivé procesy převést do pracovních postupů, kde jednotlivé kroky již budou propojeny s odpovídajícími obrazovkami dotčených informačních systémů – tedy i elektronické spisové služby. Cílem samozřejmě nemůže být popis všech procesů a postupů. Operátor by však měl v dokumentaci a dalších pomůckách najít jednoduché popisy základních postupů, ze kterých se proces vyřízení dokumentu týká – od příjmu, evidence, kontrol podpisů až pro oběh či schvalování. I zde platí známé rčení o učených, co nepadají z nebe.

V případě elektronické spisové služby je navíc každý původce, tedy i škola, povinen podrobnosti správy dokumentů upravit v legislativně definovaném interním předpisu – spisovém řádu. V něm by měli uživatelé najít vše, co budou ke své práci se spisovou službou potřebovat. Připravit kvalitní spisový řád proto není jednoduché a může to zabrat i řadu měsíců. A k jednotlivým částem je pak třeba se opakovaně vracet a uvádět je do souladu s novelizovanými předpisy i potřebami školy. V příštím pokračování se proto zaměříme na doporučení pro tvorbu a aktualizaci této základní pomůcky pro řádný výkon spisové služby.

Zdroj: Řízení školy