Při procházení nových funkcí informačního systému o přijímacím řízení (dále jen „DiPSy“) se nemohu zbavit dojmu, že novela školského zákona, která umožnila jeho vznik, se příliš nepovedla. Ve snaze celé řízení maximálně zjednodušit totiž autoři v zákoně definovali řadu postupů, které administrativní náročnost vedení související dokumentace spíše zvyšují.

Samotná přihláška, zejména je-li podána s využitím elektronické identifikace, je v pořádku. Problém ale nastává s jejími přílohami. U těch původní verze systému DipPSy nic neomezovala ani nekontrolovala. Tedy u řady přihlášek se místo originálů elektronických dokumentů či výstupů z autorizované konverze objevují jejich prosté fotokopie, pořízené s podporou skenerů ale i mobilních telefonů. Tedy i ve formátech, se kterými si standardní školní počítač s MS Office neporadí. Jako příklad můžeme uvést formát HEIC, do kterého se ukládají fotografie, pořízené s využitím iPhone. Pro převod takové přílohy do formátu, se kterým si poradí spisová služba (např. JPG či JPEG) sice existují konverzní nástroje, ty je však třeba pořídit a naistalovat.

S ohledem na povinnosti při správě osobních údajů se ale rozhodně vyhněte různým webovým aplikacím, které tuto funkci nabízí. Ano, fungují rychle a spolehlivě – ale co se děje s daty, která do nich pošlete, se nedozvíte. Ani to, kdo a kde takový nástroje vlastě provozuje. Při jednáních se zástupci MŠMT a CERMATu jsem proto již v loňském roce získal příslib, že do DiPSy bude doplněn vhodný nástroj na převod formátů, který tuto operaci provede ještě před zpřístupněním přihlášek ředitelům škol.

I to mohlo být dle mého názoru řešeno mnohem efektivněji a v souladu s obecným konceptem eGovernmentu. Legislativní definice DiPSy jako systému, vyňatého z působnosti předpisů, upravujících výkon spisové služby [1], v důsledku mimo jiné znemožnila automatizované odeslání podaných přihlášek do datové schránky škol, ze kterých by si tato podání byly schopny vyzvednout jak spisové služby, tak školní informační systémy za současného udržení hodnověrnosti celého procesu a standardního běhu lhůt. Vyvíjené rozhraní pro školní informační systémy, které by tuto funkčnost mělo v budoucnosti alespoň částečně nahradit, ještě v letošním roce pravděpodobně nebude k dispozici.

Za poměrně problematickou považuji i realizaci ustanovení o provádění úkonů v rámci přijímacího řízení prostřednictvím DiPSy dle § 60c školského zákona. Systém totiž aktuálně nedisponuje podporou pro ztvárnění této komunikace do dokumentu, který by bylo možné vložit do spisu. Legislativou zavedená fikce doručení v DiPSy pak pro ředitele znamená nutnost průběžně sledovat, zda k podané přihlášce nebyly dodatečně uchazečem tímto kanálem připojeny další dokumenty. Ty je pak opět nutno stáhnout a předat k evidenci do spisové služby.

I samotná skutečnost, že k podané přihlášce bude muset škola do DiPSy zapsat jednací číslo pro přihlášku a navazující pozvánku, znamená další administrativní úkony, které by při respektování standardních procesů pro integrace agendových informačních systémů a spisových služeb mohly být zajištěny automaticky a výrazně efektivněji. Lze proto předpokládat, že první rok digitalizace přijímacího řízení přinese řadu poznatků do procesních postupů DiPSy a snad i do související legislativní úpravy.

[1] Viz § 62, odst. 5) zák. č. 561/2004 Sb. 

Zdroj: Řížení školy

Autor: Vít Cvrček