Ministerstvo vnitra testuje systém, který pomocí umělé inteligence automaticky třídí příchozí dokumenty. Tento chytrý nástroj výrazně pomůže urychlit administrativní procesy a ušetří čas pracovníků podatelny. Na vývoji tohoto řešení spolupracuje i společnost Gordic.

Jak celý systém funguje a jaké jsou první výsledky, vysvětluje v rozhovoru Jakub Fiala ze společnosti Gordic.

Co přesně tento projekt řeší?

Projekt cílí na reálný problém, který veřejná správa denně řeší – obrovské množství příchozích dokumentů a omezené kapacity úředníků na podatelnách. S pomocí AI pracujeme na projektu, který podpoří automatické třídění. Výsledkem bude, že se pracovníkům výrazně uleví – už nebudou muset vše manuálně rozřazovat.

Podle analýzy Ministerstva vnitra zabere zpracování jednoho dokumentu, který přijde e-mailem, zhruba 16 kliknutí a asi minutu času. U podání přes datovou schránku je to 13 kliknutí a 1,5 minuty. A to mluvíme o jediném dokumentu. To je obrovská zátěž, kterou může AI pomoci zásadně snížit.

Jak se dokumenty nahrávají a třídí pomocí AI?

Vyvinuli jsme vlastní AI systém (AIG). Ten dokáže analyzovat příchozí dokumenty a navrhnout, kam by měly směřovat – například ke kterému odboru. Důležité je, že pracovníci mohou sami upravovat vstupy – například popisy odborů nebo logiku třídění. Systém se tedy přizpůsobuje specifickému prostředí podatelny Ministerstva vnitra a celý proces tak zůstává u zákazníka.

V praxi bude AI sloužit jako chytrý asistent – práci lidem nesebere, ale pomůže jim pracovat efektivněji a věnovat se i jiným agendám.

Zůstávají při tom všechna data uvnitř ministerstva?

Ano. Bezpečnost byla pro Ministerstvo vnitra naprosto zásadní podmínkou. Celé řešení běží uvnitř infrastruktury ministerstva, žádná data neodcházejí ven. Pracovníci mají plnou kontrolu nejen nad tím, jak systém funguje, ale mohou dokonce upravovat i samotné prompty, popisy odborů, metadata a další vstupy, kterými AI ovládají.

Jaké jsou první výsledky a kam projekt směřuje dál?

V testovací fázi jsme nasadili model GPT-4o, který zatím dosahuje úspěšnosti 81 % při správném třídění dokumentů. To je podle nás velmi slibné číslo. Ale chceme jít dál – naším cílem je minimálně 95% přesnost. Chceme toho dosáhnout pomocí optimalizace vstupů, testování modelu GPT-4.1 a tzv. fine-tuningu modelu na základě zkušeností pracovníků podatelny. Trénujeme tedy nyní pro ministerstvo jeho vlastní model, který mu zůstane, a který pak může využít i pro jiné scénáře.

Znamená to, že by podobné řešení mohly využít i jiné úřady?

Rozhodně ano. To je i jeden z našich cílů – vytvořit řešení, které se dá snadno přenést i na další úřady. Každý úřad má sice svá specifika, ale základní princip zůstává stejný: pomocí AI zjednodušit rutinní práci a umožnit lidem, aby se mohli soustředit na podstatnější agendu.