Třetího října loňského roku přijala vláda usnesení č. 630 o provedení analýzy informačních systémů pro správu dokumentů a služeb vytvářejících důvěru pro elektronické transakce ve veřejném sektoru. Co do rozsahu šlo o jednu z nejrozsáhlejších analýz stavu vedení spisové služby od přijetí zákona č. 499/2004 S., o archivnictví a spisové službě.

V digitálním světě chybí jednotný postup

V záplavě předpisů, které přímo či nepřímo výkon spisové služby ovlivňují, se ty správné cesty a postupy hledají velmi obtížně. To, co se dlouhodobě a zvykově realizuje s listinným dokumentem (například vyznačení doložky nabytí právní moci či vykonatelnosti) žel dosud není pro digitální dokumenty právními předpisy jednoznačně definováno. A je nahrazující metodiky ne vždy stačí. A to zdaleka není jediný případ nedořešené odchylnosti listinného a digitálního světa. V praxi to pak vede k tomu, že fakticky identické procesy realizuje každý původce odchylně – a ne vždy správně. Limitem je i ne vždy dostatečné personální zajištění provozu u původců. Již první výsledky potvrdily řadu předpokladů zadavatele. Někteří z původců totiž stále spisovou službu vykonávají výhradně v souladu s ustanoveními § 3 a § 63 až § 70 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Reálný rozsah legislativy, který musí původci i dodavatelé zohlednit, je nicméně výrazně širší a zahrnuje jak vybrané tuzemské právní předpisy, tak i prameny sekundárního práva Evropské unie, případně vybrané technické normy.

Cestou k nápravě budou akční plány

Výčet analýzou zjištěných nedostatků byl tak rozsáhlý, že nebylo možné nereagovat. Počátkem května tak byl vládě předložen návrh opatření zahrnující jak krátkodobé, tak střednědobé cíle. Mezi ty patří zejména příprava nového zákona upravujícího vedení spisové služby v souladu s požadavky a potřebami eGovernmentu. Ministerstvo vnitra v této souvislosti uvítalo nabídku spolupráce ICT Unie. Na přípravě nové právní úpravy se tak budou moci podílet zkušení metodici a analytici dodavatelských firem. Usnesení vlády ČR č. 332/2019 proto počítá s uložením povinnosti všem ústředním správním úřadům zpracovat akční plán rozvoje spisové služby ústředního správního úřadu a předložit ho ministerstvu vnitra k posouzení. Byť tedy usnesení neukládá přímou povinnost všem určeným původcům, přináší jasný vzkaz: v kontrolách zaměřených na vedení spisové služby se bude pokračovat. Společnost GORDIC proto nabídne svým zákazníkům podporu při zpracování akčních plánů i při aktualizaci a rozšíření elektronického systému spisové služby GINIS tak, aby splňoval jak současné, tak již dnes známé funkcionality nezbytné pro vedení plně elektronické spisové služby a realizaci řízení. I nadále pak budeme pro naše zákazníky zajišťovat informační podporu tak, aby na všechny novinky a povinnosti vyplývající z připravované nové právní úpravy byli původci připraveni včas v dostatečném rozsahu.

Vít Cvrček