Novela zákona se významně dotýká i jmenných rejstříků

2 min cteni

01.11.2019

Byť na první pohled přinesla novela § 64, odst. 5 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě (dále jen "ZOA") jen technickou změnu v rozsahu položek, které mohou být vedeny ve jmenném rejstříku, v rámci které původci přišli o možnost využívat rodné číslo, skutečnost je jiná. Novela totiž především mění způsob práce s osobními údaji a zavádí povinnost tyto údaje ověřovat (vyhl. č. 259/2012 Sb., § 25) a chránit před neoprávněným zpracováním či zneužitím (vyhl. č. 259/2012 Sb., § 8, odst. 5). Odměnou za plnění těchto povinností je pak zákonné zmocnění ke zpracování takto definovaného rozsahu osobních údajů pro všechny původce vykonávající spisovou službu.

Jmenný rejstřík tedy nově má obsahovat ověřené údaje o osobách , jejichž rozsah je vedle výčtu stanoveném v ZOA upraven i v příloze Prováděcího nařízení Komise (EU) 2015/1501 ze dne 8. září 2015.

V rámci informačního systému GINIS je jmenný rejstřík realizován jako základní datová sada ESU, která je dle požadavků zákona samostatnou funkční částí evidenční pomůcky (viz § 64, odst. 4 ZoA).

Pro řádnou funkčnost jmenného rejstříku je nezbytné, aby spisová služba veřejnoprávního původce byla napojena na základní registry a NIA. Jen tak bude možné data jmenného rejstříku v souladu s legislativou uloženou povinností ověřovat a aktualizovat. Zároveň je vhodné mít k dispozici nástroje, zaznamenávající jednotlivá zpracování osobních údajů a podporující procesy skartace dokumentů i souvisejících záznamů osobních údajů ve jmenném rejstříku a agendových sadách dat původcem na základě zákonem stanovených lhůt.

Společnost Gordic pro své zákazníky připravila metodické doporučení pro vedení jmenného rejstříku se zaměřením na plnění povinností dle zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů a Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob (GDPR). Již nyní však lze konstatovat, že samotný produkt (GINIS) je na nové legislativní povinnosti technicky připraven.