Elektronickou spisovou službu WESS (ESS) z řady GINIS Express využívají desítky úřadů již přes 10 let. Za tu dobu v ní zaevidovali již velké množství digitálních dokumentů. A ty je třeba po uplynutí skartační lhůty řádně skartovat se souhlasem Národního archivu ČR (NAČR), popř. je jeho prostřednictvím archivovat.

Jak postupovat?

Abychom s elektronickou skartací mohli začít, musíme zkontrolovat dokumenty (spisy) zda je máme správně zaevidované, zda jsou vyplněny všechny potřebné údaje a dokumenty jsou ve správném formátu předané do spisovny. Celý proces pak pokračuje přípravou skartačního návrhu, tedy vytvořením digitálního balíčku (stručný obsah, označení příslušného spisového a skartačního znaku, spisové znaky dokumentů a spisů, skartační režimy dokumentů a spisů a lokace). Takto připravené a uzavřené balíky zůstávají ve spisovně do doby skartačního řízení. Do té doby se mohou provádět evidované zápůjčky těchto dokumentů.

Před vlastní komunikací s NAČR provedeme u nahodilých SIP balíčků jejich kontrolu přes validátor SIP balíčků NAČR. V případě úspěšného testu připravené balíčky nahrajeme na portál NAČR. Na archiv zašleme již zmíněný skartační návrh, jehož přílohou je seznam SIP balíčků. Vyčkáme na rozhodnutí z archivu a přijmeme rozhodnutí v podobě XML souboru. Po importu odpovědi od NA se do dokumentů a spisů v balíčcích automaticky načtou zvolené operace skartačního řízení NA. Vygenerujeme nové SIP balíčky, tzv. přejímky (již s dokumenty a spisy obsahujícími záznamy z NAČR), které můžeme rovněž zkontrolovat přes validátor SIP. Příjemka se opět vloží na portál NAČR jako u zahájení skartačního řízení. Po obdržení skartační protokolu ve formátu XML a jeho nahrání do eSSL je možné soubory i metadata smazat.