GINIS 2021: Nová spisová služba kompletně ve webovém klientu

3 min čtení

27.01.2021

Již více než čtvrt století je platforma GINIS synonymem digitalizace veřejné správy v České republice. Kromě legislativního a metodického vývoje se systém významně posouvá kupředu i z pohledu technologického. Klíčovým milníkem v tomto procesu je v letošním roce uvolněná verze jednotného webového klienta GINIS. Od verze GINIS 2021 mohou uživatelé pracovat se svými moduly prostřednictvím webového prohlížeče. To platí zatím v plném rozsahu pro Spisovou službu GINIS, ale rychlým tempem přibývají i aplikace dalších subsystémů.

Práce, která vás bude bavit

Nový webový klient GINIS představuje celou paletu nových funkcí a možností. Změny ocení manažeři, IT pracovníci, a (po osvojení si nového rozhraní) určitě i samotní uživatelé. Novinky, se kterými se nyní v Ginisu setkají, kombinují aktuální trendy, oblíbené prvky emailových klientů (náhledy dokumentů, práce se seznamem), sociálních sítí (umístění tlačítek) i dalších populárních nástrojů. Například v rámci individuálního nastavení si uživatel jednoduše umístí do své lišty nejčastější funkce díky operaci Drag&Drop.

Na kompletní výčet novinek by jeden článek nestačil, zmíníme tak alespoň některé. Práci usnadňuje nastavitelný systém notifikací o provedeném úkonu nebo schválení. Jako uživatelé rozhodně uvítáte funkci provázání políček s číselníky, která nevyžaduje otevření dalších oken a automaticky nabízí odpovídající výsledky. Objemné soubory není nutné odesílat, pro jejich sdílení stačí kolegovi zkopírovat link.

Responzivní design znamená konec vazby na PC a monitor: aplikace se přizpůsobí dostupnému prostoru na obrazovce. Můžete tak plnohodnotně pracovat s libovolně velkým monitorem, notebookem, tabletem či mobilním telefonem. To je důležité například pro práci na homeoffice nebo na služební cestě. Významně se rozšířily i možnosti přizpůsobení uživatelského prostředí aplikace podle vašich individuálních potřeb. Naproti tomu, základní logika aplikací je stejná a ovládání jednotné, není tak problém rozšířit si záběr o práci v jiných modulech nebo zastoupit nepřítomného kolegu.

Technologický posun i vysoká bezpečnost

I pro pracovníky IT oddělení máme hned kvarteto důvodů, proč by měla být webová verze něčím, na co se lze těšit. Fakt, že nástroj otevíráte ve webovém prohlížeči, nic neubírá na bezpečnosti práce s platformou. Protokol https, vícevrstvá architektura, šifrovaná komunikace – to je jen stručný výčet bezpečnostních prvků. Dále není třeba instalace na jednotlivé počítače uživatelů, IT pracovník se tedy nemusí zabývat kompatibilitou a hardwarovými a softwarovými specifiky jednotlivých stanic. K práci lze využít i notebooky a mobilní zařízení s operačními systémy Android či iOS. Třetím kladem je možnost provozu v bezpečném cloudu bez nutnosti využívat technologie přístupu ke vzdálené ploše (RDP). Díky cloudu IT nemusí tak intenzivně řešit výpočetní kapacitu hardware ani jeho obměnu. Výčet přínosů pak uzavírá jednodušší instalace nových verzí a administrace uživatelů.

Žádné poplatky navíc

Zastáváte-li některou z manažerských pozic úřadu, získáte s webovou aplikací GINIS nástroj pro řízenou elektronizaci organizace – od všestranné komunikace přes notifikace neobvyklých stavů až po nastavitelný grafický přehled (dashboard) s klíčovými indikátory výkonu. Stejně jako vaši podřízení můžete pracovat z libovolného zařízení i na služebních cestách nebo při pobytu na homeoffice. O snazší zastupitelnosti pracovníků už byla řeč – díky stejné logice aplikací je zaškolení zástupu jednoduché.

Z pohledu očekávaného tlaku na rozpočty je dobrou zprávou, že novou verzi i se všemi zmíněnými výhodami získáte v rámci maintenance. Nemusíte se obávat žádných nových licenčních poplatků, s přechodem na novou verzi vás z tohoto pohledu žádná změna nečeká. S ohledem na plynulý nástup nové technologie však bude nutné počítat s jednorázovým zaškolením vašich pracovníků. Školící materiály jsou připraveny jak pro distanční formu, tak (jakmile to pandemická situace dovolí) pro formu prezenční.

Průkopníkům patří poděkování

Nový webový klient prošel v uplynulém období testovacím provozem na vybraných organizacích. Řada uživatelů se nechala slyšet, že i přes prvotní obavy by se již k předešlé verzi nevracela. Pracovníci oceňují nejen zmíněnou přehlednost a responzivitu, ale například i zobrazování seznamu dokumentů současně s náhledem, lištu pro připnutí tlačítek s využívanými funkcemi nebo dostupné tutoriály a další videa, která změny oproti předešlým verzím přehledně objasňují.

Samozřejmě, jako u každé novinky se vyskytly i porodní bolesti. Velké poděkování tak patří institucím a uživatelům spisové služby, kteří měli tu odvahu a pomohli nám tyto první těžkosti překonat a doladit webového klienta do současné podoby. Ostatně něco málo se naučit vyžadoval i přechod z telegrafu na telefon, z dopisů na e-maily nebo z tlačítkových mobilů na dotykové. A málokomu z nás by se dnes chtělo dělat kroky zpět.