Spisová služba GINIS pro školy v cloudu MS Azure

4 min čtení

21.04.2021

Prožíváme těžké období pandemie, která je mj. zkouškou naší trpělivosti, odolnosti a flexibility. A to nejen naší osobní. Je i testem fungování našeho státu a veřejných institucí obecně. Z pohledu ICT je tento čas obdobím, kdy se řada věcí skokově posunula dopředu. Digitální komunikace, online meetingy, sdílení dokumentů nebo webináře se staly samozřejmostí.

Nová legislativní povinnost pro školy

Mezi segmenty, které lockdown ovlivnil nejvíce, patří školství. Po jarním rozkoukávání se ve většině případů dokázali učitelé i žáci adaptovat na online výuku, a i jejich IT dovednosti zaznamenaly výrazný progres. Další, již samozřejmě méně dramatickou záležitost, kterou budou muset školy v nejbližší době řešit, je oblast správy dokumentů. Podle právě projednávaného zákona o elektronizací postupů orgánů veřejné moci, známého více pod zkratkou DEPO, budou školy povinny nejpozději ke dni 31.12.2024 vést elektronickou spisovou službu. Kromě důvodů legislativních ke změně jsou i důvody ryze praktické: zvýšený počet dokumentů, zejména těch digitálních a potřeba udržet v nich pořádek.

Digitální dokumenty? Je co zlepšovat

Současná situace je v mnoha případech taková, že dokument z datové schránky či mailu ve škole vytisknou, do spisové služby (pokud existuje) se založí jen číslo jednací a dál dokumenty uchovávají v papírové podobě. Je zřejmé, že takový postup není to pravé. Vytištěné dokumenty ztrácí část své hodnoty (mj. nenávratně mizí elektronické podpisy), roste spotřeb papírů a toneru. Velmi často školám chybí napojení na CzechPoint, což v důsledku znamená nemožnost realizace konverze z moci úřední. Bez funkční elektronické spisové služby není možné realizovat ani elektronické skartační řízení a archivaci digitálních dokumentů. V řadě škol pak disponuje elektronickým podpisem jen ředitel.

V současnosti tak elektronickou spisovou službu mají většinou pouze ty školy, pro které ji pořídil jejich zřizovatel (ať už kraj nebo obec s rozšířenou působností). Ne vždy tyto spisové služby reagují dostatečně na legislativní vývoj, který byl v posledních letech v oblasti správy dokumentů skutečně překotný. Ředitelé a asistentky tak často mají k dispozici aplikaci, která nezřídka nesplňuje legislativní povinnosti a - co je horší - o jejíž smysluplnosti a využitelnosti občas pochybují i oni sami. Chybí totiž informace o legislativních povinnostech, o technologických možnostech, možnosti automatizace nejčastějších procesů i metodice výkonu spisové služby. Školy totiž nedisponují, stejně jako malé obce, žádným „odborem vnitřních věcí“, tedy pracovníky, kteří obvykle ve větších institucích na tyto věci dohlížejí. Stejně tak chybí platforma pro výměnu zkušeností.

Cloud není neznámý pojem

V něčem však mají školy přece jen náskok – jsou průkopníky v používání cloudových aplikací. Školní systémy jako Bakaláři nebo Škola online se staly standardem evidence údajů o žácích a komunikace mezi školou a rodiči. Stejně tak stále více škol využívá balík kancelářských aplikací Office jako službu v její cloudové variantě. Moderní školy volí stále častěji stejný přístup i k aplikacím ke správě svých vlastních agend: ekonomice, mzdám, personalistice a spisové službě. Výhodou je jednoduchost pořízení a provozu v podobě pravidelné platby, dostupnost 24 hodin denně včetně víkendů, přístup přes webový prohlížeč a pochopitelně vyšší bezpečnost. Ta je i při práci z domova zajištěna vícefaktorovou autentizací, tedy podobně jako u internetového bankovnictví.

Právě možnost nahlédnout do systému z domova, ujistit se o stavu věci a nemuset o problému přemýšlet do dalšího dne, je jedním z nejvíce oceňovaných přínosů ze strany uživatelů. Tou druhou je propojení aplikací. Historií je stav, kdy vedle sebe sedí dvě ekonomky a každá pracuje s aplikací jiného dodavatele, vzájemně nepropojenými. A protože o peníze jde až v první řadě, milým bonusem mohou být zvýhodněné licence pro školská zařízení.

GINIS SSD v Azure: řešení šité školám na míru

Spojením systému GINIS a prostředí Microsoft Azure vznikla unikátní cloudová služba pokrývající všechny základní potřeby současných školských zařízení. GINIS SSD 2021 je šitá na míru školám a školkám hledajícím moderní řešení, které jim umožní spravovat své dokumenty v jednoduchém a uživatelsky přívětivém prostředí. K provozu této webové aplikace potřebujete pouze internetový prohlížeč. Balíček produktů GINIS SSD v edici EDU a aplikací Microsoft 365 pokrývá všechny základní činnosti školy za zvýhodněných podmínek. V kombinaci s nejmodernější cloudovou technologií Windows Virtual Desktop. přináší uživateli navíc vyšší dostupnost a bezpečnost prostředí Microsoft Azure.

Spisová služba GINIS SSD je integrované na školní informační systémy společnosti BAKALÁŘI software. Výhodou tohoto řešení je vedle centrální správy všech dokumentů, spojených s činností školy i centralizovaná správa osobních údajů o žácích a jejich zákonných zástupcích ve jmenném rejstříku spisové služby. To následně umožňuje evidovat jednotlivá zpracování těchto údajů a tím dává školám nástroj, nezbytný k reálnému plnění povinností, stanovených unijním nařízením o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů, známému jako GDPR. Na spisovou službu je rovněž možné napojit i další informační systémy (zejména ekonomický, personální a mzdový) a v důsledku tak zajistit centralizovanou správu dokumentů v souladu s platnou právní úpravou.

Co znamená provoz GINIS SSD v cloudu MS Azure

  • - Jednoduchost - jednoduchá smlouva, pravidelná čtvrtletní platba
  • - Splněná legislativa - každý rok nová metodika spisové služby
  • - Práce z domova - vše dostupné 24 hodin denně
  • - Sdílení dat - společná databáze, současné úpravy dokumentů
  • - Finanční úspory - nižší náklady na IT, zvýhodněná cena licence či služby (EDU edice)
  • - Moderní kancelář - emaily, kalendáře, volání, chat dostupné odkudkoliv

Blížící se nové legislativní povinnosti tak pro některá školská zařízení mohou být nemilou zprávou. Každá hrozba však může být současně příležitostí. Tato je šancí posunout správu dokumentů na současný obecný standard, zkonsolidovat svoje softwarové vybavení a stejně jako kancelářské aplikace a školský systém provozovat svoje agendy v jednotném systému a bezpečně v cloudu. Je přece fajn mít o jednu starost méně.

Pokud uvažujete o využívání Cloudové spisové služby pro svou školu, nenechte si ujít bezplatný webinář. Proběhne 12. května a vystoupí na něm erudovaní odborníci společnosti Gordic a Microsoft.

Pro více informací nás kontaktujte: edu@gordic.cz