Administrativa a podepisování dokumentů mohou být pro manažery časově náročnou rutinou. Generální ředitel společnosti Gordic, Jaromír Řezáč, si ale řekl dost a rozhodl se tento proces zefektivnit.

„Dříve jsem podepisoval bez nadsázky štosy papírových dokumentů, často jsem je ani nestačil přečíst,“ popisuje. A když přišla digitalizace, situace se zprvu nezlepšila „Žádná úspora, naopak dlouhé proklikávání. Digitalizace s antiefektem,“ dodává.

Řešení se ale nakonec našlo tam, kde by to mnozí možná nečekali, uvnitř firmy. Spolupráce s vlastním sekretariátem vedla ke vzniku nástroje, který dnes výrazně zrychluje rozhodování: Manažerský semafor.

Tento nástroj využívá barevné označení dokumentů v závislosti na míře rizika. Označení žádosti provádí zadavatel podle předem stanovené metodiky, kterou lze každému zákazníkovi přizpůsobit. Každá barva představuje určitou úroveň rizika. Vedoucí pracovník poté na základě označení postupuje při jejich vyřizování. Zelené žádosti může podepisovat/vyřizovat hromadně, žluté a červené kontroluje a podepisuje jednotlivě.

Červená: Označuje rizikové žádosti, které vyžadují zvláštní pozornost a pečlivou kontrolu.

Žlutá: Značí střední riziko.

Zelená: Indikuje nízké riziko a označuje již zkontrolované žádosti.

Pořadí a význam barev je možné na přání upravit. Díky této inovaci dnes nejen generální ředitel, ale i ostatní manažeři v Gordicu podepisují dokumenty efektivněji, což přispívá k celkovému zrychlení rozhodovacích procesů ve firmě.

Více informací od Jaromíra Řezáče o Manažerském semaforu naleznete ve videu.