Město Boskovice stálo před výzvou: jak občanům zpřístupnit vzdálené elektronické podepisování dokumentů i z mobilních zařízení. Cílem bylo umožnit tzv. fikci podpisu bez nutnosti využívání tokenu jako úložiště certifikátu pro kvalifikovaný elektronický podpis. Tento krok měl představovat další fází digitalizace veřejné správy a zjednodušit komunikaci s občany a organizacemi.

Východisko: tokeny a omezení mobilních zařízení

Dříve se při kvalifikovaném elektronickém podepisování využívaly především tokeny – hardwarová zařízení, která slouží jako úložiště certifikátu. Ta však podporuje pouze operační systém Windows, což výrazně omezovalo možnosti podepisování z mobilních telefonů či tabletů.

Privátní klíče certifikátu nelze jednoduše nainstalovat na mobilní zařízení, pokud mají být uchovány na zaručeném prostředku. Město proto hledalo cestu, jak tuto překážku překonat a rozšířit dostupnost služby i na jiná zařízení.

Řešení: vzdálené podepisování bez potřeby hardwaru

Boskovice zvolily moderní a bezpečné řešení v podobě vzdáleného elektronického podepisování. Využily přitom platformu GINIS od společnosti Gordic, ve které je integrováno i řešení vzdáleného elektronického podepisování od firmy Software602.

Dosavadní řešení nutilo uživatele využívat hardware, u něhož je možné použití tokenů nebo čipových karet jako nosičů certifikátu pro elektronický podpis. To ale přinášelo celou řadu komplikací – od nutnosti přidělování práv, přes řešení ztraceného nebo zapomenutého tokenu nebo čipové karty. Pro občany pak bylo mnohdy problematické a omezující zřizování elektronického podpisu, nutnost instalace doplňku pro internetový prohlížeč apod.

Díky responzivnímu rozhraní webového klienta platformy GINIS je nyní služba dostupná nejen z prostředí úřadu, ale odkudkoliv s připojeném k internetu. Dalším přístupovým kanálem je Gordic portál občana, který je plně responzivní a umožňuje občanům jeho využití bez ohledu na používaný hardware. Zapracovaná možnost využití fikce podpisu zároveň umožňuje používat zařízení, na kterých není instalován elektronický podpis ani potřebné softwarové doplňky.

„Vlastní implementace mobilního řešení i fikce podpisu bylo v podstatě velmi jednoduché, neboť plně využívá dříve zavedené principy, metodiku i postupy informačních systémů města jako je elektronická spisová služba, ekonomické agendy, elektronický oběh dokumentů, evidence smluv, portálu občana atd. Tím dochází k výraznému zhodnocení dříve realizovaných investic, zvýšení komfortu pracovníků, urychlení a modernizaci procesů,“ říká Petr Novák, informatik z odboru kanceláře tajemníka MěÚ Boskovice.

Přínos pro občany i úřad

Zavedené řešení se pozitivně promítlo do každodenního chodu úřadu i dostupnosti služeb pro veřejnost. Uživatelé se přihlašují přímo do systému GINIS, kde mají dle přidělených práv přístup ke všem potřebným funkcím. Certifikáty jsou centrálně spravovány, jejich obnova je automatická a případná blokace možná ihned. Celý systém se podařilo implementovat během jednoho měsíce. Zpočátku ho zajišťovali dva pracovníci úřadu, nyní ho spravuje pouze jeden. O úspěšnosti vypovídá i vysoký zájem – za první rok fungování bylo uskutečněno více než 20 tisíc vzdálených podpisů, téměř 10 tisíc pečetí a vystaveno přes 95 tisíc časových razítek.

Hlavní přínosy:

• Vyřízení agendy i z mobilního zařízení

• Možnost potvrzení úkonu bez nutnosti tokenu

• Splnění legislativních požadavků

• Centrální správa a vyšší bezpečnost

• Ekonomicky výhodný provoz

• Jednoduché přidělování a odebírání oprávnění

• Možnost podání dokumentů občanem s využitím fikce podpisu

Boskovice tak rozšířily možnosti digitální komunikace a přiblížily veřejnou správu občanům. Vzdálené podepisování se stalo běžnou součástí moderního úřadu – jednoduše, bezpečně a odkudkoliv.