V době, kdy se téma digitalizace veřejné správy často spojuje především s velkými městy, se obec Srnojedy stala přesvědčivým důkazem, že i malý úřad může fungovat efektivně, moderně a digitálně. Obec dlouhodobě spolupracuje se společností GORDIC, a díky tomu dokázala postupně elektronizovat většinu svých klíčových agend. Z obce s necelou osmistovkou obyvatel je tak dnes ukázkový příklad digitalizace v praxi.

O konkrétních krocích, přínosech i překážkách jsme si povídali s Pavlou Zaifertovou, administrativní pracovnicí obecního úřadu Srnojedy.

Co vás vedlo k tomu začít s digitalizací úřadu?

Na úřadě pracují dva zaměstnanci na hlavní pracovní poměr (místostarosta a administrativní pracovnice), proto bylo potřeba zautomatizovat každodenní pracovní procesy a nahradit ruční evidenci v excelu, která byla nejen zdlouhavá, ale i z pohledu ochrany osobních údajů nevyhovující. Chtěli jsme pracovat rychleji, přehledněji a bezpečněji.

Které oblasti jste řešili jako první?

Začali jsme s tím, co jsme už používali – tedy s ekonomickými programy od Gordicu. Ty jsme převedli na moderní řadu GINIS Express SQL, což nám umožnilo širší využití funkcionalit, lepší provázanost modulů a rozdělení práce mezi pracovnici úřadu na pozici podatelny a externí účetní obce. Poté jsme přidávali další agendy podle toho, co nás nejvíc zatěžovalo.

Co všechno dnes spravujete elektronicky?

Produkty firmy Gordic využíváme již 20 let. Začínali jsme s moduly Účetnictví a rozpočet, Evidence majetku, Kniha došlých faktur, Kniha odeslaných faktur, Pokladna a Registr obyvatel. V roce 2022 jsme se kvůli digitalizaci rozhodli rozšířit portfolio produktů o další programy. Konkrétně se jednalo o Daně, dávky, poplatky. Tento nástroj nám zajistil evidenci poplatníků za svoz komunálního odpadu, evidenci poplatníků za psa a evidence pronájmů. Došlo k propojení s modulem Registr obyvatel a Pokladna, kam se automaticky zapisují úhrady. Dále jsme začali využívat elektronickou spisovou službu s propojením na datové schránky a mailovou poštu.

Současně jsme pořídili modul Legalizace, vidimace, což nám přineslo možnost elegantního tisku ověřovací doložky jak na ověřované listiny, tak do Ověřovací knihy. Také jsme se rozhodli vyměnit původní mzdový systém, který již nesplňoval všechny legislativní požadavky, které v této agendě nabývají častých změn, pořídili jsme modul Práce a mzdy pro dvacet pracovně-právních vztahů.

Byli jste na jednotlivé moduly proškoleni?

Součástí dodávky bylo individuální školení u nás na místě. Důležitá byla i osobní asistence, aby byl přechod co nejplynulejší. Dnes se dál vzděláváme na kurzech a webinářích – například ty od Pardubického kraje nebo Gordicu jsou pro nás opravdu přínosné.

V čem vám digitalizace konkrétně pomohla?

Elektronická spisová služba zefektivnila práci s doručenými dokumenty do datové schránky či mailu. Dřív jsme každý elektronický dokument museli převádět přes CzechPOINT, tisknout a zakládat. Nyní díky elektronické spisové službě máme dokumenty zařazeny do spisu, kde jsou všechny přílohy dostupné příslušným pracovníkům obecního úřadu. Oceňujeme také možnost snadného a rychlého vyhledávání.

To zní jako výrazný pokrok…

Ano. A právě díky této systematické práci jsme loni zvítězili v soutěži Egovernment The Best v kategorii obcí. Ale to pro nás nebyl cíl – ocenění přišlo jako potvrzení toho, že jsme se vydali správnou cestou. Důležité je, že to skutečně funguje a že se toho nemusí bát ani malé obce. Máme z toho dobrý pocit, protože fungujeme efektivněji a rychleji a lépe můžeme sloužit všem občanům.

Co byste vzkázali ostatním obcím, které váhají?

Nebojte se toho. Všechno se dá zvládnout krok za krokem. Je přirozené mít zpočátku obavy, ale výsledky stojí za to. Dnes už si nedokážeme představit fungování úřadu bez digitálních nástrojů. A když se něco povede, můžete inspirovat i sousední obce – jako my teď.

Obec Srnojedy je důkazem, že i malý úřad může být efektivní, profesionální a otevřený moderním řešením.