V kulisách mikulovského zámku se opět sešli všichni, kterým leží na srdci digitalizace státu. A Gordic pochopitelně nemohl chybět. Bylo nám ctí být tradičním partnerem akce a potkat všechny tváře známé i neznámé, všechna setkání byla přátelská a inspirativní.

V průběhu konference v hlavním sále vystoupil Ladislav Mazač, ředitel odboru Strategický projektový management, s prezentací na téma: Co čeká spisové služby v roce 2026 z pohledu dodavatele. Ve své řeči poukázal na technický pohled na spisovou službu, ale i inspirativní paralely, ukazující, jak zásadní roli spisová služba hraje v moderní organizaci.

GINIS jako páteřní systém digitalizace

Platforma GINIS, je postavena na více než třicetileté zkušenosti a nabízí komplexní řešení nejen pro veřejný sektor. Platforma je dostupná jak v on-premise, tak cloud variantě, a jeho standardizované zabezpečené rozhraní umožňuje rozšiřování pomocí tzv. kompozitních aplikací, které mohou vyvíjet certifikovaní partneři v rámci programu GPP, tj. Gordic partnerského programu, ale další dodavatelé třetích stran Spisová služba je zde vnímána jako páteřní informační systém, stěžejní pro digitalizaci, který zajišťuje komunikaci s tzv. eGOV systémy jako jsou například základní registry, datové schránky, registr smluv atd.

Legislativa – řez obratlem

Ladislav Mazač přirovnal legislativní rámec dotýkající se Spisových služeb k řezu obratlem –na tomto příkladu demonstroval, že provoz Spisové služby není v dnešní době regulován pouze zákonem o archivnictví a spisové službě, ale že je zde celá řada dalších regulací, které na spisovou službu mají dopad. GDPR, zákon o kybernetické bezpečnosti, cloud computing a další normy. Tyto požadavky kladou vysoké nároky na provoz Spisové služby.

Atestace spisové služby: krok vpřed

Gordic jako první podal žádost o atestaci spisové služby, dne 25. června 2025. Materiál, čítající přes 1200 stran, bude posuzován Českou agenturou pro standardizaci a výsledky se očekávají do konce letošního roku. Pro veřejnoprávní původce to znamená nutnost aktivní komunikace s dodavateli, seznámení se s novou legislativou a přípravu na změny s nasazením atestované Spisové služby – od revize spisového řádu po školení uživatelů.

Trendy, které nelze ignorovat

Dále Ladislav Mazač upozornil na několik klíčových trendů:

• Cloudové služby: GINIS je zapsán v katalogu cloud computingu v bezpečnostní úrovni 3;

• Hybridní konverzní pošta: Úspora času díky digitalizaci procesu odesílání dokumentů, autorizované konverzi atd;

• AI a machine learning: Integrace do spisové služby pro automatizované zpracování dat;

• Portál občana a design GOV.cz: Důraz na uživatelskou přívětivost a propojení s dalšími systémy;

• Standardizovaná rozhraní: Automatizace a bezpečnost při integraci agendových systémů.

Co můžete udělat už teď?

Není radno podcenit přípravu. Ladislav Mazač doporučil kroky, které lze realizovat bez odkladu:

• Zařazovat dokumenty do spisu, provádět skartaci;

• Upravit spisový řád a plán;

• Připravit migrační schémata;

• Zajistit soulad s národním standardem;

• Školit uživatele.

Spisová služba není jen technický nástroj – je to páteř digitalizace. Atestace, nové legislativní požadavky a technologické trendy mění její podobu. Dodavatelé jako Gordic jsou připraveni pomoci s přechodem na nové standardy a jak říká Mazač: „Nejste na to sami.“