Elektronická podpisová kniha (EPK) od společnosti Gordic se stala nepostradatelným prvkem moderního řízení dokumentů na Ministerstvu zdravotnictví. Urychluje schvalovací procesy, posiluje bezpečnost a podporuje efektivní digitalizaci úřadu. Díky intuitivnímu uživatelskému rozhraní se její používání rychle rozšířilo a v průběhu uplynulých šesti let se EPK osvědčil jako spolehlivý nástroj pro digitální oběh dokumentů.

Ministerstvo zdravotnictví využívá Elektronickou podpisovou knihu v rámci elektronického systému spisové služby GINIS (eSSL), který je standardem pro vedení spisové služby v resortu. EPK umožňuje oprávněným uživatelům digitálně posuzovat, schvalovat, podepisovat nebo zamítat dokumenty, a to individuálně i hromadně. V případě zamítnutí dokumentu může uživatel připojit své vyjádření a vrátit dokument autorovi k dopracování či dalšímu postupu.

Podle Daniely Kobilkové, ředitelky odboru Kancelář ministra, se systém stal důležitým nástrojem, bez kterého si dnes úřad běžný provoz těžko dokáže představit. „Díky intuitivnímu uživatelskému rozhraní se používání modulu rychle rozšířilo. V průběhu uplynulých šesti let se EPK osvědčila jako klíčový a spolehlivý nástroj pro digitalizaci oběhu dokumentů úřadu.“

V roce 2019 ministerstvo rozšířilo počet licencí na padesát, čímž se EPK otevřela všem vedoucím zaměstnancům. Tím se stala plnohodnotnou součástí interních postupů na všech úrovních řízení.

„Vedoucí zaměstnanci jednoduše disponují vzdáleným přístupem k potřebným informacím, a to nezávisle na své fyzické přítomnosti na pracovišti. Z uživatelského hlediska je rovněž přínosné, že k evidenčním kartám dokumentů v eSSL, z nichž jsou žádosti do EPK vytvářeny, včetně jejich elektronických obrazů a příloh, má oprávněný zaměstnanec přístupová práva ke čtení i editaci, a to i po vyřízení žádosti v EPK, aniž by se stal vlastníkem dokumentu,“ dodává Daniela Kobilková.

Zavedení EPK zásadně změnilo způsob, jakým na ministerstvu probíhají schvalovací procesy. Digitální prostředí nahradilo fyzický oběh listin, čímž se snížilo riziko chyb, ztrát i neoprávněného přístupu k dokumentům.

„Modul EPK se stal nepostradatelnou součástí každodenní agendy úřadu. Představuje další krok vpřed v oblasti digitalizace spisové služby. Nyní počítáme s rozšířením modulu EPK na mobilní zařízení (mobilní telefony a tablety), což dále zvýší flexibilitu a efektivitu schvalovacích procesů, zejména při práci mimo kancelář,“ doplňuje.

Elektronická podpisová kniha od společnosti Gordic nabízí funkce, které ocení jak veřejné instituce, tak soukromé organizace: 

1. Komplexní zajištění pracovních postupů při předkládání dokumentů ke schválení a podpisu,
2. možnost finalizace dokumentů před posouzením a schválením/zamítnutím,
3. schvalování a podepisování dokumentů včetně smluv a průvodních listů,
4. hromadné schválení/zamítnutí dokumentů nebo vrácení s komentářem,
5. dohledatelné poznámky, komentáře a jednotlivé kroky procesu díky logování,
6. integrace s dalšími moduly, 
7. klíčové funkce dostupné i v mobilní aplikaci.

Dlouhodobé využívání Elektronické podpisové knihy potvrzuje, že jde o stabilní, ověřený a efektivní nástroj pro digitalizaci schvalovacích procesů. Ministerstvo zdravotnictví tak naplňuje nejen své vlastní provozní potřeby, ale i širší strategii moderní, bezpečné a transparentní státní správy.

Co je EPK:

EPK od společnosti Gordic je moderní webová aplikace pro schvalování a podepisování digitálních dokumentů s důrazem na bezpečnost, efektivitu a integraci do stávajících systémů. Nové funkce, mobilní dostupnost a pravidelná školení zajišťují, že uživatelé mají k dispozici aktuální nástroje pro digitalizaci a optimalizaci svých procesů.