Městys Klenčí pod Čerchovem v Plzeňském kraji se již několik let systematicky zaměřuje na digitalizaci svého úřadu. Postupné kroky směřující k modernizaci vnitřních procesů, vyšší efektivitě práce a posílení finanční kontroly byly loni oceněny 2. místem v soutěži eGovernment The Best 2025 v kategorii obcí za projekt Postupná digitalizace úřadu s důrazem na finanční kontrolu.

Za projektem stojí dlouhodobá strategie obce, jejímž cílem je zefektivnit chod úřadu, zlepšit dostupnost dat v online prostředí a rozvíjet elektronickou komunikaci s občany. Klíčovým pilířem řešení je platforma GINIS od společnosti Gordic, která umožňuje postupné rozšiřování jednotlivých modulů podle potřeb úřadu.

Starosta městyse Jan Bozděch vysvětluje, že impulsem pro změny byla jeho zkušenost z privátní a akademické sféry.

Jedním z nejvýraznějších přínosů digitalizace je úspora času při schvalování dokladů a řízení finančních toků. Dříve bylo nutné fyzicky podepisovat velké množství dokumentů, dnes probíhá schvalování elektronicky.

„Za rok je to zhruba dvacet čtyři šanonů faktur. Jeden šanon zabere hodinu až hodinu a půl. Když to vynásobíte, dostanete se k významné časové úspoře. Dnes už nejsme závislí na tom, že musíme být fyzicky na jednom místě, všechno dokážeme schvalovat digitálně i na dálku,“ popisuje starosta.

Digitalizace přinesla nejen rychlost, ale také vyšší míru kontroly nad jednotlivými kroky v procesu. Víceúrovňové schvalování minimalizuje riziko chyb i případných bezpečnostních incidentů.

Platforma GINIS od společnosti Gordic dnes v Klenčí pod Čerchovem pokrývá ekonomickou agendu, mzdy, poplatky i další klíčové procesy. Díky modulárnímu řešení je možné systém postupně rozšiřovat bez nutnosti zásadních zásahů do provozu úřadu.

„Nechtěli jsme pořizovat úplně nový systém. Rozšiřovat to, co už funguje, bylo jednodušší a efektivnější. Kolektiv si nemusel zvykat na něco úplně jiného a budovala se tím i důvěra v ten systém,“ vysvětluje Bozděch.

Významnou roli sehrává také kvalitní servisní podpora, která umožňuje pružně reagovat na potřeby úřadu. Dnes je obec zhruba v polovině cesty k plně digitalizovanému úřadu a další rozvoj je plánován v horizontu několika let. Digitalizace má pozitivní dopad nejen na zaměstnance úřadu, ale také na občany. Bezhotovostní platby, rychlejší zpracování agend a postupné rozšiřování elektronických služeb zvyšují komfort i dostupnost služeb.

„Díky úsporám času se můžeme věnovat jiným oblastem – například přípravě projektů nebo komunikaci s veřejností. Nemusíme už trávit celé dny jen ručním podepisováním dokumentů,“ doplňuje starosta.

Zkušenosti z Klenčí pod Čerchovem mohou být inspirací i pro další menší obce, které s digitalizací teprve začínají. „Je důležité zvolit kvalitní systém, nastavit si reálné cíle a postupovat krok po kroku. Digitalizace je dlouhodobý proces, ale nezačít je chyba,“ uzavírá Bozděch.

Celý rozhovor se starostou Janem Bozděchem si můžete poslechnout zde.