Městský úřad ve Znojmě patří mezi průkopníky digitalizace veřejné správy v České republice. Jako jeden z prvních úřadů nasadil do každodenního provozu umělou inteligenci pro automatizované zpracování faktur. Řešení vzniklo ve spolupráci se společností Gordic, která do své platformy GINIS integrovala nástroj Nathan – inteligentní systém pro vytěžování dat z účetních dokladů.

Výsledek? Výrazná úspora času, odstranění chybovosti, nižší administrativní zátěž zaměstnanců a dlouhodobě také finanční úspory pro město i jeho obyvatele.

Poloviční čas zpracování a nulové překlepy

Cílem projektu bylo zefektivnit interní procesy úřadu, především zpracování přijatých faktur v ekonomickém informačním systému. Při ručním přepisu trvalo zaevidování jednoho dokladu v průměru více než 40 vteřin. Po nasazení umělé inteligence se tento čas zkrátil na přibližně 18 vteřin, tedy na méně než polovinu. Nejrychlejší zpracování bylo dokonce realizováno během pouhých čtyř vteřin.

„Město analyzovalo přibližně 5 000 ručně evidovaných faktur a porovnalo je s automatizovaným vytěžováním. Výsledky jasně ukázaly nejen výrazné zrychlení, ale také eliminaci chyb způsobených ručním přepisem. Zatím nebyl zaznamenán žádný případ chybně přepsaných údajů, což zvyšuje kvalitu dat i bezpečnost účetních procesů,“ říká vedoucí projektu ze společnosti Gordic Lukáš Martinec.

Systém se navíc neustále učí. Čím více dokladů zpracuje, tím přesnější a rychlejší bude jeho práce.

Úspory, které pocítí i občané

Primární přínos projektu pociťují zaměstnanci městského úřadu, kterým výrazně ubyla rutinní administrativa. Sekundárně však profituje celé město. Díky automatizaci v budoucnu vzniknou finanční úspory na provozní straně úřadu. Tyto prostředky bude možné využít například na investice do školství, dopravy nebo veřejného prostoru.

Důležité je, že projekt není zaměřen na hromadné propouštění. Přístup města je dlouhodobý a přirozený, pokud zaměstnanec odejde například do důchodu, pozice již nemusí být znovu obsazena, protože část práce převezme inteligentní systém.

Umělá inteligence jako pomocník, ne konkurence

Velký důraz byl kladen také na komunikaci se zaměstnanci. Cílem nebylo vyvolat obavy z nahrazení lidské práce, ale naopak ukázat, že umělá inteligence je nástroj, který lidem pomáhá. Díky odstranění rutinního přepisování se mohou pracovníci soustředit na odbornější a hodnotnější činnosti, kontrolu, schvalování a věcnou správnost dokladů.

Pozitivní dopad se projevil i na psychické pohodě zaměstnanců. Ubyl stres z možných překlepů u vysokých částek nebo bankovních údajů.

Další krok: automatický návrh účtování

Projekt ve Znojmě není jednorázovou záležitostí, ale dlouhodobým rozvojovým směrem. Aktuálně probíhá testování další fáze, automatického návrhu účetní předkontace. Pokud se opakují stejné typy dokladů, například zálohové faktury za energie, systém dokáže navrhnout správné účtování na základě historických dat. To přinese další zrychlení procesů a snížení administrativní zátěže.

Do budoucna se počítá i s automatickým návrhem podkladů pro finanční kontrolu. Role zaměstnanců se tak postupně posune směrem ke kontrole a rozhodování, zatímco rutinní operace zajistí technologie.

Nathan: česká umělá inteligence integrovaná do GINIS

Nástroj Nathan je model umělé inteligence založený na strojovém učení, natrénovaný na desítkách tisíc faktur a účtenek z českého prostředí. Jeho průměrná úspěšnost se pohybuje kolem 90 % a díky průběžnému učení se neustále zlepšuje. Velkou výhodou je schopnost poradit si i s dokumenty, které nebyly součástí původního tréninku.

Společnost Gordic integrovala Nathana přímo do platformy GINIS, takže uživatelé nemusí pracovat v dalších aplikacích ani přenášet data mezi systémy. Řešení je připravené k okamžitému použití, bez nutnosti dalšího trénování modelu ze strany zákazníka.

Hlavní přínosy řešení:

- výrazná úspora času a kapacit,

- snížení chybovosti a zvýšení přesnosti,

- uvolnění zaměstnanců pro odbornější činnosti,

- minimalizace provozních nákladů,

- přirozené začlenění AI do běžného chodu organizace,

- ednoduchá integrace bez nutnosti dalších aplikací.

Inspirace pro další města

Zkušenosti města Znojma už dnes inspirují další samosprávy. O systém projevilo zájem několik okolních měst a podobná řešení se připravují i u dalších zákazníků, například na úrovni krajů.

Digitalizace a využívání umělé inteligence ve veřejné správě není otázkou budoucnosti, ale současnosti. Znojmo ukazuje, že moderní technologie mohou přinášet konkrétní, měřitelné přínosy – vyšší efektivitu, finanční úspory i lepší pracovní podmínky. A v konečném důsledku z toho těží především občané.