Obec Hlubočky, ležící v malebném údolí řeky Bystřice na Olomoucku, je důkazem, že i menší samosprávy mohou udávat směr v digitalizaci veřejné správy. Díky chytrému propojení platformy GINIS od společnosti Gordic s technologií vzdáleného podepisování od Software602 se místnímu úřadu podařilo výrazně zrychlit vyřizování agendy a získat potřebnou flexibilitu pro každodenní provoz.

Správnost této cesty nyní potvrzuje i prestižní ocenění, tajemník Jiří Rosecký uspěl v celostátní soutěži eOsobnost eGovernmentu 2026 v kategorii obcí. Páteří fungování hlubočského úřadu je osvědčená platforma GINIS, která pokrývá široké spektrum agend. I ten nejlepší systém však naráží na své limity ve chvíli, kdy procesy vyžadují fyzický podpis. Tradiční obíhání kanceláří s „košilkami“ plnými dokumentů nebo nutnost být fyzicky u počítače se zapojeným USB tokenem, představovaly pro úřad zbytečnou administrativní zátěž. Obec se proto rozhodla pro zásadní krok, plnou elektronizaci podpisového procesu prostřednictvím vzdáleného podepisování s využitím řešení od Software602.Technologie vzdáleného podepisování umožňuje bezpečně podepisovat elektronické dokumenty kvalifikovaným certifikátem uloženým u certifikační autority v Hardware Security Module (HSM), nikoli na fyzickém nosiči uživatele. Pro vedení obce to představuje zásadní posun, větší komfort, vyšší bezpečnost i svobodu pracovat odkudkoli bez omezení.

V praxi celý proces probíhá zcela plynule: referent připraví v platformě GINIS rozhodnutí či smlouvu a elektronicky ji odešle ke schválení. Schvalovateli dorazí notifikace, dokument si prohlédne a podepíše bez nutnosti řešit, zda má právě připojený bezpečnostní token. Podepsaný dokument se následně automaticky vrací zpět do spisové služby GINIS a je ihned připraven k odeslání do Datové schránky.

Tato dlouhodobá a systematická práce na modernizaci úřadu nezůstala bez odezvy ani na celostátní úrovni. Letos byl tajemník obce Hlubočky Jiří Rosecký oceněn na slavnostním večeru Magazínu Egovernment v rámci prestižní soutěže eOsobnost eGovernmentu. Toto ocenění každoročně vyzdvihuje osobnosti, které nad rámec svých běžných povinností výrazně přispívají k rozvoji elektronizace veřejné správy v České republice. Úspěch Jiřího Roseckého tak potvrzuje, že Hlubočky jdou v digitalizaci správným směrem.

Pane tajemníku, nedávno jste dosáhl velkého úspěchu v soutěži eOsobnost eGovernmentu 2026. Jak toto ocenění vnímáte v kontextu vaší práce v Hlubočkách a co to znamená pro celý váš úřad?

Získaného ocenění si velmi vážím, o to více, že v této soutěži jsou obvykle vyzdvihovány osobnosti stojící za rozsáhlými projekty s celostátním dopadem. Těší mě, že ti, kteří mě nominovali, vnímají můj přístup k elektronizaci jako něco nadstandardního a inspirativního. Bez podpory skvělého týmu kolegů na úřadě by však žádný posun nebyl možný. Právě jejich otevřenost k novinkám, aktivní přístup ke zefektivňování každodenní agendy i vlastní iniciativa přicházet s inovacemi jsou klíčem k úspěchu. Velkou roli sehrává také náš dlouholetý partner, GORDIC Distributor Korac, který poskytuje spolehlivý servis a cennou podporu při digitalizaci.

Jsem velmi rád, že se po mém příchodu do Hluboček podařilo postupně změnit myšlení u referentů a vysvětlit jim podstatu digitalizace. Dříve byli schopni vytisknout dokument, podepsat ho, orazítkovat, naskenovat a poslat druhé straně bez konverze datovou schránkou jako plnohodnotný elektronický dokument. Tato doba je naštěstí pryč. I proto vnímám tento úspěch především jako zásluhu kolegů, kteří tuto změnu přijali a aktivně ji naplňují v každodenní praxi.

Jedním z klíčových pilířů vaší digitalizace bylo zavedení vzdáleného podepisování. Co bylo tím prvotním impulsem, kdy jste si uvědomili, že dosavadní způsob s USB tokeny už přestává vyhovovat?

Pokud bych měl označit ten prvotní impuls, byla jím naše paní starostka. Denně musí podepisovat velké množství dokumentů a narážela na to, že přestože si je v podepisovacím modulu může všechny zobrazit, samotné podepisování neumožňovalo jejich hromadné zpracování.

Vznesl jsem dotaz na distributora informačního systému a byla mi nabídnuta možnost vzdáleného podepisování. Pro jeho využití jsme se rozhodli ve chvíli, kdy jsme stáli před nutností vyměnit spoustu tokenů, jimž skončila životnost, a také fakt, že se připravuje zkrácení doby účinnosti certifikátů, jejichž obnova by se pro nás časem stala poměrně administrativně náročnou.

Vzdálené podepisování přináší úředníkům i vedení výrazně větší flexibilitu. Promítlo se to nějak do vašeho osobního stylu práce a celkového řízení úřadu?

Začal jsem využívat podepisování více dokumentů na jeden klik a postupně to učím i kolegy. Díky tomu můžeme v podpisovém modulu trávit méně času. S distributorem jsme se domluvili, že dalším krokem bude podepisování přes mobilní aplikaci.

Starostka i místostarosta sice bydlí v Hlubočkách, takže jsou v případě potřeby většinou k dispozici, ale já dojíždím ze sousedního kraje. Pokud mi referenti pošlou dokumenty k podpisu a já zrovna nejsem na pracovišti, nemám možnost je z domova podepsat. Referenti pak musí probíhající finanční kontrolu ukončit, přepracovat a znovu předat k podpisu přítomným osobám, což celý proces zbytečně prodlužuje. Pokud ale budeme moci podepisovat i na dálku, bez nutnosti být fyzicky na pracovišti, půjde konečně o skutečně smysluplné vzdálené podepisování. V celkovém zefektivnění této činnosti jsme tedy učinili významný krok, ale k dosažení cíle musíme udělat minimálně ještě jeden.

Jaké další kroky a projekty na cestě k plně bezpapírovému úřadu v Hlubočkách plánujete jako další?

Kromě zmíněného podepisování v mobilním zařízení je to nutnost digitalizace dokumentů již na vstupu. Tedy zavedení skenovací linky, abychom i na tomto místě procesy automatizovali. Tím bychom i pracovnici podatelny ušetřili práci při skenování a následném přiřazování dokumentů k evidenčním záznamům.

Také bych po povýšení celé verze platformy GINIS rád úplně přešel pouze na webového klienta, protože většina referentů v něm už pracuje. S nápadem přišly loni samy referentky z finančního odboru, které chtěly využívat webového klienta ve všech ekonomických modulech, se kterými pracují. Ve spolupráci s distributorem jsme proto spustili typový projekt, v jehož rámci testovaly některé dostupné moduly ve webovém prostředí.

V souvislosti s provozováním atestované spisové služby musíme aktualizovat náš spisový řád a v něm oběh elektronických dokumentů zakotvíme. Možná se nad tím někteří pozastaví, a řeknou si, že toto mají zavedeno už dávno. Já však musím podotknout, že jsme úřad s 15 úředníky a že před mým příchodem do Hluboček tu nebyla digitalizace uchopena za správný konec. Nebyla zde ochota přizpůsobit svou práci dostupným digitálním službám a elektronickým nástrojům, ale snaha ohýbat digitální služby a nástroje podle potřeb svých. To bylo velmi drahé a přitom nefunkční. Efektivita i ochota byly nulové.

Jdeme malými krůčky. V něčem později než jedni, v něčem naopak dříve než druzí. Máme skvělou podporu v podobě podpůrného týmu distributora platformy GINIS, výborného, byť externího, IT specialistu a v našich řadách šikovné referenty, kteří se toho nebojí a na další projekty, které připravíme, se těší.