Zatímco historické hradby Terezína připomínají minulost, uvnitř městského úřadu se píše budoucnost. Město se naplno vrhlo do digitální transformace. Díky Osobnímu portálu občana a modernímu informačnímu systému, už lidé nemusí kvůli každému razítku vážit cestu na úřad. O proměně tradičního úřadu v moderní a občanům otevřenou instituci jsme hovořili s tajemnicí MěÚ Lenkou Vavruškovou.

Konec papírové éry

Doba, kdy bylo nutné kvůli poplatku za psa nebo výpisu z rejstříku čekat v úředních hodinách na chodbě úřadu v Terezíně končí. „Lidé jsou dnes zvyklí vyřizovat většinu věcí online a přirozeně očekávají podobný komfort i od nás,“vysvětluje hlavní motivaci Lenka Vavrušková. Město proto spustilo Osobní portál občana, který funguje jako digitální brána k úřadu – dostupná 24/7.

Co všechno už dnes občané Terezína vyřídí z domova?

- Místní poplatky a agendu evidence obyvatel.

- Matriční záležitosti a žádosti o osobní doklady.

- Propojení na státní registry (výpis z bodového hodnocení řidiče či rejstřík trestů).

Digitalizace ale není jen o webové stránce pro lidi. Velká revoluce probíhá „pod kapotou“. Terezín implementuje elektronickou spisovou službu GINIS od společnosti Gordic, která propojí vše, od městské policie až po správu bytů.

Co bylo pro město Terezín hlavním impulsem k rozsáhlé digitalizaci a nasazení Osobního portálu občana?

Digitalizace veřejné správy dnes představuje zásadní proměnu způsobu, jakým úřady fungují. Nejde pouze o zavedení nových technologií, ale o postupný přechod veřejné správy do digitálního prostředí, kde jsou služby dostupnější, rychlejší a bezpečnější.

Hlavním impulsem byla kombinace dvou faktorů. Na jedné straně se výrazně mění legislativa, zejména zákon o právu na digitální služby, který postupně zavádí princip, že občan má mít možnost komunikovat se státem elektronicky. Na druhé straně se mění očekávání samotných občanů. Proto jsme se rozhodli jít cestou modernizace a postupně budovat digitální úřad, který bude občanům dostupný kdykoliv a odkudkoliv. Osobní portál občana je důležitým krokem k tomu, aby úřad fungoval jednodušeji, přehledněji a efektivněji pro občany.

Rozšíření platformy GINIS probíhá v úzké spolupráci s dodavatelem. Velmi si vážím otevřeného přístupu GORDIC Distributora HAiDY, který aktivně hledá řešení, jak systém dále rozvíjet a nastavovat tak, aby co nejlépe reflektoval potřeby a praktické požadavky občanů. Řada podnětů vzniká přímo na základě zkušeností uživatelů i zaměstnanců úřadu a postupně se promítá do dalšího rozvoje portálu.

Tímto způsobem chceme zajistit lepší sdílení informací mezi jednotlivými agendami a zároveň postupovat v souladu s principy tzv. 3E, tedy hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti při výkonu veřejné správy.

Jaké máte první reakce od obyvatel? Vidíte trend v nárůstu počtu podání online?

První reakce občanů jsou velmi pozitivní. Lidé oceňují především možnost vyřídit některé záležitosti z domova a ušetřit tak svůj čas. Postupně sledujeme rostoucí zájem o digitální komunikaci s úřadem. Digitalizace nenahrazuje osobní kontakt, ale doplňuje ho. Úřad musí zůstat dostupný všem – ať už preferují telefon, e-mail nebo podání ruky u přepážky.

Jak probíhalo zaškolení zaměstnanců a jak jste se vypořádali s přechodem na „digitální myšlení“?

Přístup samotných zaměstnanců úřadu ke vzdělávání v oblasti digitálních technologií je velmi pozitivní. Kolegové jsou aktivní, otevření novým postupům a změny v oblasti digitalizace vnímají jako přirozený krok ve vývoji veřejné správy. Přechod na digitální prostředí proto nevnímám jako jednorázovou změnu, ale jako postupný proces učení a adaptace. Zaměstnanci se aktivně seznamují s novými nástroji, sdílejí mezi sebou zkušenosti a aktivně přispívají k hledání efektivnějších pracovních postupů, což se ukazuje například při rozvoji Osobního portálu občana. Díky moderním technologiím, a do budoucna i umělé inteligenci, ušetříme čas na rutinních úkonech. Ten pak naši zaměstnanci věnují odborné a analytické práci, která zvyšuje kvalitu služeb pro občany.

Jak město v rámci platformy GINIS reflektuje aktuální legislativní požadavky, jako je Zákon o právu na digitální služby?

Legislativa v oblasti digitalizace veřejné správy se dynamicky vyvíjí a úřady na ni musí být připraveny reagovat. Proto je pro nás důležité, aby používané informační systémy umožňovaly bezpečnou elektronickou komunikaci, správu digitálních dokumentů a vzájemnou integraci jednotlivých agend.

V rámci připravované modernizace ICT prostředí se zaměřujeme zejména na propojení informačních systémů napříč úřadem, odstranění duplicitního zpracování dat a vytvoření jednotného digitálního prostředí, které umožní efektivnější výkon veřejné správy.

Nakolik je pro vás důležité, aby systém splňoval nejpřísnější atestace a jak zajišťujete kybernetickou bezpečnost uložených dokumentů?

Kybernetická bezpečnost je nedílnou součástí fungování veřejné správy. Úřad pracuje s velkým množstvím citlivých dat a jejich ochrana je proto naprosto zásadní. Pro nás je důležité, aby všechny používané informační systémy splňovaly požadované bezpečnostní standardy a aby byla zajištěna nejen technická, ale i organizační ochrana dat. Což je u společnosti Gordic zajištěné.

S přesunem dat na internet roste i odpovědnost. Terezín proto neponechává nic náhodě a spouští rozsáhlý projekt na posílení kybernetické bezpečnosti. Od penetračních testů (simulovaných útoků hackerů) až po přísné řízení přístupových práv – data občanů jsou tak v bezpečí podle nejnovějších zákonných standardů.

Terezín tak dokazuje, že i město s hlubokou historií může být lídrem v moderních technologiích.