Veterinární univerzita Brno má za sebou dva roky ostrého provozu spisové služby GINIS Enterprise+. Nový systém změnil způsob, jakým univerzita pracuje s dokumenty, a přinesl větší přehlednost, automatizaci i úsporu času. O zkušenostech z praxe, implementaci i o tom, co je při digitalizaci univerzitního prostředí nejdůležitější, jsme hovořili s Terezou Skřepkovou, metodičkou spisové služby VETUNI. 

Nasazení spisové služby GINIS Enterprise+ bylo pro Veterinární univerzitu Brno významným krokem v digitalizaci vnitřních procesů. Implementace trvala čtrnáct měsíců a zahrnovala nejen migraci dat, ale také nastavení procesů, integrace na další systémy, školení uživatelů a tvorbu manuálů přímo pro prostředí univerzity. 

Dnes už je GINIS SSL na VETUNI v rutinním provozu a podle Terezy Skřepkové se změna promítla především do každodenní práce s dokumenty. 

Když se ohlédnete za dobou, kdy VETUNI používá spisovou službu GINIS, co se podle vás změnilo nejvíce? 

Nejvíce se změnil celkový oběh dokumentů v rámci univerzity. Dokumenty už nejsou předávány analogově, ale digitálně prostřednictvím spisové služby GINIS. To je zásadní rozdíl, protože celý proces je rychlejší, přehlednější a lépe dohledatelný. 

V čem dnes vidíte největší každodenní přínos systému pro zaměstnance univerzity? 

Především v přehledu nad dokumenty. Všechny jsou na jednom místě a dají se rychle dohledat. Pro mě jako metodičku spisové služby je velmi důležité také to, že vidím celý životní cyklus dokumentu, od jeho evidence až po případnou archivaci nebo skartaci. 

Díky tomu mám jistotu, že dokument prochází správným postupem, že je dohledatelné, kdo s ním pracoval, kdo do něj nahlížel, zda byly připojeny přílohy, jestli byl někam odeslán nebo zda vznikly jeho kopie. To všechno je v jednom systému, přehledně a systematicky. 

Dá se říci, že nová spisová služba reálně zjednodušila práci s dokumenty? 

Ano, práce se zjednodušila výrazně. Nejvíce oceňuji automatizaci procesů, protože mnoho věcí dnes běží na pozadí spisové služby. Jde například o automatické odesílání datových zpráv, které probíhá 24 hodin denně včetně víkendů a svátků, automatické odesílání e-mailů nebo automatické pečetění příchozích digitálních dokumentů. 

Velkou pomocí jsou také hromadné operace. Osobně nejvíce oceňuji hromadné nahrávání spisových znaků a hromadné vyřizování dokumentů. To je obrovská úspora času i energie a zároveň se tím snižuje chybovost. 

Které agendy nebo procesy byly před zavedením systému nejnáročnější? 

Nejnáročnější byla agenda na spisovém uzlu podatelna, kde bylo mnoho procesů nastaveno manuálně. Některé jsme proto změnili, jiné úplně opustili a nastavili nové postupy včetně automatizací. 

Přebírání dokumentů z podatelny dnes probíhá digitálně ve spisové službě. Podací arch se generuje automaticky z celého systému, nic se nemusí ručně opisovat. Velkou úsporou času a snížením chybovosti je také načítání čárových kódů, takže už se nemusí ručně opisovat PIDy. 

Pozorujete v praxi vyšší efektivitu a nižší chybovost? 

Ano, velmi výrazně. Nejvíce je to vidět například u hromadného odesílání datových zpráv. Dokážeme odeslat až tisíc datových zpráv, které mají různý obsah a směřují různým adresátům. Tuto funkcionalitu máme zatím zavedenou na dvou spisových uzlech a chceme ji rozšiřovat i do dalších částí univerzity. 

Výrazný posun vidíme také u vnitřní korespondence. Dokumenty se v rámci univerzity předávají digitálně, takže do procesu už nemusí vstupovat podatelna tak jako dříve. To šetří čas i energii. 

Jakou roli hrají integrace na další systémy? 

Velmi významnou. Hodně nám pomohlo napojení ekonomického systému iFIS, zejména při zveřejňování smluv. Dnes to zvládne jeden uživatel v rámci jednoho systému a nemusí se přesouvat z jednoho prostředí do druhého. 

Velkou pomocí je také napojení studijního systému STAG. Dokumenty jsou díky tomu viditelné pro studenty i studijní referentky, které je nemusí ručně dohledávat v archivu. Vše mají na jednom místě ve spisové službě. Pro mě jako metodika je pak důležité, že vidím celý proces dokumentu od registrace až po skartaci nebo archivaci. 

Jak hodnotíte podporu ze strany společnosti Gordic? 

Podpora ze strany Gordic byla nadstandardní. Spolupracujeme s dodavatelským týmem z Jihlavy a nestalo se, že by mi nezodpověděli nějaký dotaz. Byli nám nápomocni při každodenní práci, reagovali rychle a navázali jsme výbornou spolupráci, která trvá dodnes. 

Co podle vás digitalizace přináší nejen administrativě, ale i studentům, akademickým pracovníkům a vedení univerzity? 

Digitalizace výrazně usnadňuje oběh dokumentů. Dříve analogové dokumenty procházely přes podatelnu, musely se ručně podepisovat a zaměstnanci čekali, až si je někdo vyzvedne. To už je minulostí. Dnes dokumenty předáváme digitálně v rámci spisových uzlů přímo v systému GINIS. 

Těží z toho nejen administrativní pracovníci, ale také vedení univerzity, akademičtí pracovníci i studenti. Příkladem může být potvrzení o studiu. Už ho nemusíme dohledávat v analogové podobě. Máme ho v systému, můžeme ho podepsat, odeslat například datovou zprávou a okamžitě vidíme, že si ho adresát převzal a přečetl. 

Doporučila byste podobné řešení i jiným veřejným vysokým školám nebo institucím? 

Ano, spisovou službu GINIS mohu ostatním institucím jen doporučit. Je přehledná, intuitivní a uživatelé se s ní naučí pracovat velmi rychle. Navíc oceňuji, že za ní stojí kvalitní dodavatel. 

Institucím, které se na podobnou implementaci připravují, bych doporučila věnovat čas školení a propracovaným manuálům, které budou zaměřené přímo na jejich prostředí. Velmi důležité je také mít správného člověka – metodika nebo referenta spisové služby, který problematice rozumí, má zápal pro věc a dokáže uživatele motivovat. 

Mně osobně pomohla také spolupráce s ostatními univerzitami. S metodiky spisové služby se pravidelně setkáváme a předáváme si zkušenosti, což je velmi cenné.