Problematika průkaznosti účetních záznamů je upravena zejména zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, konkrétně § 33, § 33a.

Podle § 33a odst. 4 zákona o účetnictví se podpisovým záznamem rozumí účetní záznam, jehož obsahem je:

• vlastnoruční podpis nebo
• uznávaný elektronický podpis podle zvláštního právního předpisu, anebo
• obdobný průkazný účetní záznam v technické formě, který zaručuje průkaznou a jednoznačnou původnost

Informační systém GINIS zajišťuje průkaznou a jednoznačnou původnost účetních záznamů v technické formě prostřednictvím následujících mechanismů:

• jednoznačná identifikace uživatelů prostřednictvím individuálních uživatelských účtů,
• autentizace uživatelů při přihlášení do systému,
• evidence identity uživatele u každé provedené operace nad účetním záznamem,
• automatické ukládání časového údaje o provedení operace,
• uchovávání historie změn účetních záznamů,
• vedení transakčního protokolu (auditní stopy), který obsahuje informace o provedených operacích, jejich autorech a čase provedení
• ochrana integrity účetních záznamů a jejich historie proti neoprávněné změně nebo smazání.

Průkaznost účetních záznamů je zajištěna tím, že veškeré operace jsou trvale zaznamenány v transakčním protokolu, který je nedílnou součástí systému a není dodatečně modifikovatelný běžnými uživatelskými prostředky. Použité identifikační prostředky jednoznačně určují osobu, která operaci provedla, a zachycují čas jejího provedení.

Na základě uvedených mechanismů umožňuje informační systém GINIS zpětně doložit vznik, změny a schválení účetního záznamu, včetně identifikace odpovědné osoby, a současně zajišťuje jeho neměnnost v čase, čímž je garantována jeho průkazná a jednoznačná původnost.