Jak propojit spisovou službu, ekonomiku, personální agendy, aby nevznikal jen soubor jednotlivých aplikací, ale skutečně fungující digitální celek? Právě této otázce včetně umělé inteligence se věnoval Gordic na letošní konferenci e-government 20:10 v Mikulově. 

Mikulov se i letos na několik dní stal místem, kde se potkali zástupci veřejné správy, odborníci i technologické firmy nad tématy, která budou v dalších letech určovat podobu českého eGovernmentu. Řešila se digitalizace úřadů, kybernetická bezpečnost, umělá inteligence i další vývoj informačních systémů. 

Mezi účastníky nechyběla ani naše společnost, dlouholetý generální partner konference. Vedle stánku, kde měli návštěvníci možnost diskutovat s odborníky společnosti, zaznělo jméno Gordic také v hlavním programu. 

Ladislav Mazač, ředitel sekce Strategický a projektový management, vystoupil s přednáškou Platforma GINIS – od atestované spisové služby k digitálnímu ekosystému. Téma přitom zdaleka nezůstalo jen u legislativy nebo samotné spisové služby. Postupně se dostalo k mnohem širší otázce: jak mají informační systémy organizace spolupracovat, aby digitalizace skutečně přinášela jednodušší provoz a méně administrativy. 

Atestací práce nekončí 

Jedním z prvních témat byla atestovaná elektronická spisová služba. Gordic byl prvním dodavatelem v Česku, jehož řešení loni získalo atest. Podle Ladislava Mazače je ale samotný atest pouze jedním z kroků. 

„Na vavřínech rozhodně neusínáme,“ poznamenal při představení dalšího vývoje řešení. 

Přechod na atestovanou spisovou službu totiž neznamená jen instalaci nové verze Spisové služby. Do procesu vstupují existující data, napojení na další agendové systémy, změny integračních rozhraní a součinnost jejich dodavatelů. 

Právě na tyto části projektu se podle Mazače v praxi často zapomíná. Organizace obvykle nezačínají na „zelené louce“, ale již nějaké elektronické spisové služby provozují, které mají své procesy, integrace a historii. Úspěšná implementace proto vyžaduje přípravu celého technologického okolí, ne pouze samotné spisové služby. 

Spisová služba jako páteř organizace 

Hlavní myšlenku své prezentace pak Ladislav Mazač vysvětlil pomocí zajímavé analogie - informační systém organizace připodobnil k lidskému tělu. 

„Já si opravdu myslím, že spisová služba je páteřním informačním systémem organizace - tak jako v našem lidském ekosystému mozek a páteř,“ uvedl. 

Ani páteř ale sama o sobě nestačí. Stejně jako lidské tělo potřebuje ke svému fungování další vzájemně propojené části, také organizace pracuje s ekonomikou, personalistikou, mzdami, správními agendami nebo registry. 

A právě jejich oddělený provoz může znamenat duplicity, složité integrační vazby nebo vyšší náklady na jejich správu. 

GINIS proto Gordic nevnímá jako soubor samostatných aplikací (modulů), ale jako platformu postavenou nad společným jádrem, databází a workflow. Jednotlivé subsystémy tak mohou využívat společná data, jednotnou administraci uživatelů, autentizaci nebo napojení na systémy eGovernmentu. 

Vedle jednodušší správy má podle Ladislava Mazače platformní přístup další praktický přínos: omezuje duplicity a nekonzistence dat a zároveň snižuje množství samostatných integračních mechanismů, které musí organizace provozovat a udržovat. 

Význam takového přístupu roste také s požadavky na bezpečnost. Pokud systémy sdílejí jedno provozní prostředí, mohou společně využívat zálohování, monitoring nebo bezpečnostní mechanismy namísto toho, aby bylo nutné obdobné procesy budovat a udržovat pro každý systém zvlášť. 

AI nemá rozhodovat místo člověka 

Dalším silným tématem vystoupení byla umělá inteligence. Ve veřejné správě může pomáhat například s tříděním došlých podání, kontrolou úplnosti podkladů nebo přípravou dat pro další zpracování. Gordic vyvíjí vlastní platformu AIG 2.0 Agenda, která má podobné scénáře postupně přinášet přímo do prostředí GINIS. 

Mazač ale zároveň upozornil na hranici, která by podle něj měla při využívání AI zůstat zachována. „AI nenahrazuje uživatele. Pomáhá mu řešit rutinní práci a usnadňovat mu rozhodování.“ 

Právě tento princip se prolínal celou prezentací. Technologie podle něj nemají vytvářet další izolovanou vrstvu systému. Naopak mají být přirozenou součástí procesů, které organizace už používá a zefektivňovat je. 

Digitalizace není skládání aplikací 

Z Mikulova tak zaznělo širší poselství než jen informace o nových funkcích nebo legislativních požadavcích. 

Spisová služba, ekonomika, personální agenda, správní systémy nebo umělá inteligence jsou často řešeny jako samostatná témata. V každodenním provozu organizace ale jejich hranice tak ostré nejsou. Pracují s?nimi stejní lidé, sdílí se dokumenty i data a procesy na sebe navazují. 

Právě schopnost tyto části propojit podle Gordicu rozhoduje o tom, zda digitalizace skutečně zjednodušuje práci, nebo jen přidává další systémy, které je potřeba dlouhodobě udržovat. A stejný princip se podle Ladislava Mazače týká i spolupráce mezi organizacemi, dodavateli a institucemi. „Technologické trendy a digitalizace jsou nezadržitelné. Nebojujte proti nim,“ řekl v závěru přednášky. A přidal myšlenku, která celé vystoupení uzavřela: „Buďme efektivní a provozujme fungující ekosystémy jako celky. Nebojujme, spolupracujme.“ 

Právě možnost otevřeně diskutovat nad podobnými tématy a konfrontovat technologické možnosti s každodenní praxí veřejné správy zůstává jedním z hlavních důvodů, proč je mikulovská konference e-government 20:10 už řadu let důležitým místem setkávání lidí, kteří českou digitalizaci posouvají dál.